So behältst du den Überblick über deine Termine

von | 24.10.2022 | remoteKultour101, Selbstorganisation

Es passiert mir immer wieder: Ich warte vergeblich darauf, dass meine Gesprächspartner pünktlich und vollzählig zum Termin kommen. Wenn ich dann nachfrage, gibt es oft dieselbe Antwort: Ich hatte den Termin nicht im Blick. Warum? Weil es schwer ist, bei mehreren Kalendern den Überblick zu behalten. Deshalb nutze ich genau einen Kalender. Meiner ist digital, doch darauf kommt es nicht an. Hauptsache du hast nur einen Kalender, mit dem es dir gelingt, sämtliche Termine im Blick zu behalten.

Jeder weitere Kalender erhöht den Aufwand

Es gab Zeiten, da hatte ich einen Kalender für meinen Job in meinem Blackberry, einen Familienkalender für die privaten Termine daheim an der Wand und einen persönlichen Kalender im TimeSystem. Ein paar Jahre ist das her. Und es war unheimlich aufwendig dabei den Überblick zu behalten. Denn ich musste alle drei Kalender ständig parallel parat haben, abgleichen und pflegen. Das klappte nur bedingt – denn der Familienkalender hing daheim und meinen Blackberry wollte ich nach Feierabend nicht in der Hand haben. Damals wünschte ich mir: genau einen Kalender für alle Termine.

Mit meinem ersten Smartphone habe ich das dann tatsächlich realisiert. Ungefähr acht Jahre ist das jetzt her. Ich begann, alle Termine in einem digitalen Kalender zusammenzuführen und zu pflegen. Das machte einen großen Unterschied für mich.

Geteilter Kalender – geteilter Aufwand

Über einige Jahre hatten wir unseren Familienkalender dann immer noch in der Küche hängen. Dort waren alle privaten Termine notiert. Und es war meine Aufgabe, diese in meinen digitalen Kalender zu übertragen. So richtig effizient war das nicht.

Mittlerweile haben wir auch den Familienkalender digital realisiert. Alle privaten Termine werden dort eingetragen. Das Treffen mit Freunden ebenso, wie die Zahnarzttermine unserer Jungs.

Dabei hat der digitale Familienkalender noch einen weiteren Vorteil. Jedes Familienmitglied hat mittels Smartphone jederzeit darauf Zugriff. Für Eintragungen und um zu erkennen, was ansteht.

Mehrere Kalender in einer Ansicht

Doch was nützt es, wenn wir unsere Kalender zwar digitalisiert und parat haben, diese dennoch in unterschiedlichen Darstellungen (z. B. Apps) aufgerufen werden müssen? Gar nichts. Denn das würde dazu führen, dass wir die Termine noch immer nicht auf einem Blick parat haben. Deshalb:

Es braucht eine Übersicht, in der wir die Termine aus unterschiedlichen Kalendern angezeigt bekommen. Das klappt. Und führt dazu, dass mittlerweile nicht nur ich mich so organisiert habe, sondern auch die Menschen, deren Termine ich in meinem Kalender parat habe: Meine Familie, die Arbeitskolleg:innen und die Vorstandsmitglieder im Verein.

Weil jeder Kalender eigenständig bleibt, können auch nur die Personen darauf zugreifen, Termine pflegen und diese sehen, für die der Kalender gedacht und freigegeben ist. So sehen wir innerhalb der Familie zwar den Zahnarzttermin, den Termin für die Projektbesprechung oder die Vorstandssitzung sehen weder meine Frau noch meine Jungs.

Die Postkutsche vermisst keiner

Obwohl die Vorteile eines gemeinsamen und geteilten Kalenders auf der Hand liegen, ist es gar nicht so einfach, diesen umzusetzen. Dabei denke ich nicht mal an die technischen Hürden, denn diese sind mittlerweile leicht zu überwinden.

Viel schwerer tun wir uns mit der Akzeptanz von Veränderung. Da denke ich an den Familienkalender in unserer Küche (der immer noch hängt, allerdings fast keine Einträge mehr hat) ebenso, wie an die IT-Abteilungen der Unternehmen, die sich schwertun, aus (vorgeschobenen) Datenschutzgründen den Zugriff auf private Kalender zuzulassen.

Dabei ist es so wie damals mit der Postkutsche. Die Kutscher wollten sich nicht vorstellen, dass Briefe mit Autos genauso zuverlässig transportiert werden könnten. Von Paketdiensten, Packstationen und E-Mail, haben sie noch gar nicht geträumt … und mittlerweile ist, mindestens was Brief und E-Mail betrifft, der aktuelle Status quo auch schon wieder am Wanken.

Wir brauchen den Mut und Bereitschaft, Veränderung zuzulassen. Wenigstens in einem Piloten oder als Versuch. So kann es klappen:

Der Weg zum digitalen Kalender

Weil du als Leser meiner Artikel wahrscheinlich auch Smartphone-User bist, kannst die dieses leicht nutzen, um alle deine Termine in (genau) einem digitalen Kalender darzustellen.

  • Kalender-Apps lassen sich (in den Einstellungen) mit mehreren Kalendern verknüpfen. Logge dich dort in alle Kalender ein, die du bereits digital nutzt.
  • Stimme dich mit den Teams ab, mit denen du zusammenlebst und -arbeitest. Einigt euch darauf, Termine, die für mehrere von euch relevant sind, in einen gemeinsamen Team-Kalender einzutragen.
    Im beruflichen Umfeld gibt es diese Kalender oft schon (z. B. als Outlook-Teamkalender). Im privaten Kontext nutze ich gern den Google-Kalender.
  • Nutze unterschiedliche Farben für unterschiedliche Kalender.
    So genügt ein Blick, um zu erkennen, ob es sich um einen persönlichen, ein beruflichen oder ein Familientermin handelt.
  • Gebe anderen Zugriff auf deinen Kalender.
    Dabei kannst du entscheiden, ob nur deine (Nicht-) Verfügbarkeit erkennbar ist, die Überschrift des Termins oder alles, z. B. auch die Anhänge und Links, die du einem Termin hinzufügst.
    Freigegebene Kalender schützen dich davor, dass andere dir (unbewusst) Termine vorschlagen, in denen du bereits was anderes vorhast.
  • Finde die Darstellung, die zu dir passt.
    Manchmal lohnt es sich, ein wenig zu experimentieren. So habe ich für mich erkannt, dass der normale, auf meinem Smartphone vorinstallierte Kalender, nicht so praktisch für mich ist. Fündig wurde ich dann bei einer App (Fantasical), die zu meinen Wünschen und meiner Arbeitsweise besser passt. Allerdings gilt auch: Verzettle dich nicht bei der Suche nach der Kalender-App. Schließlich taugt die schönste Darstellung nichts, wenn du nicht alle Termine darin findest.



Wie ich Fantasical für meine Terminplanung nutze und welche weiteren Werkzeuge ich mir für meine Selbstorganisation zurechtgelegt habe, erfährst du in meinem Buch Methoden + Werkzeuge zur Selbstorganisation.


Mehr Impulse für hybride Zusammenarbeit bekommst du hier: remoteKultour101

Methoden + Werkzeuge zur Selbstorganisation

Wie es gelingt, die eigene Arbeit im Homeoffice zu organisieren, darüber habe ich ein Buch geschrieben.

Es geht um Methoden, die dich fokussiert und produktiv arbeiten lassen.
Und um Werkzeuge, die dir helfen,
Termine, Aufgaben und Informationen zu strukturieren und zu bewältigen.

Meine Erfahrung und mein Wissen aus über 25 Jahren Projekt-, Führungserfahrung und mobilem Arbeiten habe ich in diesem Praxisbuch zusammengebracht.

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