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“Woran erkennst du, dass dein Projekt erfolgreich ist?” Zögerst du bei deiner Antwort oder fehlen klare Kriterien, den Projekterfolg zu beschreiben, lohnt eine Re-fokussierung im laufenden Projekt.

Nur wenn du weißt, wohin dich dein Projekt bringen soll, wirst du den passenden Weg finden. Diese Klarheit brauchst du, noch bevor du dir über Budget, Team, Zeit oder Methoden Gedanken machst. Doch die Praxis geht regelmäßig einen anderen Weg: Da soll ein neues IT-System her. Und weil wir meinen, das beste System zu kennen, initiieren wir ein Projekt, holen uns einen Projektleiter und stellen Ressourcen bereit.

Doch wissen wir, wohin uns das Projekt bringen soll? Kennen wir den Nutzen des neuen Systems für uns?

 

Das System folgt dem Ziel

Wenn wir den zweiten Schritt vor dem ersten tun, kommen wir ins Stolpern. Das bringt das Tanzpaar genauso außer Tritt wie auch das Projekt. Deshalb ist es wichtig, erst das Ziel klar zu beschreiben. Dabei hilft es, wenn du dir auch klar darüber wirst, warum du genau dieses Ziel erreichen willst und – genauso wichtig – woran du und andere erkennen, dass das Ziel erreicht ist. Deshalb:

  1. Beschreibe den Zielzustand.
    Dazu reist du in die Zukunft und betrachtest das dann abgeschlossene Projekt: Wie sieht der Zielzustand aus? Was wurde erreicht?
  2. Begründe die Veränderung.
    Du machst dir klar, was du verändern willst: Was läuft nicht gut? Warum brauchen wir eine Veränderung?
    Die Antworten helfen dir bei der Kommunikation zu den Auftraggebern, den Shareholdern, dem Projektteam und zu den Mitarbeitern.
  3. Lege Kriterien für die Zielerreichung fest.
    Feste Kriterien helfen Klarheit und Transparenz zu schaffen. Sie beschreiben objektiv und nachvollziehbar, wie sich das Projektziel “anfühlt”.

Nur mit dieser Klarheit wirst du das Projekt auf Zielkurs schicken. Und erst dann solltest du dir über Ressourcen und Systeme Gedanken machen.

 

Wenn das Projekt schon läuft: Re-fokussiere!

Ist das Projekt bereits auf dem Weg? Erkennst du unterwegs, dass etwas nicht passt? Dann drücke im Projekt die Pausen-Taste. Das Innehalten ist wichtig,

  • um den Projektstatus feststellen zu können,
  • Ressourcen für die Analyse zu haben und
  • nach Innen und Außen klar zu machen, dass etwas nicht passt.

Blicke auf das Projektziel. Haben alle – du, der Auftraggeber und das Projektteam – das Projektziel klar vor Augen? Haben alle das gleiche Ziel? Ist das Projektziel  klar beschrieben?

“Zwei Tage nach Auftragseingang ist unserem Kunden die Ware zugestellt.”

Der Zielzustand ist (in dem Beispiel) deutlich beschrieben. Auch sind (erste) Kriterien für eine Messung (KPI) festgelegt. Und wir begründen, dass wir die Kriterien erfüllen müssen, um (im Beispiel) die verderbliche Ware fünf Tage vor Ablauf der Mindesthaltbarkeit zuzustellen.

Gibt es diesen klaren Blick auf dein Projekt? Oder wurde ein Warenmanagement-System gekauft, das jetzt ans Laufen kommen soll, ohne dass alle Beteiligten wissen, was dieses zu leisten hat? Dann sorge für Klarheit! Bringe hervor, was bisher schwammig blieb. Nur so nutzt du die Chance einer Re-fokussierung im Projekt.

Stimme dich mit deinen Stakeholdern und im Projektteam ab: Findet das Ziel breite Zustimmung? Werden die (Abnahme-) Kriterien vom Projekt (-leiter) und von den Shareholdern geteilt?
Dann mach’ einen Kassensturz:

  • Sind – für das Re-fokussierte Projekt – die richtigen Menschen an Bord?
  • Passen die Ressourcen (noch)? Braucht es mehr (oder auch weniger) Zeit? Reicht das Geld?

Wenn sich herausstellt, dass der bisher zurückgelegte Weg nicht zum Ziel führt, dann ist jetzt eine Korrektur notwendig. Das erfordert Mut: Gegenüber dem Projekt (-team) und den Shareholdern. Doch es zeigt auch, dass Fehler im Projektablauf dazugehören. Und, dass sich Fehler korrigieren lassen.

Oder glaubst du wirklich, dass ein “Augen zu und weiter” das Projekt zum Ziel führt?

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