Die digitale Aufgabenliste

Besser wurde es mit der Zeit. Weil ich ein System gefunden und mittlerweile für mich perfektioniert habe, mit dem es mir gelingt, meine ToDos quasi überall festzuhalten. Sogar im Wald, wenn mir da gerade einfällt, dass ich einen neuen Fahrradschlauch brauche, weil mein jetziger bereits so oft geflickt wurde.

Soweit ich zurückdenken kann, nutze ich Listen, um mich zu organisieren. Früher hätte ich den Fahrradschlauch auf so eine Liste geschrieben, damit ich beim nächsten Besuch im Fahrradladen daran denke. Das Problem dabei: Ich musste diese Liste auch wirklich parat haben, wenn ich zum Shopping im Fahrradladen war. Das hat nicht immer geklappt.

Mittlerweile habe ich eine digitale Lösung gefunden, mit der ich meine Aufgaben erfasse und zur rechten Zeit parat habe. Ich nutze digitale Helferchen in Form von Apps. Auf den Geräten, die ich ständig nutze und bei mir habe: Auf dem Smartphone, meiner Watch, auf dem Tablet und meinem Notebook.

Das System, das ich für mich entwickelt habe und die Software, die ich dazu nutze, will ich mittlerweile nicht mehr missen. Es hilft mir, meine Aufgaben fest und präsent zu halten. Das Beste dabei: Weil ich alle ToDos direkt in meiner digitalen Aufgabenliste speichern kann, schaffe ich Platz in meinem Kopf. Platz für Gedanken, Ideen, Strategien oder Gespräche, auf die ich mich so noch besser einlassen kann.

Sammeln – Priorisieren – Tun

Wichtig ist, dass du ein System für dich findest, das dir hilft, deine ToDos so festzuhalten, dass du

• sie aus dem Kopf bekommst und
• zur richtigen Zeit daran erinnerst wirst.

Ich habe festgestellt, dass für mich die digitale Aufgabenliste das passende Werkzeug ist. Weil ich sie bei mir habe: In meiner Uhr, dem Smartphone, Tablet oder Notebook. Bei dem Notizbuch, das ich früher genutzt hatte, war das nicht so. Spätestens, wenn ich im Wald beim Joggen war, hatte ich meine analoge Aufgabenliste nicht dabei.

Für meine Aufgaben nutze ich seit 2015 die Software ToDoIst.
[ToDoIst gibt es in einer kostenfreien Version. Dieser Link führt dich zu einem Angebot, den Pro-Plan von ToDoIst zwei Monate kostenfrei zu nutzen. Wenn du den Pro-Plan danach weiter nutzt, schenkt mir DoIst auch zwei Gratismonate. Informationen zu den Plänen und Preisen von ToDoIst findest du unter diesem Link.]

Aus dem Kopf bekommen

Jede Aufgabe, alles was dir an ToDos in den Sinn kommt, sammelst du in einer Aufgabenliste. Wichtig dabei ist, dass es genau eine Aufgabenliste ist. Nicht zwei oder drei oder gar noch mehr. Denn dann verlierst du den Überblick.

Bei mir landet jede Aufgabe im Eingangskorb von ToDoIst. Dabei unterscheide ich nicht, ob es sich um eine private oder eine berufliche Aufgabe handelt. Unwichtig für mich ist zu diesem Zeitpunkt auch, ob es eine Fälligkeit gibt oder ob die Aufgabe beim genaueren Hinsehen gar nicht (für mich) relevant, also von mir nicht erledigt zu werden braucht.

Wichtig ist, dass ich alle Aufgaben erst mal aus dem Kopf bekomme, indem ich sie einem System anvertraue, das für mich funktioniert. Bei mir ist das die digitale Aufgabenliste von ToDoIst. Das kann für dich eine ganz andere App oder ein Notizbuch sein. Je nachdem, was für dich funktioniert. In jedem Fall darf es nur einTool sein. Denn sobald du mehrere Speicherorte hast, musst du dir jedesmal überlegen, welchen du wofür nutzt. Das erschwert die Ablage und die Suche.

Sobald du den Gedanken, die Aufgabe oder das potentielle ToDo im Eingangskorb abgelegt hast, kannst du den Punkt (erst mal) vergessen. Weil du dich darauf verlassen kannst, dass du darauf zurückkommst, sobald die Zeit dafür gekommen ist.

Vom Umgang mit dem Aufgabeneingang

Einmal am Tag schau’ ich mir den Eingangskorb mit den Themen, die ich dort ablege, bewusst an. Dies ist ein fester Teil meiner täglichen Arbeitsroutine.

Alles, was in meinem Aufgaben-Eingangskorb liegt, hinterfrage ich.

• Ist es tatsächlich relevant?
  Wenn nicht, wird die Notiz oder Aufgabe direkt wieder gelöscht.
• Ist es etwas, das zu einem bestimmten Anlass erledigt werden muss?
  Für Routinen (z. B. Buchhaltung, Ablage, Bestellungen) oder die Kommunikation (z. B. Anrufe, Videocalls) habe ich in meinem Kalender feste Zeiten reserviert. Wenn sich die Aufgabe einer solchen Aktivität zuordnen lässt, erhält sie einen Tag (ein Schlagwort, ToDoIst bietet diese Möglichkeit; arbeitest du mit einem Notizbuch, könnte die Aufgabe mit einem Textmarker einer bestimmten Farbe hervorgehoben werden).
• Gibt es ein Fälligkeitsdatum?
  Etliche Aufgaben haben ein Verfalls- bzw. Fälligkeitsdatum. Bis zu diesem Zeitpunkt soll etwas getan oder erledigt werden. In diesem Schritt mache ich mir klar, ob es eine Fälligkeit gibt und wann dieses Datum (vielleicht mit einer Uhrzeit) ist. Genügt es, die Aufgabe zur Fälligkeit wieder in die Hand zu nehmen oder sollte ich mich schon früher darum kümmern, weil die Erledigung Zeit (Stunden, manchmal Tage) braucht. Das Datum (evtl. mit Uhrzeit) hinterlege ich bei der Aufgabe. ToDoIst erinnert mich dann zu diesem Zeitpunkt wieder an dieses ToDo. (Arbeitest du mit einem Notizbuch, kann die Lösung für dich sein, dass du die Aufgabe zur Fälligkeit in deinen Kalender überträgst.)
• Kann die Aufgabe delegiert werden?
  Bei einer Chef-Mitarbeiter-Beziehung ist das üblich. Der Chef überträgt die Aufgabe einem Mitarbeiter. (ToDoIst bietet die Möglichkeit, Aufgaben an Dritte zu übertragen.) Doch auch unter Mitarbeitern oder im privaten Umfeld ist es durchaus üblich, Dritte um Erledigung zu bitten. Das kann die Kollegin sein, die eine spezielle Excel-Funktion viel schneller umsetzt, als ich das könnte. Oder daheim das Familienmitglied, das mir den Fahrradschlauch aus dem Laden vor Ort mitbringt. In vielen Fällen wird es sinnvoll sein, Aufgaben, die Andere für uns tun, nicht ganz aus dem Auge zu verlieren. Zu blöd ist es, wenn die Kollegin die Excel-Formel doch nicht rechtzeitig für uns erstellt und wir die Daten nicht im Kundengespräch parat haben.

Den Aufgabeneingang gehe ich regelmäßig durch. Normalerweise an jedem Arbeitstag einmal (meist am Ende des Tags). Da nehme ich mir die Zeit, Aufgaben zu priorisieren, ihnen eine Fälligkeit zuzuweisen oder sie direkt wieder zu löschen. In jedem Fall weiß ich, dass mir kein Thema, kein ToDo durch die Lappen geht, nur, weil ich es vorher nicht festgehalten habe.

Tun braucht Zeit

OK. Jetzt haben wir unsere ToDos erfasst, ihnen eine Fälligkeit verpasst und manche Aufgaben weitergegeben oder gelöscht. Aber wie schaffen wir es, die Themen, die wir uns vorgenommen haben, die früher oder später fällig sind, auch wirklich zu tun?

Das klappt nur, wenn wir uns Zeit dafür nehmen. Denn Tun braucht Zeit. Von selbst erledigt sich das Wenigste (sonst hätten wir die Aufgabe wahrscheinlich gar nicht erst in unserer Aufgabenliste erfasst). Und Multitasking funktioniert auch nicht. Zumindest nicht effizient. Denn wer mehrere Dinge parallel tut, der macht nichts richtig. Das produziert Fehler und führt zu extra Runden, die noch mehr Zeit brauchen.

Doch wie schaffen wir es, uns Zeit für unsere Aufgaben zu nehmen? Ich kenne da nur einen Weg, der wirklich funktioniert: Wir reservieren uns Zeit für die Erledigung unserer Aufgaben. Und das klappt so:

1. Wir reservieren uns Zeit für die Erledigung genau dieser Aufgabe
   Oft leichter gesagt als getan. Denn dazu müssen wir zwei Fragen treffsicher beantworten: Wie lange dauert die Aufgabe und wann habe ich Zeit dafür?
   Wie lange wir brauchen, eine Aufgabe abzuschließen, das wissen wir meist erst hinterher. Jeder von uns hat Projekte im Kopf, die viel länger gedauert haben (und dadurch viel kostspieliger wurden), als ursprünglich geplant. Ich denke da gerade an die Hamburger Elbphilharmonie und an den Berliner Flughafen BER. Doch es sind nicht nur öffentliche Projekte, deren Dauer falsch eingeschätzt wurde. Sicher haben viele von uns auch Projekte im persönlichen Umfeld im Kopf. Das IT-Projekt im Unternehmen oder die Gartenarbeiten am Wochenende.
   Hier gilt: Übung macht den Meister und ehrlich bleiben. Keine Aufgabe erledigt sich nur deshalb schneller, weil wir ihr zu wenig Zeit zugesprochen haben. Im Gegenteil. Bewusst zu knapp bemessene Aufgaben führen zu Problemen.
2. Wir erledigen die Aufgabe während unserer Fokuszeit
   Fokuszeit ist die Zeit, in der wir uns auf bestimmte Themen konzentrieren. Themen, die uns wichtig sind. Themen, für die wir Zeit in unserem Kalender reservieren.
   Ich habe mehrere Fokuszeitfenster in meinem Wochenkalender stehen. Wo immer möglich, lege ich diese Zeiten angepasst an meinen Biorhythmus. In Phasen, in denen ich besonders leistungsfähig oder kreativ bin, habe ich Fokuszeit. Ebenso in Phasen, in denen meine Leistungskurve nicht so hoch ist.
   Hochphasen in meinem Biorhythmus nutze ich für Strategiearbeit, für die Arbeit an Konzepten, Vorträgen und für Aufgaben, die meine volle Konzentration erfordern.
   In den Tiefphasen meines Tages erledige ich vorwiegend Routineaufgaben. Dinge, die gemacht werden müssen, die aber nicht mein Leistungshoch erfordern. Das kann die Buchhaltung sein, Ablage, Aufräumarbeiten oder die Durchsicht der verschiedenen (digitalen und analogen) Posteingangs-Körbe.
   Die Länge der Fokuszeitfenster kann und soll unterschiedlich sein. Zum einen ist es der Biorhythmus, der darauf Einfluss nimmt. Es taugt nichts, acht Stunden Fokuszeit für Strategiearbeit zu reservieren, wo doch klar ist, dass wir solange gar nicht konzentriert arbeiten können. Andererseits sind Zeitfenster von 30 Minuten viel zu kurz, um in ein Thema abzutauchen, es wirklich voranzubringen.
   Kürzerer Zeitfenster eignen sich für Routineaufgaben, die wir nebenbei erledigen können. Ablage zum Beispiel.

Mehr Infos über Fokus-Zeit und darüber, wie ich Timeblocking bzw. Timeboxing in meinem Kalender nutze, bekommst du in diesem Video.

Nur wenn wir genug Zeit einplanen, haben wir die Chance, unsere Aufgaben wirklich erledigt zu bekommen. Tun wir das nicht, entsteht ein Flickenteppich an Aktivitäten. Mal da für ein paar Minuten, dann dort für ein Weilchen. So zeigen wir lediglich Aktionismus. Voran kommen wir dabei nicht.

Ich weiß, dass wir im Alltag oft Getriebene sind. Getrieben von Aufgaben, die permanent an uns herangetragen werden. Wer den ganzen Tag nur auf diese Wünsche reagiert, bringt die wichtigen Themen nicht voran.

Tun braucht Zeit. Zeit, die wir uns täglich reservieren müssen.

Struktur hilft

Die Aufgaben, die wir weder delegieren noch löschen können, bleiben bei uns. Das sind die Themen, die anlassbezogen oder bis zu einem bestimmten Datum zu erledigen sind. Wir haben bereits darüber gesprochen, dass es sinnvoll ist, genug Zeit für die Arbeit an unseren Aufgaben einzuplanen.

Über die Jahre habe ich festgestellt, dass es noch einen weiteren Hebel gibt, um effizient voranzukommen: Indem wir unsere ToDos zusammenfassen.

Aufgaben mit Tags strukturieren

Das leuchtet uns ein: Wenn wir gleichartige Aufgaben zusammenfassen, schaffen wir pro Zeiteinheit mehr als wenn wir zwischen unterschiedlichen Themen hin und her springen.

So versehe ich weder jedes Dokument sofort nach dem Scannen mit einem Schlagwort, noch mache ich das mit Informationen, die ich in meinem zentralen Scanneingang sammle. (Allerdings digitalisiere/scanne ich alle Unterlagen, die ich aufheben will, direkt in meinen zentralen Scaneingang.)

7 Gründe, warum du dir ein digitales Archiv aufbauen solltest, findest du hier.

Meine Ablage erledige ich im Rahmen der Fokuszeit, die ich mir dafür im Kalender reserviert habe.

Auch Telefonate oder die Arbeit mit E-Mails fasse ich zusammen. Dabei helfen mir Tags (= Schlagworte, in ToDoIst heißen sie Etiketten), die ich in meiner digitalen Aufgabenliste vergeben kann. Meine Tags für die Kommunikation heißen Telefon, E-Mail oder tragen Namen von Personen, mit denen ich öfter zu tun habe. Für andere Arbeiten gibt es die Schlagworte Blog, Buchhaltung und Lesen.

Tags helfen, die Arbeit zu strukturieren.

Wie sich jeder in deiner digitalen Ablage zurecht findet beschreibt, wie du auch dein digitales Archiv mit Hilfe von Tags strukturieren kannst.

Kein Verzetteln mehr

Die digitale Aufgabenliste hilft, die wichtigen Themen zu erkennen und voranzubringen. Die Aufgabenliste ist der Anker, zu dem wir zurückkommen können, wenn wir merken, dass wir abschweifen, uns verzetteln. Denn in der ToDo-Liste finden wir die Themen, die uns wichtig sind, die wir voranbringen wollen. Das stellen wir durch unsere (oben beschriebene) Priorisierung sicher.

Digitale Aufgabenlisten-Apps

Seit 2015 hilft mir die App ToDoIst dabei, meine Aufgaben zu sammeln, zu priorisieren und zu tun. Neben dieser App gibt es noch viele weitere Lösungen, die uns bei einer zielgerichteten Arbeit unterstützen können. Ein paar davon, die ich alle bereits genutzt habe, will ich hier erwähnen.

ToDoIst

Die App ist immer noch mein Favorit unter den Aufgaben-Apps. Dabei kann ToDoIst mittlerweile viel mehr, als Aufgaben verwalten. ToDoIst kann ich auf allen Geräten verwenden, die ich nutze. Auf dem Smartphone, Tablet, Notebook, Smartwatch, im Browser und sogar über meinen smarten Lautsprecher. Diese Vielfalt ist mir gerade für das Sammeln von ToDos wichtig. Da kann ich eine Aufgabe beim Joggen via Smartwatch genauso festhalten, wie in der Küche über den smarten Lautsprecher. (In diesen Fällen nutze ich die Diktierfunktion, die mittlerweile sehr gut funktioniert.) ToDoIst erlaubt mir die Aufgaben in Projekten zu organisieren (z. B. um private und berufliche Themen zu trennen), Tags zu vergeben (darüber habe ich oben geschrieben), Fälligkeiten und Prioritäten festlegen.

Wichtig ist mir dabei auch, dass ich aus der Aufgabe zu anderen Ressourcen (z. B. in meine digitale Ablage) verlinken oder Anhänge dort integrieren kann. Für die Zusammenarbeit im Team lassen sich Aufgaben an Dritte übertragen (delegieren).

ToDoIst bekommt immer wieder neue Funktionen. Größere Neuerung in letzter Zeit war die (optionale) Darstellung in Boards, mit sich ToDoIst als Kanban-Tool anbietet.

Mehr Infos zu den Features von ToDoIst findest du hier.

Hast du Interesse, ToDoIst als deine digitale Aufgabenliste zu nutzen, hab’ ich ein besonderes Angebot für dich: Über diesen Link bekommst du den Pro-Plan von ToDoIst zwei Monate kostenfrei. (Zur Transparenz: Wenn du den Pro-Plan danach weiter nutzt, schenkt mir DoIst auch zwei Gratismonate.)

Evernote Tasks

Noch ganz frisch und im “Early-Access-Test” (Stand: Juni 2021) verfügbar ist die Aufgaben-Funktion von Evernote. Trotzdem oder gerade deswegen nenne ich dieses Aufgaben-Tool hier an zweiter Stelle. Evernote vertraue ich seit über zehn Jahren (seit 2011) meine Daten an. Evernote ist mein digitales Archiv. Besonders die Verknüpfung mit alltäglichen Anwendungen (z. B. Ablage von Internetseiten/-informationen und Scans via Smartphone oder Scanner) macht Evernote für mich zum Schweizer Taschenmesser der Dateiablage. Alle meine beruflichen und privaten Dokumente liegen in diesem Archiv.

War es in den letzten Jahren etwas ruhig, was die Innovationsfreudigkeit von Evernote anging, so hat sich das in den vergangenen Monaten wieder deutlich geändert.

Zurück zu der neuen Aufgaben-Funktion von Evernote. Ihr schreibe ich großes Potential zu. Denn was liegt näher, als die in Evernote gespeicherten Informationen mit ToDos zu verknüpfen. Bereits bisher habe ich meinen Workflow auf die Verknüpfung von Informationen (in Evernote) und Aufgaben (in ToDoIst) ausgerichtet. Verbunden habe ich die beiden Welten mit Hilfe von Hyperlinks.

Ich kann mir vorstellen, dass für Menschen, die Evernote bereits nutzen und die jetzt auf der Suche nach einer digitalen Aufgaben-App sind, Evernote Tasks die willkommene Ergänzung darstellen.

Für mich reichen die (im Rahmen der Early-Access-Phase) vorhandenen Funktionen von Evernote Tasks noch nicht ganz aus. Auch will ich (nachdem ich mit ToDoIst sehr zufrieden bin) kein weiteres Aufgabentool nutzten. So wünsche ich mir, dass sich Evernote Tasks künftig mit ToDoIst verbinden lässt, damit in Evernote erstellte Aufgaben in meiner ToDoIst-Aufgabenliste sichtbar und Interaktionen jeweils mit der anderen App synchronisiert werden.

Mehr Infos zu den neuen Evernote Tasks findest du hier.

Trello & Co.

Als Vertreter der Aufgaben-Tools für Teams nenne ich an dieser Stelle die App Trello. ToDos stellt Trello in Boards dar. Für die Zusammenarbeit können Aufgaben geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Integrationen mit anderen Programme (wie Slack, Teams, Google, Dropbox) helfen, Trello mit anderen im Teams bereits genutzten (Kollaborations-) Systemen zu verbinden. Wer Aufgaben- und Projektmanagement unternehmensweit einheitlich organisieren will, der sollte sich mehr mit Tools wie Trello, Asana und MeisterTask beschäftigen. Als digitale Aufgabenliste für den (vorwiegend) persönlichen Einsatz halte ich diese Programme für überdimensioniert.

Infos zu Trello gibt es hier.
Asana-Infos sind hier verlinkt.
MeisterTask hält hier weitere Infos für dich bereit.

Ob ToDoIst, Evernote Tasks oder andere: Bei der Auswahl der digitalen Aufgabenliste kommt es darauf an, dass du ein Tool findest, mit dem du gern arbeitest. Mir ist es außerdem wichtig, dass die App auf allen von mir genutzten (Soft- und Hardware-) Plattformen verfügbar ist. Mittlerweile bieten die Tools einen ganz ähnlichen Funktionsumfang, so dass es in den meisten Fällen unerheblich sein dürfte, für welche App du dich entscheidest. Und falls du auf eine besondere Funktion oder Plattform besonderen Wert legst, wirst du dies bei der Auswahl direkt wissen und berücksichtigen. Noch etwas hab’ ich bei meiner Suche nach dem optimalen Tool gelernt: Ein Wechsel zwischen den Tools kostet viel Zeit. Wer eine digitale Aufgabenliste wirklich nutzt, der hat sicher einiges an Zeit investiert, um alle Aufgaben zu erfassen, zu terminieren und mit relevanten Infos zu versehen (oder zu verlinken). Jeder Umzug zu einer anderen Plattform bedeutet da mehr Aufwand und Ärger, als eine (noch) nicht so gut gelöste Funktionalität an Vorteilen bringt.

Der wichtigste Schritt

Sammeln – Priorisieren – Tun. Das ist die Reihenfolge, in der wir unsere Aufgaben bearbeiten sollten. Von den drei Schritten ist das Tun der Wichtigste. Denn es nutzt nichts, wenn wir alle Aufgaben in der weltbesten Aufgaben-App sammeln und uns sogar noch überlegen, was wir in welcher Reihenfolge angehen. Wenn wir nicht ins Tun, nicht in die Umsetzung kommen, dann ist die beste digitale Aufgabenliste wertlos.

Meine beiden Tipps, um wirklich ins Tun zu kommen:

• Verwende nicht zu viel Zeit in die Erfassung und Priorisierung der Aufgaben. Mach’ dir nicht endlos Gedanken, welche digitale Aufgabenliste für dich die beste ist. Leg’ dich fest, treffe eine Entscheidung und bleib’ erst mal dabei.
• Zerlege deine ToDos in überschaubare Happen. So klein, dass sie dich nicht überfordern. Und so groß, dass du dich nicht in der Verwaltung deiner Aufgaben verlierst.

Erfolg entsteht durch’s Tun. Eine digitale Aufgabenliste hilft dir dabei.