Noch vor ein paar Jahren war das ganz anders. Mein Arbeitsplatz bestand aus einem Schreibtisch – am liebsten hatte ich immer den selben und diesen für mich allein. Darauf standen ein (Desktop-) Computer, eine Tastatur und eine Maus. Und mehrere Ordner, voll mit Papier. Auch Ablagekästen gab es einige auf meinem Schreibtisch. Geplant und organisiert hab‘ ich auf dem Papier. Gespeichert wurde immer auch in Ordnern und Ablagen. Ja, auch damals hatte ich schon eine Affinität zu Computern mit seinen Festplatten(speichern). Doch zuerst kam für mich das Papier. Den Computer nutzte ich für die (E-Mail-) Kommunikation, für Recherchen und für Excel.

Ausstattung mehrfach: Verschwendung statt Redundanz

Seit Jahren habe ich parallel mehrere Arbeitsplätze – in ganz unterschiedlichen Städten. Also hatte ich auch mehrere Schreibtische. Bestückt waren alle identisch: Computer, Ordner, Papierablagen. Aus heutiger Sicht war das eine große Verschwendung an Ressourcen. An Papier, an Computern, an (Schreibtisch-) Platz.

Diese Mehrfach-Ausstattung ist nicht zu verwechseln mit Redundanz. Im Gegenteil. Auf meinen Wegen zwischen den Arbeitsplätzen hatte ich stets eine prall gefüllte Papier-Aktentasche dabei. Doch wie oft kam es vor, dass ich Zugriff auf Unterlagen brauchte, die ich eben gerade nicht im Zugriff hatte. Sie lagen am (anderen) Schreibtisch.

Mittlerweile arbeite ich  grundlegend anders. Ohne festen Schreibtisch. Ohne Ordner und Ablagekästen. Ich habe mich digital organisiert.

Digitale Organisation

Mit einem Büro-Umzug fing es an.  (Wieder einmal) ein neuer Schreibtisch in einem anderen Raum. Alles wurde einsortiert in Umzugskartons und -container. Ich nutzte dieses Umräumen erst mal für ein großes Reinemachen. Ordner von längst abgeschlossenen Projekten wurden aussortiert, ggf. an die Linienverantwortlichen übergeben oder entsorgt.
Am neuen Arbeitsplatz hab‘ ich dann die Umzugskartons erst mal nicht ausgeräumt. Nur wenn ich etwas brauchte, dann hab‘ ich (nur) dieses entnommen. – Bis heute sind Ablageboxen, Locher und Büroklammern immer noch in den Kartons. Ich brauche diese nicht mehr!

Weil ich nicht gerne umräume, weil ich Struktur brauche, wollte ich den Umzug zu einer grundlegenden Veränderung meiner Arbeitsweise nutzen. Und ich hatte mir vorgenommen dranzubleiben.

Mit der Routine werden die Vorteile sichtbar

Für handschriftliche Notizen nutze ich (noch immer) mein Notizbuch. Alles Andere habe ich mit Hilfe von Software digitalisiert:

• Für die Ablage nutze ich Evernote.
  Viele Unterlagen liegen bereits digitalisiert vor – und was ich als Papier erhalte scanne ich nach Evernote.
• Meine Aufgaben plane ich in ToDoIst.
  Aufgaben-Notizzettel habe ich vollständig abgeschafft; alles befindet sich an einem digitalen Ort.
• Ideen und Gedanken visualisiere ich in MindNode.
  Das lässt meine Gedanken fließen und eröffnet die Möglichkeit der Kollaboration.

Ich lege Wert darauf, die Software unabhängig von der verwendeten Hardware nutzen zu können. Evernote und ToDoIst lassen sich in der PC- und Apple-Welt (mit eigenen Apps) nutzen. Auch ist der Zugang über den Browser möglich.
MindNode ist (bisher) dem Apple-Universum vorbehalten. Doch auch hier ist die Nutzung mit dem MacBook, dem iPad, dem iPhone und auch der Apple Watch möglich.
Bei allen meinen Tools klappt die Synchronisation zwischen den unterschiedlichen Geräten.

Ich konnte feststellen, dass die Vorteile der digitalen Lösungen für mich mit jedem Tag zunehmen, die ich diese Werkzeuge nutze.

Welche Erfahrung hast du bisher mit digitaler Organisation gesammelt? Ich freu‘ mich über dein Feedback!