Über die Folge willkürlicher Kommunikation(skanäle)

von | 29.10.2022 | Organisation, Selbstorganisation

Wirksame Kommunikation

Vergangene Woche wurde der Elternbeirat an der Schule unseres Sohnes (der zweit ist ja mittlerweile an der Uni) neu gewählt. Einige alte Hasen (und Häsinnen) blieben in ihren Ämtern, neue Kolleg:innen kamen hinzu. Nun steht die erste Sitzung des neuen Gremiums an.

Die letzte Amtshandlung der alten Mitglieder ist es, die konstituierende Sitzung des neu gewählten Elternbeirats vorzubereiten. Dabei habe ich mal wieder erlebt, wie viel Energie und Zeit es erfordert, wenn Kommunikation irgendwie erfolgt.

Über die Folgen willkürlicher Kommunikation und was wir einfach verbessern können, davon schreibe ich hier.

Ist ein Ehrenamt auch ein Job?

Meine Sicht darauf ist klar: egal ob es ich mich beruflich oder im Ehrenamt engagiere – nur wenn ich mich professionell einbringe und organisiere, wird mein Beitrag maximalen Nutzen stiften. Deshalb mag ich auch im Ehrenamt keine beliebigen Treffen ohne Agenda und ohne Ziel.

Bitte verstehe mich nicht falsch. Das Ehrenamt ist ein Job, für den ich meine Freizeit opfere. Da soll es nicht besonders formell und schon gar nicht steif zugehen. Gemeinsam lachen, diskutieren, Dinge bewegen und feiern. Das gehört für mich alles dazu. Das ist wahrscheinlich ein Anspruch, den viele Engagierte an ihr Ehrenamt haben.

Doch vor jedem Ehrenamt steht eine gemeinsame Verpflichtung. Im Elternbeirat etwa der Wunsch, die Schulzeit unserer Kinder als Eltern zu begleiten. Da gibt es viele Baustellen und mögliche Hebel. Mehr, als das Ehrenamt an Zeit hergibt. Und genau deshalb ist es wichtig, auch im Ehrenamt professionell und zielgerichtet zu agieren. Genau wie im normalen Job.

Kommunikation, Kommunikation und noch mal Kommunikation

Jede Mitarbeiterumfrage, die ich kenne, weißt darauf hin, dass die Kommunikation im Unternehmen Verbesserungspotenzial hat. Im Ehrenamt ist es genauso (sage ich aus meiner Erfahrung). Wahrscheinlich ist Kommunikation im Ehrenamt noch erfolgsentscheidender als im Job. Denn die meisten Engagierten haben nur wenig Zeit für das Ehrenamt, das eingebettet werden muss zwischen Beruf und Familie.

Nur wenn die Kommunikation passt, wenn sie direkt und offen stattfindet, lässt sich gemeinsam etwas bewegen. Ist das nicht der Fall, ist ein gemeinsames Ehrenamt nicht mehr, als ein Titel. Mir ist das zu wenig.

Dabei gibt es zwei Hebel, Kommunikation wirksam zu gestalten: den Inhalt und die Plattform.

Direkter, offener Dialog

Wie wir miteinander kommunizieren und welche Inhalte wir teilen, ist entscheidend. Entscheidend für die Zusammenarbeit als Team. Egal, ob im Job, im Ehrenamt oder als Familie. Wer Termine nicht abstimmt, wer entscheidungsrelevante Unterlagen für sich behält, wer anstehende Veränderungen nicht kommuniziert, wird nicht nur an Wirksamkeit verlieren, sondern auch dem Team(erfolg) großen Schaden zufügen.

Fakten gehören auf den Tisch. Direkt.

Natürlich ist es ein Spagat zwischen unnötigen und relevanten Informationen. Das weiß jeder, der sich Gedanken macht, was geteilt werden muss und dem, was Thema für die Kaffeeküche ist.

Doch es ist allemal besser, eine Information mehr zu teilen, als eine zu wenig. Und klar kommuniziert muss sie sein. „Können wir uns vielleicht schon um 18:30 Uhr treffen?“ Wann denn nun? Um 20:00 Uhr, wie ursprünglich besprochen oder doch schon um 18:30 Uhr?

Themenspezifische Kommunikation

Noch einen Punkt möchte ich aufgreifen: Denn selbst wenn wir rechtzeitig und klar kommunizieren, ist es oft nicht einfach, die relevanten Informationen dann parat zu haben, wenn sie gebraucht werden.

Hier helfen uns nach Themen strukturierte Chat-Systeme weiter. Im Businessalltag kennen und nutzen wir dafür meist Microsoft Teams oder Slack. Da lassen sich Themen in Channels bündeln und Threads helfen, den Gesprächsfaden themenbezogen zu spinnen. Und auch die Dateiablage kann in diesen Channels erfolgen.

Diese Chat-Systeme lassen sich nicht nur im Job gut nutzen. Es gibt auch (kostenfreie) Versionen für gemeinnützige Organisationen.

Tipps für Engagierte

Abschließend gebe ich dir ein paar Tipps an die Hand, die dir helfen, die Kommunikation im Team, im Business oder im Privaten, zu verbessern:

  • Komme auf den Punkt
    Wann ist der Termin? Wer kümmert sich? Welches Ziel verfolgen wir? Auch wenn es dir klar erscheint, lohnt es, dieses (noch mal) festzuhalten. Am besten schriftlich. Gerade nach einer kontroversen Diskussion ist dies für alle Beteiligten hilfreich.
  • Bleibt beim Thema
    So gut wie immer, sind es mehrere Themen, an denen wir parallel arbeiten. Für die Übersicht und Effizienz ist es notwendig, immer klar zu haben, bei welchem Thema die Gruppe gerade ist. Nutzt die Technik, um themenbezogen zu kommunizieren und zu dokumentieren.
  • Teilt Informationen
    Wir benötigen Informationen, um daraus Mehrwert abzuleiten. Haben wir zu viel davon, verlieren wir den Überblick. Auch hier helfen Chat-Systeme. Sie helfen uns, die Themen im Blick zu haben, die wir für unser Tun und Denken gerade benötigen.
  • Stimmt euch ab
    Jeder hat sein eigenes Informationsmanagement. Sucht einen gemeinsamen Nenner: Auf welchem Kanal kommunizieren wir? Wann schriftlich und wann direkt? Wo legen wir was ab? Wo halten wir unsere Termine fest? Wie bereiten wir uns vor und wie halten wir Aufgaben nach?

Mehr zu diesen Themen findest du in meinem Blog, z. B. dazu:

Methoden + Werkzeuge zur Selbstorganisation

Wie es gelingt, die eigene Arbeit im Homeoffice zu organisieren, darüber habe ich ein Buch geschrieben.

Es geht um Methoden, die dich fokussiert und produktiv arbeiten lassen.
Und um Werkzeuge, die dir helfen,
Termine, Aufgaben und Informationen zu strukturieren und zu bewältigen.

Meine Erfahrung und mein Wissen aus über 25 Jahren Projekt-, Führungserfahrung und mobilem Arbeiten habe ich in diesem Praxisbuch zusammengebracht.

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