Digitale Meetings vorbereiten

Jedes gute Meeting beginnt mit einer Vorbereitung. Das gilt für digitale Meetings ganz besonders. Was wir im Vorfeld des Treffens erledigen, hilft den Teilnehmern, sich auf die Besprechung vorzubereiten und einzustimmen.

Im Gespräch stellen Gesa und Peter diese fünf Punkte einer gelungenen Vorbereitung besonders heraus:

Die Zielsetzung

Wer das Ziel nicht kennt, braucht sich nicht zu wundern, wenn er:sie nicht ankommt. Dieser Satz gilt nicht nur auf dem Weg in den Urlaub. Er gilt auch für digitale Meetings.

Das Design

Gesa erklärt diesen – bei Besprechungen – noch recht unbekannten Begriff. Es geht um Struktur, Tools und Methoden, die ein Meeting erfolgreich machen. Bereits bei der Planung werden im Meeting-Design die Weichen gestellt.

Die Teilnehmer:innen

Wer soll im Meeting dabei sein? Wer nicht? Für den Erfolg eines Meetings ist es notwendig, dass die Menschen teilnehmen, die zum Erreichen des Meeting-Ziels beitragen können. Sei es durch Informationen oder Entscheidungen. Alle anderen Personen dürfen und sollen dem Meeting fern bleiben.

Die Einladung

Sie informiert über das Ziel und die notwendige Vorbereitung. Dadurch werden Erwartungen geklärt. Und Teilnehmer:innen starten auf gleichem Informationslevel ins Meeting. Wichtig auch: Die Einladung erreicht die Teilnehmer:innen einige Tage vor dem Meeting. Damit die Vorbereitung möglich ist und (auch andere) Termine passend geplant werden können.

Die Moderation

Diese Rolle im Vorfeld eines digitalen Meetings zu klären, ist wichtig. Das spart wertvolle Meeting-Zeit und gibt dem Moderator die Möglichkeit zur Vorbereitung auf seine Rolle. Und Nein: Moderator:in muss nicht der „Ranghöchste“ im Meeting sein. Oft ist es sogar besser, die Rolle einem:r Anderen zuzusprechen.

Hier das Video zur Vorbereitung von digitalen Meetings:

Digitale Meetings durchführen

Ist alles vorbereitet, kann’s losgehen. Die Teilnehmer:innen treffen ein, im virtuellen Besprechungsraum. Egal für welches Meeting-Tool du dich entscheidest: Auf die Methoden im Meeting kommt es an. Hier die Tipps aus dem Gespräch mit Gesa.

Check in

Das Meeting beginnt mit einem gemeinsamen Check in. Jede:r Teilnehmer nimmt daran teil. Der Check in sorgt dafür, dass alle aktiv werden und beim Thema ankommen.

Gesprächskultur

Es lohnt, ein paar Regeln abzustimmen, die für alle Teilnehmenden gelten. Wie wird mit Störungen und Fragen umgegangen? Was passiert mit dem Smartphone? Wie melden sich die Teilnehmer:innen zu Wort? Wie und wer protokolliert? Gemeinsam getroffene Festlegungen sorgen für eine von allen gelebte Meeting-Kultur.

Aktivierung der Teilnehmenden

Bei der Vorbereitung des Meetings haben wir uns bereits Gedanken über die Teilnehmer:innen gemacht. Deshalb ist jeder, der eingeladen und dabei ist auch relevant, um das Meeting-Ziel zu erreichen. Der Moderator unterstützt die ruhigeren Teilnehmer:innen, ihren Beitrag zu leisten.

Check out

Der Check out am Ende des digitalen Meetings sorgt für einen gemeinsamen Abschluss des Treffens. Erreichtes wird herausgehoben. Und jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit sein Ergebnis aus dem Meeting (Was nehme ich mit? Wie geht es mir?) mit den anderen zu teilen.

Alle Infos und Tipps zur Durchführung eines digitalen Meetings gibt’s in diesem Video:

Digitale Meetings nachbereiten

Mindestens so wichtig wie Vorbereitung und Durchführung eines Meetings, ist dessen Nachbereitung. Denn gute Nachbereitung stellt die Nachhaltigkeit des Treffens sicher. Hier die Punkte aus dem Gespräch mit Gesa.

Protokoll

Oft unbeliebt und gern vergessen. Das Meeting-Protokoll sichert die Ergebnisse. Ob im Meeting oder im Nachgang erstellt. Egal ob in Miro, als Mindmap oder ganz klassisch. Wichig ist, dass jede:r weiß, für was er:sie Verantwortung trägt. Alle verlassen das Meeting mit dem gleichen Verständnis.

Energie und Klarheit

Gute Meetings sorgen für Energie und Klarheit. Sie motivieren für die Zeit nach dem Meeting. Das Ergebnis des Meetings ist allen Teilnehmer:innen klar. Gesa weiß: Es sind noch viel zu wenige Meetings, die so enden.

Definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Wer macht was bis wann? Das ist jedem:r Teilnehmer:in bewusst. Und jede:r nimmt diese Verantwortung ernst und liefert. So wie vereinbart. 

Über die Nachbereitung von digitalen Meetings sprechen Gesa und Peter in diesem Video:

Was sind deine Erfahrungen mit digitalen Meetings? Hast du Fragen oder Anmerkungen?
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