Wer es ernst meint mit Digitalisierung, der trennt nicht. Papier und Scan. Kalender an der Wand und in Outlook. Beruflich und Privat. Digitalisierung funktioniert nur konsequent. Auch in Unternehmen.

Da machen wir mal ein Projekt

In den Nachrichten ist das Thema omnipräsent: Deutschland ist auf dem Weg in die Gigabit-Gesellschaft. Alles wird digital. Das Smartphone ist unser ständiger Begleiter. Wir verbringen täglich mehrere Stunden online. Da müssen auch die Unternehmen digital werden. „Ein Digitalisierungsprojekt muss her,“ so das Lippenbekenntnis aus dem Management.

 

Der bisherige Erfolg gibt uns recht – das reicht nicht

„Seit vielen Jahren sind wir erfolgreich im Markt. Wir nutzen Telefon und Fax. Und für unsere Kunden sind wir per E-Mail und auf Facebook erreichbar.“
Wer meint, dies genügt, der übersieht: Neue Technologien verändern das Kommunikationsverhalten der Kunden und die Kommunikations-Möglichkeiten für Unternehmen. Cloud-Dienste wie Evernote oder OneNote speichern unser Wissen und machen es jederzeit und an jedem Ort verfügbar. Skype und Zoom lassen die Präsenz an einem Ort zunehmen überflüssig werden. Projektarbeit wird mittels Slack organisiert. Und Aufgaben lassen sich komfortabel via Todoist verwalten. Nur wer diese und viele weitere Werkzeuge kennt und die passenden davon im Unternehmen nutzt, wird auch künftig Erfolg haben.

 

Vernetzung schafft Transparenz

Wenn wir weiter im Silo von Abteilungen oder Ressorts bleiben, verlieren wir notwendiges Drehmoment. Indem wir unser Wissen vernetzten, schaffen wir Transparenz, die wir brauchen:

• Vom abteilungs- zum prozessorientierten Arbeiten
  Wenn wir unsere Prozesse an den Bedürfnissen unserer Kunden ausrichten, erfolgt die Wertschöpfung über Abteilungsgrenzen hinweg.
• Vom hierarchie- zum kundengetriebenen Management
  Hierarchien werden zunehmend überflüssig, wenn Kunden die Richtung vorgeben.
• Von der unternehmens- zur persönlichen Organisation
  Die Möglichkeiten Wissen zu speichern, zu kommunizieren oder die Arbeit zu organisieren erlauben den Mitarbeitern und Teams die für sie passenden Werkzeuge auszuwählen. Unternehmens-IT muss dies unterstützen.

Interne und externe Vernetzung weitet den Blick der Mitarbeiter. Und sie verhindert das Kopfmonopol.

 

Digitalisierung ist Chefsache – erst mal

Digitalisierung verändert auch das Geschäftsmodell. Denn wer Digitalisierung ernsthaft anstrebt, der ersetzt nicht nur das alte Telefon durch ein VoIP-Gerät. Der begibt sich auf den Weg der digitalen Transformation. Das verändert alles.

• Ein Autobauer ermöglicht seinen Kunden Mobilität – ohne ihnen ein Auto zu verkaufen.
• Dein Arzt hat live Zugriff auf deine Körperdaten – ohne dass du in die Praxis kommst.
• Der TK-Anbieter bringt seine Kunden ins Internet – ohne diesen einen Telefonanschuss zu vermieten.

So grundlegende Änderungen am Geschäftsmodell lassen sich nicht delegieren. Da hilft auch kein Digitalisierungsprojekt – vielleicht noch in der Verantwortung eines externen Projektleiters.
Digitalisierung ist Chefsache. Und die grundlegenden Veränderungen der digitale Transformation werden im Unternehmen nur gelingen, wenn Mitarbeiter diese mittragen und mitgestalten können.

 

Loslassen

Mitarbeiter und Teams organisieren sich selbst? Wissen wird geteilt wird und ist überall vorhanden? Die digitale Transformation wird gemeinsam gestaltet?

Dann stehen die Chancen recht gut, dass Digitalisierung gelingt. Weil dann hat sich wahrscheinlich auch das Geschäftsmodell grundlegend verändert. Und dann wird das Management auf eine neue Stufe gehoben: Dann ist Führung notwendig. In maximal flachen Hierarchien. Ausgerichtet auf den Kunden und gestaltet von den Mitarbeitern.

 

Der Weg ist das Ziel

Ein Digitalisierungsprojekt ist der Anfang. Fünf Tipps helfen dir, auf dem Weg zu bleiben und Stolpersteine zu umgehen.

• Beginne klein
  Setze Digitalisierung in kleinen Schritten um: Das kann die digitale Online-Terminvergabe für Kunden sein. Oder das wöchentliche Jour Fixe, zu dem sich Mitarbeiter im Video-Chat treffen. Hast du Erfahrung und erste Erfolge erzielt, dann sind die größeren Themen an der Reihe.
• Nehme deine Mitarbeiter mit
  Digitalisierung wird du nicht allein Umsetzen. Auch ein Beschluss im Management führt nicht zum Ziel. Vielmehr ist es ein Weg, auf den du dich begibst. Die Mitarbeiter müssen dich begleiten. Begleiten – ja. begleiten wollen. Deshalb: Nehme die Mitarbeiter mit ins Boot. Meist haben die Mitarbeiter auch die besten Ideen, welche Prozesse (als nächstes) digitalisiert werden sollen.
• Achte auf die Schnittstellen
  Digitalisierung hat immer auch mit Software zu tun. Programme die heute hip sind, sind morgen vielleicht schon tot. Deshalb ist es notwendig, bei jeder Investition in Software auch die Möglichkeit zum Datenaustausch zu berücksichtigen. Wie bekomme ich die Daten auf ein anderes System übertragen? Hier helfen standardisierte Datenformate (z. B. XML).
• Habe rechtliche Anforderungen im Blick
  Neben der EU-DSGVO gelten in manchen Branchen weitere Vorschriften, die den Schutz von Daten regeln. Besonderes Augenmerk ist darauf zu legen, wo Daten gespeichert werden: Außerhalb der EU gespeicherte Daten benötigen besonderes Augenmerk und gegebenenfalls besondere vertragliche Vereinbarungen.
• Hole dir Experten ins Boot
  Du hast für dich und dein Unternehmen definiert, was Digitalisierung bedeutet. Das ist ein neues Feld, das du bisher nicht bestellt hast. Deshalb wird dir – zumindest anfangs – die Expertise fehlen. Deshalb: Hole dir Unterstützung. Entweder (für die Projektlaufzeit) von außen oder in Festanstellung.

Und immer gilt: Digitalisierung muss (auch) für deine Kunden Nutzen liefern. Ist dieser Mehrwert nicht klar, dann ist dein Digitalisierungsprojekt noch nicht bereit zum Start.