Warum klare Trennung von Informations- und Aufgabenmanagement wichtig ist
In unserem digitalen Alltag sind wir ständig mit einer Vielzahl von Informationen und Aufgaben konfrontiert. Ob beruflich oder privat – E-Mails, Nachrichten, Termine und Dokumente kommen fortlaufend auf uns zu. Um den Überblick zu behalten und effizient arbeiten zu können, ist es essenziell, ein verlässliches System für das Informations- und Aufgabenmanagement zu etablieren.
Nach jahrelanger Suche und zahlreichen Tests habe ich mich für eine Kombination aus Evernote und Todoist entschieden. Evernote dient mir als zentrales digitales Archiv, in dem ich alle Informationen speichere, die ich später nachschlagen möchte. Todoist ist mein Aufgabenmanager, mit dem ich sicherstelle, dass keine To-dos verloren gehen und alle anstehenden Aufgaben organisiert und terminiert sind.
Dabei ist die klare Trennung zwischen diesen beiden Bereichen entscheidend. Eine Vermischung von Informationen und Aufgaben kann schnell unübersichtlich werden und führt häufig dazu, dass man den Fokus verliert. Noch problematischer wird es, wenn man Informationen über verschiedene Ablagen verstreut – in E-Mail-Postfächern, auf unterschiedlichen Cloud-Speichern oder Notizblöcken. Dadurch wird es zunehmend schwer, die gesuchten Informationen zuverlässig und schnell wiederzufinden.
Deshalb setze ich auf Evernote als einziges zentrales Informationsarchiv. Alle Dokumente, Notizen, E-Mails oder Bilder, die ich später noch benötigen könnte, speichere ich dort systematisch ab. Gleichzeitig nutze ich Todoist als mein Tool für die Aufgabenverwaltung. So bleiben sowohl meine Informationen als auch meine To-dos strukturiert und leicht zugänglich.
In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, wie ich diesen Workflow seit Jahren erfolgreich anwende und wie du ihn für dich übernehmen kannst, um ebenfalls von einer klaren Strukturierung von Informationen und Aufgaben zu profitieren.
Dein digitales Archiv für alle Informationen
Evernote ist für mich das zentrale Tool, wenn es darum geht, Informationen aller Art zu speichern und schnell wiederzufinden. Was mir besonders an Evernote gefällt, ist seine Flexibilität: Egal ob es sich um gescannte Dokumente, E-Mails, Recherchen aus dem Web, Rechnungen, Bedienungsanleitungen oder sonstige Dateien handelt – alles landet bei mir in Evernote.
Mein Workflow mit Evernote:
Ich beginne damit, jede neue Information in mein „Anstehend“-Notizbuch zu speichern. Dieses Notizbuch fungiert als Sammelort für alles, was neu hinzukommt und später bearbeitet werden muss. In der Regel bearbeite ich dieses Notizbuch einmal pro Tag und gehe nach einem klaren Schema vor:
- Taggen von Notizen
Jede neue Notiz erhält spezifische Tags, die den Inhalt beschreiben, zum Beispiel “Rechnung”, “Bedienungsanleitung” oder “Versicherung”. Dadurch erspare ich mir die Aufteilung in viele unterschiedliche Notizbücher und kann dennoch alles gut strukturiert ablegen. - Sofortige Bearbeitung mit der 2-Minuten-Regel
Informationen, die ich innerhalb von zwei Minuten bearbeiten kann (zum Beispiel eine schnelle E-Mail-Antwort), erledige ich sofort. Die entsprechende Notiz wird danach ins „Ablage“-Notizbuch verschoben, wo sie dauerhaft abgelegt ist. - Notizen, die eine Aufgabe erfordern
Wenn eine Notiz eine weitere Aktion erfordert, aber die Bearbeitung mehr Zeit in Anspruch nimmt, versehe ich sie mit dem Tag „Todoist“. Durch die Integration zwischen Evernote und Todoist wird automatisch eine Aufgabe in Todoist erstellt, die auf die entsprechende Notiz in Evernote verlinkt ist. - Ablage von Informationen
Alles, was keine weitere Aktion erfordert, wird nach der Bearbeitung in mein „Ablage“-Notizbuch verschoben. Dort ist es archiviert und bleibt über die leistungsfähige Evernote-Suchfunktion jederzeit auffindbar.
Vorteile von Evernote als zentrales Archiv:
Durch diesen klaren Prozess und die konsequente Nutzung von Evernote als einzigem Speicherort für Informationen vermeide ich, dass Daten in unterschiedlichen Ablagen verloren gehen. Egal, ob auf dem Smartphone, Tablet oder am Computer – alle meine Informationen sind synchronisiert und immer griffbereit. Besonders wertvoll ist dabei die leistungsfähige Suchfunktion von Evernote, die nicht nur Titel und Inhalte, sondern auch in PDFs oder Bildern nach Stichwörtern suchen kann.
Eine überlegte Verschlagwortung macht es zusätzlich leicht, auch ältere Informationen schnell wiederzufinden. Damit habe ich in Evernote mein zentrales und gut organisiertes Archiv, das sowohl für berufliche als auch private Informationen gleichermaßen funktioniert.
Die perfekte Aufgabenverwaltung
Während Evernote mein digitales Archiv für Informationen ist, übernehme ich mit Todoist die gesamte Aufgabenverwaltung. Es ist für mich das perfekte Tool, um meine Aufgaben zu erfassen, zu organisieren und rechtzeitig zu erledigen – unabhängig davon, ob es sich um berufliche oder private To-dos handelt.
Mein Workflow mit Todoist:
- Erfassen neuer Aufgaben
Alle neuen Aufgaben landen zunächst im Todoist-„Eingang“. Das gilt sowohl für Aufgaben, die ich direkt eintrage (über den Computer, das Smartphone oder sogar per Diktat über meine Smartwatch), als auch für Aufgaben, die über die Verknüpfung mit Evernote erstellt werden. Auf diese Weise habe ich immer alle Aufgaben an einem zentralen Ort und kann sie später weiterverarbeiten. - Tägliche Bearbeitung des Aufgaben-Eingangs
Genau wie bei meinem Evernote-Workflow bearbeite ich auch den Todoist-Eingang einmal täglich. Dabei bestimme ich, welche Aufgaben terminiert werden müssen, und lege Fälligkeitstermine fest. Wenn es klare Deadlines gibt (z. B. für Rechnungen oder Anrufe), versehe ich die Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum. Bei komplexeren Aufgaben lege ich zudem eine Erinnerung fest, um frühzeitig mit der Bearbeitung zu beginnen. - Aufgaben ohne Fälligkeit
Aufgaben, die keine feste Deadline haben, bleiben ohne Termin im System. Sie sind jedoch klar erfasst und gehen dadurch nicht verloren. Während meiner Zeit ohne dringende Verpflichtungen arbeite ich an diesen Aufgaben – so bleibe ich flexibel und kann Prioritäten setzen, wenn Zeit dafür ist. - Strukturierung durch Tags
Um den Überblick zu behalten, nutze ich Tags in Todoist. So kann ich meine Aufgaben nach Bereichen wie „privat“ oder „beruflich“ sortieren und schnell filtern. Diese flexible Tag-Struktur ermöglicht es mir, sowohl umfangreiche Projekte als auch kleine tägliche To-dos übersichtlich zu organisieren.
Warum Todoist?
Todoist bietet mir genau die richtige Mischung aus Flexibilität und Funktionalität. Es lässt sich auf allen Geräten synchronisieren und ist einfach in der Handhabung. Gleichzeitig bleibt es leistungsfähig genug, um auch komplexe Aufgaben und Projekte zu managen. Besonders wichtig ist mir die Integration mit Evernote, da sie es mir ermöglicht, Aufgaben aus meinem Informationsarchiv direkt in meine Aufgabenliste zu übernehmen.
Ein weiterer Vorteil ist die Kalendersynchronisation, die Todoist inzwischen anbietet. Aufgaben mit festem Termin werden direkt in meinen digitalen Kalender eingetragen, sodass ich alle Verpflichtungen auf einen Blick sehe – sowohl meine Termine als auch die Aufgaben, die an bestimmten Tagen fällig sind.
Todoist sorgt dafür, dass keine Aufgaben verloren gehen, und gibt mir die Sicherheit, dass ich jederzeit den Überblick behalte – egal ob auf dem Smartphone, am Computer oder über die Smartwatch.
Die perfekte Kombination: Wie Evernote und Todoist zusammenarbeiten
Die Kombination aus Evernote und Todoist hat sich für mich als unschlagbar erwiesen. Beide Tools erfüllen ganz unterschiedliche Aufgaben, arbeiten aber hervorragend zusammen, um Informationen und Aufgaben perfekt zu verwalten. Hier ist eine kurze Übersicht, wie die beiden Systeme ineinandergreifen und warum sie gemeinsam so effizient sind.
Verknüpfung von Informationen und Aufgaben
Einer der größten Vorteile dieser Kombination ist die Möglichkeit, Aufgaben in Todoist mit Informationen in Evernote zu verknüpfen. Dank der Integration über IFTTT (If This Then That) kann ich Notizen, die eine Aktion erfordern, direkt in Evernote taggen und diese automatisch in Todoist als Aufgabe anlegen lassen. Dabei wird eine Todoist-Aufgabe erstellt, die einen direkten Link zur entsprechenden Notiz in Evernote enthält.
Das bedeutet: Wenn ich etwa eine E-Mail speichere, auf die ich später antworten möchte, tagge ich sie in Evernote mit „Todoist“, und die Aufgabe wird automatisch in meine Aufgabenliste bei Todoist übertragen. In der Aufgabe finde ich dann einen Link zu der Notiz, sodass ich jederzeit Zugriff auf die gespeicherte Information habe.
Vorteile der Zwei-Wege-Synchronisation
Die Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Evernote und Todoist stellt sicher, dass keine Information verloren geht und alle Aufgaben in einem System verarbeitet werden. Es ermöglicht mir, in beiden Tools effizient zu arbeiten, ohne Informationen manuell übertragen zu müssen. Dies spart Zeit und vermeidet Fehler, die durch doppelte Arbeit entstehen könnten.
Warum die Trennung von Informationen und Aufgaben sinnvoll ist
Viele Tools ermöglichen, sowohl Informationen als auch Aufgaben in einem System zu verwalten. Das klingt auf den ersten Blick praktisch, kann aber in der Praxis schnell unübersichtlich werden. Ich habe festgestellt, dass es viel effektiver ist, spezialisierte Tools zu nutzen, die sich auf einen klar definierten Bereich konzentrieren.
Durch die Trennung von Informationen (in Evernote) und Aufgaben (in Todoist) bleibt mein Workflow strukturiert und übersichtlich. Informationen, die ich längerfristig aufbewahren möchte, landen in meinem Evernote-Archiv, während alle Aufgaben und To-dos in Todoist verwaltet werden. So behalte ich den Überblick über meine Aufgaben, ohne von der Vielzahl an Informationen abgelenkt zu werden.
Effizientes Arbeiten durch die richtige Tool-Kombination
Die Kombination aus Evernote und Todoist ist das Ergebnis meiner langjährigen Tests verschiedener Tools. Beide Plattformen sind auf ihre Weise optimal für die jeweiligen Aufgabenbereiche, und zusammen bieten sie eine starke Lösung für alle, die ihre Informations- und Aufgabenflut bewältigen wollen. Dank der Verknüpfung über IFTTT und der plattformübergreifenden Nutzung auf verschiedenen Geräten sind Evernote und Todoist für mich das perfekte Setup für effizientes Arbeiten.
Best Practices für einen reibungslosen Workflow
Nach vielen Jahren der Nutzung von Evernote und Todoist habe ich einige Best Practices entwickelt, die mir helfen, meinen Workflow effizient zu gestalten und den Überblick zu behalten. Diese Tipps möchte ich gerne mit dir teilen, damit auch du das Beste aus dieser Kombination herausholen kannst.
- Alle Informationen an einem Ort sammeln
Eine der wichtigsten Regeln für mich ist, alle Informationen konsequent in Evernote zu speichern. Das bedeutet, dass ich nicht versuche, mehrere Ablagen für unterschiedliche Arten von Informationen zu führen. Egal, ob es sich um E-Mails, Rechnungen, Bedienungsanleitungen oder Notizen handelt – alles kommt in Evernote. Durch die leistungsfähige Suchfunktion und die Verschlagwortung finde ich jede Information schnell wieder, ohne lange suchen zu müssen. - Effektive Verschlagwortung nutzen
Die richtige Verschlagwortung ist entscheidend, um die Übersicht zu behalten und Informationen später leicht wiederzufinden. Ich verwende eine feste Liste von Schlagwörtern, die ich über die Jahre entwickelt habe. Damit vermeide ich eine chaotische Tag-Struktur und sorge dafür, dass ich immer die passenden Notizen zu einem bestimmten Thema oder Projekt finde. - Todoist für die Aufgabenverwaltung
Alle Aufgaben, die anfallen, erfasse ich sofort in Todoist. Dadurch stelle ich sicher, dass ich keine To-dos vergesse oder verliere. Todoist ist mein zentrales Tool für die Aufgabenverwaltung – und es ist essenziell, nicht mit zusätzlichen Listen oder Tools zu arbeiten, um die Klarheit zu bewahren. Wenn ich alle Aufgaben in einem einzigen System habe, kann ich sicher sein, dass nichts untergeht. - Kalendersynchronisation
Die Kalendersynchronisation von Todoist ermöglicht es mir, alle Aufgaben mit festen Terminen auch in meinem digitalen Kalender (z. B. Google Calendar) zu sehen. So habe ich eine umfassende Übersicht über alle meine Verpflichtungen, sowohl Termine als auch Aufgaben. Dies hilft mir dabei, rechtzeitig an wichtige To-dos erinnert zu werden und die Arbeitslast realistisch einzuschätzen. - Scannen und Digitalisieren
Ich digitalisiere konsequent alle papierbasierten Informationen mit einer Scan-App oder einem Scanner (in meinem Multifunktionsdrucker), die direkt mit Evernote verknüpft ist. Damit sorge ich dafür, dass ich keine physischen Dokumente herumliegen habe und alles zentral an einem Ort abgelegt ist. Durch diese Methode vermeide ich es, „Schattenarchive“ (z. B. Papierstapel oder andere Ablagen) zu führen, die den Überblick erschweren. - Tägliche Review
Sowohl in Evernote als auch in Todoist führe ich tägliche Reviews durch, um den Status meiner Aufgaben und Informationen zu prüfen. Im Todoist-Eingang schaue ich mir alle neuen Aufgaben an und terminiere sie. In Evernote gehe ich durch mein „Anstehend“-Notizbuch und bearbeite alle neu eingetroffenen Informationen. Diese Routine ist essenziell, um das System aktuell zu halten und stressfrei zu arbeiten.
Mit diesen Best Practices lässt sich ein reibungsloser Workflow sicherstellen, der nicht nur organisiert, sondern auch stressfrei bleibt. Sie helfen dabei, den Überblick zu bewahren und den Fokus auf die wichtigen Aufgaben zu legen.
Fazit: Das bewährte Setup für stressfreies Arbeiten
Die Kombination aus Evernote und Todoist hat sich für mich über viele Jahre als das ideale System für die Verwaltung von Informationen und Aufgaben bewährt. Durch die klare Trennung der beiden Bereiche bleibt mein Workflow strukturiert und ich kann mich auf das Wesentliche konzentrieren – ohne den Überblick zu verlieren.
Evernote dient als zentraler Speicherort für alle Informationen, während Todoist für das zuverlässige Management meiner Aufgaben sorgt. Die Integration der beiden Tools über IFTTT ermöglicht es mir, nahtlos zwischen Informationen und Aufgaben zu wechseln, ohne dass wichtige Details verloren gehen. Gleichzeitig bleiben beide Systeme flexibel genug, um sie sowohl privat als auch beruflich einzusetzen.
Für mich ist es entscheidend, dass alle Informationen und Aufgaben an einem klar definierten Ort erfasst und organisiert werden. Durch konsequentes Tagging und eine tägliche Review-Routine halte ich mein System aktuell und vermeide es, mich in Kleinigkeiten zu verlieren. Der große Vorteil: Ich arbeite stressfreier, weil ich sicher sein kann, dass alle wichtigen Informationen und Aufgaben jederzeit griffbereit sind.
Dieses Setup ist nicht nur für Wissensarbeiter, sondern auch für Teams geeignet, die gemeinsam an Projekten arbeiten und eine effektive Lösung für Informations- und Aufgabenmanagement suchen. Mit den richtigen Tools und einem strukturierten Ansatz lässt sich die tägliche Flut an Aufgaben und Informationen erfolgreich bewältigen.
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