Wie asynchrone Tools wie Microsoft Teams und Slack traditionelle Meetings überflüssig machen

von | 10.05.2024 | zusammenArbeiten

Einleitung

In einer Arbeitswelt, die immer stärker von Flexibilität und Effizienz geprägt ist, gewinnt die asynchrone Kollaboration zunehmend an Bedeutung. Während traditionelle Meetings und Besprechungen immer noch ihren Platz haben, bieten asynchrone Kommunikationstools eine wertvolle Alternative, die es Teams ermöglicht, unabhängig von Zeit und Ort zusammenzuarbeiten. Dies nicht nur, um die Arbeit effizienter zu gestalten, sondern auch, um eine bessere Work-Life-Balance zu fördern.

Microsoft Teams und Slack stehen im Zentrum dieser Entwicklung. Sie ermöglichen es, viele der üblichen Meetings durch asynchrone Kommunikation zu ersetzen, was zu einer deutlichen Reduktion von Präsenzmeetings führen kann und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Zeit gibt.

Dieser Beitrag wird untersuchen, wie bestimmte Arten von Besprechungen durch den Einsatz dieser Tools überflüssig gemacht werden können und welche Herausforderungen dabei zu bewältigen sind.

Asynchrone Tools: Microsoft Teams und Slack

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein umfassendes Tool, das nicht nur für die Kommunikation, sondern auch für die Zusammenarbeit konzipiert wurde. Es bietet Funktionen wie:

  • Kanäle und Chats: Hier können Teams Themen spezifisch und dauerhaft diskutieren, ohne dafür ein Meeting ansetzen zu müssen.
  • Dateiablage und Integrationen: Teams ermöglicht es, Dateien zu speichern, gemeinsam zu bearbeiten und direkt in die App zu integrieren, was den Bedarf an synchronen Besprechungen zur Dateibesprechung verringert.
  • Planungstools: Mit integrierten Planungstools können Aufgaben verteilt und Fortschritte verfolgt werden, ohne dass dafür ständige Update-Meetings erforderlich sind.

Slack

Als Alternative oder Ergänzung zu Microsoft Teams bietet Slack eine etwas andere Herangehensweise:

  • Fokussierte Kommunikation: Slack ist bekannt für seine leistungsfähigen Chat-Funktionen, die es ermöglichen, Themen in Kanälen zu organisieren und Diskussionen effizient zu führen.
  • Integration von Drittanbietern: Slack unterstützt zahlreiche Integrationen mit anderen Tools, die das Management von Projekten und täglichen Aufgaben erleichtern.
  • Benutzerfreundlichkeit: Mit seiner intuitiven Oberfläche und Benutzerführung ist Slack leicht zugänglich und fördert schnelle, informelle Kommunikation.

Beispiele für ersetzende asynchrone Kommunikation

Projekt-Updates

Anstatt wöchentliche Statusmeetings abzuhalten, können Teammitglieder ihre Updates in einem dedizierten Kanal in Microsoft Teams oder Slack posten. Jedes Mitglied kann Updates und Fortschrittsberichte zu seinen Zeiten teilen, und andere können kommentieren oder Fragen stellen, wenn es ihnen passt. Die Agenda wird abgelöst durch Fragen, die in den Statusberichten beantwortet werden.

Dies fördert eine kontinuierliche Kommunikation und hält alle Beteiligten auf dem Laufenden, ohne dass alle zur gleichen Zeit verfügbar sein müssen.

Entscheidungsfindung

Für Entscheidungen, die keine sofortige Diskussion erfordern, können Umfragen und Abstimmungen in Teams oder Slack durchgeführt werden. Dies ermöglicht es jedem im Team, seine Meinung zu einem für ihn passenden Zeitpunkt abzugeben, und das Ergebnis kann anschließend allen mitgeteilt werden. So wird der Prozess demokratisiert und beschleunigt, während gleichzeitig die Notwendigkeit für ein synchrones Meeting entfällt.

Feedback-Runden

Feedback zu Dokumenten oder Präsentationen muss nicht in einem physischen Meeting gesammelt werden. Stattdessen können Dateien in Teams oder Slack geteilt und Kommentare direkt im Dokument oder im entsprechenden Chat-Kanal hinterlassen werden. Dies erlaubt eine detaillierte und überlegte Rückmeldung, die zeitlich flexibel von den Teammitgliedern eingeholt werden kann. (Und natürlich lassen sich die Dokumente auch gemeinsam weiterentwickeln, kommentieren und korrigieren.)

Tipps zur Umstellung auf asynchrone Formate

Klare Richtlinien festlegen

Definiere klare Regeln und Erwartungen für die Nutzung asynchroner Tools. Legt fest, welche Art von Informationen über welche Kanäle kommuniziert werden sollen und welche Reaktionszeiten angemessen sind. Kommunikationsrichtlinien helfen dabei.

Schulungen anbieten

Nicht alle Teammitglieder sind möglicherweise mit den Funktionen und dem besten Einsatz von Tools wie Microsoft Teams oder Slack vertraut. Bietet daher Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Tools effektiv nutzen können. Berücksichtigt dabei, dass sich Teams und Slack ständig weiterentwickeln: Schulungen benötigen immer wieder ein Aktualisierungsupdate.

Kultur der Offenheit fördern

Fördere eine Kultur, in der Mitarbeiter ermutigt werden, ihre Gedanken und Ideen zu jeder Zeit zu äußern. Dies hilft, das Gefühl der Isolation zu reduzieren, das entstehen kann, wenn man nicht regelmäßig in Meetings zusammenkommt. Nutzt die durch Präsenzmeetings gesparte Zeit für gemeinsame Teamzeiten.

Feedback einholen

Nachdem du mit asynchronen Methoden begonnen hast, solltest du regelmäßig Feedback von deinem Team einholen. Dies ermöglicht dir, Probleme frühzeitig zu erkennen, anzugehen und sicherzustellen, dass das System für alle funktioniert.

Technologie sinnvoll nutzen

Nutze die technologischen Möglichkeiten, um die Effizienz zu steigern. Beispielsweise können automatisierte Benachrichtigungen oder Bots in Slack und Teams dabei helfen, Routineaufgaben zu automatisieren und die Informationsverteilung zu optimieren.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Herausforderung: Kommunikationsüberflutung

Lösungsansatz: Implementiere klare Richtlinien zur Kommunikation. Nutze Funktionen wie Threads in Slack oder Teams, um Diskussionen organisiert „beim Thema“ zu halten. Ermutige das Team, Benachrichtigungseinstellungen anzupassen, um nur relevante Updates zu erhalten.

Herausforderung: Mangelndes Engagement

Lösungsansatz: Fördere eine Kultur der Eigenverantwortung und Transparenz. Regelmäßige Updates und das Teilen von Erfolgen können dazu beitragen, das Engagement zu erhöhen. Ebenfalls hilfreich kann die Nutzung von Gamification-Elementen sein, um die Beteiligung zu steigern.

Herausforderung: Verzögerungen in der Entscheidungsfindung

Lösungsansatz: Setze Fristen für Feedback und Entscheidungen. Verwende automatisierte Erinnerungen, um sicherzustellen, dass alle rechtzeitig reagieren. Klare Verantwortlichkeiten sollten festgelegt werden, um Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.

Herausforderung: Verlust von persönlicher Bindung

Lösungsansatz: Integriere informelle virtuelle Treffen und „echte“ soziale Aktivitäten, um den Teamgeist zu stärken. Nutzt Videonachrichten oder spontane Anrufe, um persönlichere Interaktionen zu fördern.

Herausforderung: Schwierigkeiten bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder

Lösungsansatz: Entwickelt detaillierte Onboarding-Prozesse und nutzt Mentorenprogramme, um neuen Teammitgliedern den Einstieg zu erleichtern. Stelle sicher, dass ausreichend Ressourcen und Unterstützung für die Einarbeitung zur Verfügung stehen.

Fazit

Die Umstellung auf asynchrone Kommunikation bietet zahlreiche Vorteile, von gesteigerter Flexibilität und Effizienz bis zu einer verbesserten Work-Life-Balance. Tools wie Microsoft Teams und Slack sind entscheidend, um diese Transformation zu ermöglichen, indem sie eine Plattform für effiziente und flexible Kommunikationswege bieten. Durch das Ersetzen traditioneller Meetings mit asynchronen Methoden können Unternehmen ihre Produktivität steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter erhöhen.

Es ist jedoch wichtig, die Herausforderungen, die mit der Einführung asynchroner Arbeitsweisen verbunden sind, zu erkennen und proaktiv anzugehen. Durch die Implementierung klarer Kommunikationsrichtlinien, die Förderung von Engagement und die Bereitstellung der notwendigen Tools und Schulungen können diese Herausforderungen erfolgreich bewältigt werden.

Letztlich führt die Umstellung auf asynchrone Arbeitsweisen nicht nur zu effizienteren Arbeitsabläufen, sondern auch zu einer resilienteren und zukunftsorientierten Organisation. Die Investition in asynchrone Kommunikation ist eine Investition in die Zukunft der Arbeit.

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