Führen im Homeoffice

von | 06.05.2020 | Digitalisierung, Führung, Mindset

Teams im Homeoffice erfolgreich führen

Wie wirst du als Führungskraft noch besser? Viele Management-Schulen bieten diese Kurse an. Dabei gehen die Anbieter davon aus, dass Führung vor Ort erfolgt. Wo Mitarbeiter und Chef zusammen sind. In Team- oder Direct-Meetings. An einem gemeinsamen Ort.

Mitarbeiter auf Distanz Übernacht hat die Corona-Krise uns Führungskräfte in eine ungewohnte Situation gebracht: Mitarbeiter kommen über viele Wochen nicht mehr an einem Ort zusammen. So, wie wir bisher geführt haben, klappt es nicht mehr. Wir sind gezwungen, neue Formen der Zusammenarbeit, der Kommunikation und der Führung zu leben.  

Experiment Homeoffice

Mitarbeiter erwarten von uns als Führungskraft Antworten auf Fragen, die uns bisher noch keiner gestellt hat. Dabei zu bestehen, ist gar nicht so einfach. Agilität ist gefragt. Weil wir mit einer Situation konfrontiert werden, die sich täglich ändert. Die neue, bisher unbekannte Herausforderungen an uns stellt. Da hilft es, wenn wir uns auf diese Unsicherheit einlassen. Indem wir experimentieren, was funktioniert – und was nicht. Wir werden die Krise nur gemeinsam überwinden. Indem wir den Weg zusammen gehen. Uns zusammen mit den Mitarbeitern auf das “Experiment Homeoffice” einlassen.  
Homeoffice
Eine riesige Chance Fachkräftemangel und Work-Life-Balance sind zwei der Themen, für die Unternehmen Antworten brauchen. Damit sie Mitarbeiter finden und halten können. Flexible Arbeitszeit- und Arbeitsort-Modelle gehören dazu. Denn inhaltlich lässt sich schon heute bei vielen Jobs nicht mehr begründen, warum Mitarbeiter dafür umziehen oder täglich in ein Bürogebäude kommen sollen.
Wissensarbeit wird nicht durch Büromauern erfolgreich. Im Gegenteil.
Digitalisierung macht möglich, Arbeit dort zu verrichten, wo jeder dies am besten kann. Das kann im Lieblingscafe sein, unter Palmen oder im Homeoffice. Für die Verbindung zum Unternehmen genügen Internet und ein Notebook (oder Smartphone bzw. Tablet). Natürlich brauchen wir für unsere Arbeit auch den Austausch mit Menschen. Doch Corona zeigt uns, dass dieser Dialog nicht innerhalb der Büromauern erfolgen muss. Mit moderner Kommunikation klappt das auch auf Distanz ganz gut. Manchmal sogar noch besser. Eine riesige Chance für Unternehmen tut sich da auf.

Führen auf Distanz

Im Büro können wir “mal eben” um die Ecke schauen, wenn wir mit unseren Mitarbeitern reden wollen. Oder wir holen unser Team in einem Meeting zusammen.
Wird im Homeoffice gearbeitet, klappt das so nicht. Da braucht es einen anderen Rahmen, damit Zusammenarbeit und Führung funktionieren.  

Küche
Elf Tipps um Teams im Homeoffice erfolgreich zu führen Wer auf Distanz führen will, der sollte ein paar zusätzliche Dinge beachten. Tipps, auf die “normale” Führungskräfte-Schulungen bisher nicht eingehen.

#1 Erwartungen klären

Was erwarten wir von unseren Mitarbeitern? Woran machen wir Erfolg fest?
Das muss uns selbst klar sein. Und auch unseren Mitarbeitern. Da hilft es, gemeinsam “Spielregeln” festzulegen. An die wir uns gemeinsam halten. Ein paar Beispiele:
  • Erreichbarkeit festlegen. Gibt es Vorgaben, wer wann erreichbar sein muss? Gerade für Teams mit (internem oder externen) Kundenkontakt ist das extrem wichtig.
  • Fokuszeiten erklären. Im Büro erkennen wir (oft), wenn unser Kollege gerade konzentriert arbeitet. Daran, dass er die Zimmertür geschlossen, ein Schild aufgestellt oder den Kopfhörer aufgesetzt hat. Im Homeoffice sehen wir das so nicht. Dafür gibt es Verfügbarkeitshinweise (z. B. in Slack, Teams oder zoom), mit denen wir auf unsere Fokusphasen hinweisen können. Noch besser: Wir stimmen feste Zeiten ab, in denen wir ungestört bleiben.
  • Zielzustand beschreiben. Woran werden wir und unsere Mitarbeiter erkennen, dass das Ziel erreicht bzw. die Aufgabe erledigt ist. Das müssen wir gemeinsam festhalten.

#2 Transparenz schaffen

Als Team sind wir dann besonders erfolgreich, wenn wir unser Wissen gemeinsam nutzen. Weil wir Wissen teilen.
Das gelingt, indem wir einen gemeinsamen Arbeitsbereich schaffen und nutzen. Auf den jedes Teammitglied – am besten die ganze Firma – Zugriff hat.
Einen Arbeitsbereich für den Austausch miteinander. Für die Ablage von Informationen und Dateien. Wichtig auch, dass eine gute Suchfunktion implementiert ist.
Transparenz macht Informationen verfügbar und schafft Vertrauen. Wenn Mitarbeiter erkennen, dass ihnen keine Informationen vorenthalten werden, vertrauen sie in die Entscheidung der Führungskräfte. Und sie werden ebenso handeln.

#3 Gemeinsame Rituale etablieren

Das Standup-Meeting gehört in vielen Teams dazu. Die Kollegen treffen sich, um zu informieren und zu entscheiden. So ein Meeting lässt sich ohne weiteres auch online durchführen. Wichtig hier: Festlegen wer teilnimmt, worüber gesprochen wird, wie lang das Treffen dauert, was dokumentiert wird.
So wie das Standup gibt noch weitere Rituale, die sich das Team im virtuellen Raum geben kann:
  • Das virtuelle Feierabend-Bier (muss nicht jeden Tag sein, klappt auch mit Limo). Online und mit Bild (Video).
  • Informationen zur Lage im Unternehmen. Regelmäßig (1 bis 2 mal die Woche) und nicht allzu lang (10 bis 20 min.). Hier werden aktuelle Themen geteilt, um gleichen Informationsstand sicher zu stellen.
Rituale geben Halt. Das stärkt und hilft in ungewohnten Situationen.

#4 Konflikte zulassen

Dicke Luft? Da hilft lüften. Fenster auf, frische Luft vertreibt den Mief.
Hochleistungsteams wissen das. Wo viel Wissen und Meinungen zusammenkommen, da kommt es immer auch zu Konflikten. Das darf sein. Was den Unterschied macht: Ob und wie Konflikte gelöst werden. Geht es um die (bessere) Sache? Oder darum, dem Kollegen eine auf’s Maul zu hauen?
Teams, die Konflikte zulassen und trotzdem wertschätzend miteinander umgehen, gewinnen. Weil sie Lösungen finden, die allen und der Sache dienen.
Uns Führungskräften kommt da eine entscheidende Rolle zu: Wir müssen eine Atmosphäre schaffen in der es knistert. Damit die Mitarbeiter mit Feuereifer dabei sind. Gleichzeitig eine Atmosphäre, die wärmt ohne (die Mitarbeiter) zu verbrennen. Wie wir mit Konflikten umgehen, ist da ganz entscheidend.
Lasst uns dabei nicht übersehen, dass es auch private Konflikte sein können, die Mitarbeiter – gerade im Homeoffice – mit sich herum und ins Team tragen. Da braucht es Vertrauen (#7), das anzusprechen und zu helfen.

#5 Unterstützung bieten

Wochenlanges Arbeiten im Homeoffice bringt viele Mitarbeiter in eine Situation, die sie so noch nicht erlebt haben. Auch für uns Führungskräfte ist sie neu. Trotzdem bzw. gerade deswegen sind wir gefordert. Als Kollege auf Augenhöhe. Als jemand, der sich die Sorgen anhört und Unterstützung bietet. Das können Fragen sein, die reflektieren und neue Türen öffnen. Oder ganz konkrete Dinge: Der größere Bildschirm oder der Bürostuhl, den wir unserem Mitarbeiter im Homeoffice zur Verfügung stellen.

#6 Meetings vor- und nachbereiten

Sollte selbstverständlich sein. Ist es aber nicht. Wie viele Präsenz-Meetings finden statt, ohne dass es eine Agenda gibt. Was soll am Ende der Meeting-Zeit erreicht sein? Das ist ganz oft nicht geklärt.
Ebenso hinterher. Werden in der Besprechung Aufgaben identifiziert, landen diese ganz oft … nirgends. Kein Aufgabentracking: Wer macht was bis wann? Und niemand, der nachhält, ob die Dinge erledigt sind. Im nächsten Meeting wird dann wieder von vorn begonnen. Oft hören wir dann: Ja, da hatten wir schon mal d’rüber gesprochen.
Bei Online-Meetings ist noch mehr zu beachten:
  • Die Plattformfrage. Wollen wir uns über Microsoft Teams besprechen? Oder doch lieber über zoom? Da kommt es darauf an, was im Unternehmen bereits zur Verfügung steht. Ist die Installation auf dem Rechner notwendig, braucht der Teilnehmer dafür die erforderlichen (Admin-) Rechte. Das ist nicht bei jedem (Firmen-) Rechner der Fall.
  • Die Sprecherfrage. Was schon in normalen Meetings nicht einfach ist, macht die Kommunikation bei Online-Besprechungen schier unmöglich. Nach welchen Regeln wird gesprochen? Gibt es einen Moderator, der das Wort verteilt? Können die Teilnehmer ihren Sprechwunsch anmelden (manche Konferenzsysteme bieten dafür einen Knopf)? Und wer gerade nicht spricht, schaltet sein Mikrofon stumm.
  • Die Kamerafrage. Wenn schon – denn schon. Ein Bild vom Kollegen hilft. Damit Emotionen sichtbar werden. Damit klar ist, wer dabei ist (oder nur eingewählt).

#7 Vertrauen schenken

Im Homeoffice klappt Micromanagement nicht mehr. Weil wir unseren Mitarbeitern über die Distanz nicht mehr jeden einzelnen Handgriff vorgeben und überwachen können.
Führen auf Distanz klappt nur, wenn wir uns gegenseitig vertrauen. Darauf, dass wir gemeinsam unterwegs sind zu den Zielen, die wir erreichen wollen (#1).
Vertrauen schaffen wir durch Dialog und Transparenz. Das gelingt, wenn wir uns regelmäßig austauschen. Darüber, was uns beschäftigt. Über Berufliches und Privates.

#8 Technik nutzen

Mittlerweile ist ganz viel möglich. Vieles davon ohne großen Aufwand. Digitalisierung macht’s möglich.
Slack und Microsoft Teams haben spätestens seit dem Ausbruch von Corona vielen Teams gezeigt, wie einfach und zielgerichtet Kommunikation sein kann. Der Austausch miteinander erfolgt themenbezogen (in Channels). Jeder kann sich einbringen. So, wie es gerade passt: Mit einem Text, in einem (Video-) Call oder durch Informationen, die hinterlegt (und verlinkt) werden.
  • Projekte lassen weiter so führen, als wäre das Team in einem Raum zusammen.
  • Störungsbearbeitung wird einfach(er), weil Techniker sich in einem Kanal zusammenschalten, um Informationen zu teilen und Daten auszutauschen. Das klappt mit dem Rechner im Homeoffice genau so gut wie mit dem Smartphone unterwegs.
  • Vertriebsmitarbeiter können ihre Kunden in einen eigenen Channel einladen. Wo sie sich zu einer Videopräsentation zusammenfinden, Dateien austauschen und Fragen beantworten. Dienstreisen werden damit unnötig.

#9 Ausgleich schaffen

Klar ist: Auch die Arbeit im Homeoffice ist Arbeit. Genau so harte Arbeit wie im Büro. Da ist Ausgleich notwendig. Damit wir nicht nur zwischen Esstisch und Schreibtisch pendeln.
Wer tagelang nur im Homeoffice arbeitet, der muss sich dringend um Bewegung und frische Luft kümmern. Am besten beides zusammen. Joggen, Radfahren, Spaziergänge. Möglichkeiten gibt gibt es genug. Das gilt nicht nur für uns selbst. Sondern auch für unsere Mitarbeiter. Dafür muss es Raum geben. Zeit, in der wir auf berufliche Erreichbarkeit verzichten.
Das gilt auch für unsere Sozialkontakte. Wer nur im Homeoffice arbeitet, tut gut daran, Kontakt zu seiner Umwelt bewusst einplanen. Privaten Kontakt zur Familie und zu Freunden.
Ohne diesen Ausgleich nehmen wir körperlich und seelisch Schaden.

#10 Privates fördern

In der Kaffeeküche ist es wie beim Frisör. Neuigkeiten, Tratsch und Ideen machen die Runde. Schon gehört?
So ein Austausch in der Kaffeeküche macht vertraut. Weil dort Themen zur Sprache kommen, die ganz andere, oft persönliche Einblicke zulassen. Was sich im Büro als toller Ort für Socialising etabliert hat, das braucht es auch im Homeoffice: Die Kaffeeküche als ein Ort, an dem Mitarbeiter ganz ungezwungen zusammen kommen. Jeder ist eingeladen, seine Themen zu platzieren. Was gerade bewegt.
Die virtuelle Kaffeeküche fordert Führungskräfte ganz besonders. Weil sie sich ganz leicht untermischen und einmischen können. Wenn die Kaffeeküche für jeden offen steht. Zum Chatten oder für eine gemeinsame Auszeit per Video. Da ist es leicht, kritische Diskussionen im Keim zu ersticken. Passiert das, werden Mitarbeiter verstummen. Sie werden nichts mehr preisgeben. Verhängnisvoll wäre das für Team und Unternehmen.
Chefs sollten da vorangehen. Indem sie zeigen, dass sie auch ganz normale Menschen sind. Die ihren Arbeitsplatz daheim in der Küche aufgeschlagen haben. Mal mit ungekämmten Haaren dasitzen. Privates schafft Nähe und Vertrauen.

#11 Freiraum geben

Wer im Homeoffice arbeitet, ist ganz nah an der Familie und am Haushalt. Da darf es auch mal Priorität haben, die Mathehausaufgabe zu klären, die Spülmaschine auszuräumen oder dem Paketboten die Tür zu öffnen.
Als Chef müssen wir akzeptieren (lernen), dass sich im Homeoffice Prioritäten verschieben. Das bedeutet nicht, dass der Job zur Nebensache wird. Sondern, dass sich die Abfolge verschieben kann. Aus 9-to–5 wird eine bunte Mischung aus privatem und beruflichem. In jedem Fall so, dass wir beides gut unter den Hut bekommen. Denn wer sich für den Arztbesuch oder den Mittagslauf ausklinken kann, der auch bereit sein, den Kunden noch am Abend (virtuell) zu treffen. (Alles natürlich innerhalb der geltenden Gesetze.)   Durch Corona haben wir unsere Komfortzonen verlassen müssen.
Viele von uns haben in der Krise erkannt, dass “Homeoffice” die einzige Chance war, das Unternehmen am Laufen zu halten. Mehr noch.

Wir haben erfahren dürfen, dass Remote Work eine riesige Chance ist, Führung neu zu definieren.

Wie fit ist dein Team für Remote Work?
Mach’ den Pain Check.

remoteKultour - Newsletter

Für alle, die Teamarbeit
ortsunabhängig leben wollen.
Newsletter abonnieren
*) Pflichtfeld. Die Daten nutze ich, um dir meinen Newsletter zu senden. Diesen kannst du durch Klick in der E-Mail wieder abbestellen. Weitere Informationen findest du in meiner Datenschutzerklärung.
close-link