Warum Videokonferenzen DIE Präsenz-Alternative sind

Sieben Besprechungen pro Woche mit jeweils sieben Teilnehmern. 2:45 Stunden je Meeting. Das sagt die Statistik über die durchschnittliche Business-Meeting-Woche. Trotzdem sagen Teilnehmer nach dem Meeting viel zu oft: “Das hätte ich mir schenken können!” Mit einer gut geplanten Videokonferenz senkst du den Meeting-Frust.

Wir sagen der Einladung zum nächsten Meeting wieder zu. Dafür verschieben wir lieber unsere anderen Aufgaben: Die strategische Planung am Unternehmen. Unsere Arbeit mit dem Team. Die persönliche Weiterentwicklung. Familienzeit.

Wir vergeben unsere Lebenszeit

Besonders frustrierend sind Meetings, wenn wir für unsere Teilnahme noch weiteren Aufwand auf uns nehmen (müssen): Präsenz-Meetings, für die wir an-/abreisen. Doch das ist nur einer der Gründe, warum Online-Meetings oft die effizientere und bessere Besprechungslösung sind.

Mit Skype (for Business), zoom und weiteren Videokonferenz-Lösungen, stehen uns heute etliche praktikable Alternativen zum geschäftlichen Präsenztreffen zur Verfügung. Entweder weil technischen Voraussetzungen (Breitband-Internetanschluss, Webcam, Mikrofon und Lautsprecher bzw. Headset) vorhanden sind oder weil sie sich einfach anschaffen und integrieren lassen.

Deshalb profitierst du von den Vorteilen einer Videokonferenz:

• Ressourcen werden geschont, weil
  • An- und Abreisezeiten entfallen
  • Besprechungsräume müssen nicht vorgehalten/angemietet werden
• Terminfindung wird erleichtert (weil v. g. Ressourcen nicht benötigt werden)
• Möglichkeiten der Interaktion bestehen, durch
  • Desktop-Sharing direkt vom Arbeitsplatz aus – auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist möglich;
  • Aufzeichnen des Treffens für die Dokumentation und Nicht-Teilnehmer;
  • Whiteboard (mittels Tablet) für Skizzen oder Text
  • Umfragen zur Meinungsabfrage (bei größeren Gruppen)
  • Hinweise (z. B. Wortmeldungen) an den Moderator

Vermeide Meeting-Frust

Auch für Online-Meetings gilt, was alle Meetings erfolgreich macht:

• Eine störungs- und ablenkungsfreie Umgebung ist wichtig
  Dazu kann es sinnvoll sein, an dem Meeting vom Homeoffice aus teilzunehmen oder ein Headset mit Noice Canceling zu verwenden.
• Die Teilnehmer (v. a. der Moderator) müssen mit den Hilfsmitteln vertraut sein
  Gute Videokonferenz-Software ist für die Nutzer intuitiv nutzbar und bietet Möglichkeiten, die Interaktion zu strukturieren und zu verbessern.
• Eine Agenda legt im Vorfeld Ziele und Themen fest.
• Aufgaben werden klar benannt, (nur) Teilnehmern der Besprechung zugeordnet und terminiert.
  Ein “Kümmerer” hält den Aufgabenfortschritt nach und eskaliert bei (relevanten) Abweichungen.
• Das Meeting ist (durch die Agenda) klar strukturiert; es beginnt und endet pünktlich.

Noch ein Tipp: Weil Teilnehmer oft von einem Meeting zum nächsten eilen, helfen abgestimmte Meeting-Regeln. Beginnt eine Besprechung nur zur vollen und halben Stunde und enden sie zur viertel- und dreiviertel-Stunde, haben die Teilnehmer immer (mindestens) 15 Minuten zum Durchschnaufen und für andere dringende Bedürfnisse.