Warum Videokonferenzen DIE Präsenz-Alternative sind

Digitale Zusammenarbeit

Sieben Besprechungen pro Woche mit jeweils sieben Teilnehmern. 2:45 Stunden je Meeting. Das sagt die Statistik über die durchschnittliche Business-Meeting-Woche. Trotzdem sagen Teilnehmer nach dem Meeting viel zu oft: „Das hätte ich mir schenken können!“ Mit einer gut geplanten Videokonferenz senkst du den Meeting-Frust.

Wir sagen der Einladung zum nächsten Meeting wieder zu. Dafür verschieben wir lieber unsere anderen Aufgaben: Die strategische Planung am Unternehmen. Unsere Arbeit mit dem Team. Die persönliche Weiterentwicklung. Familienzeit.

Wir vergeben unsere Lebenszeit

Besonders frustrierend sind Meetings, wenn wir für unsere Teilnahme noch weiteren Aufwand auf uns nehmen (müssen): Präsenz-Meetings, für die wir an-/abreisen. Doch das ist nur einer der Gründe, warum Online-Meetings oft die effizientere und bessere Besprechungslösung sind.

Mit Skype (for Business), zoom und weiteren Videokonferenz-Lösungen, stehen uns heute etliche praktikable Alternativen zum geschäftlichen Präsenztreffen zur Verfügung. Entweder weil technischen Voraussetzungen (Breitband-Internetanschluss, Webcam, Mikrofon und Lautsprecher bzw. Headset) vorhanden sind oder weil sie sich einfach anschaffen und integrieren lassen.

Deshalb profitierst du von den Vorteilen einer Videokonferenz:

  • Ressourcen werden geschont, weil
    • An- und Abreisezeiten entfallen
    • Besprechungsräume müssen nicht vorgehalten/angemietet werden
  • Terminfindung wird erleichtert (weil v. g. Ressourcen nicht benötigt werden)
  • Möglichkeiten der Interaktion bestehen, durch
    • Desktop-Sharing direkt vom Arbeitsplatz aus – auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist möglich;
    • Aufzeichnen des Treffens für die Dokumentation und Nicht-Teilnehmer;
    • Whiteboard (mittels Tablet) für Skizzen oder Text
    • Umfragen zur Meinungsabfrage (bei größeren Gruppen)
    • Hinweise (z. B. Wortmeldungen) an den Moderator

Videokonferenzraum

Vermeide Meeting-Frust

Auch für Online-Meetings gilt, was alle Meetings erfolgreich macht:

  • Eine störungs- und ablenkungsfreie Umgebung ist wichtig
    Dazu kann es sinnvoll sein, an dem Meeting vom Homeoffice aus teilzunehmen oder ein Headset mit Noice Canceling zu verwenden.
  • Die Teilnehmer (v. a. der Moderator) müssen mit den Hilfsmitteln vertraut sein
    Gute Videokonferenz-Software ist für die Nutzer intuitiv nutzbar und bietet Möglichkeiten, die Interaktion zu strukturieren und zu verbessern.
  • Eine Agenda legt im Vorfeld Ziele und Themen fest.
  • Aufgaben werden klar benannt, (nur) Teilnehmern der Besprechung zugeordnet und terminiert.
    Ein „Kümmerer“ hält den Aufgabenfortschritt nach und eskaliert bei (relevanten) Abweichungen.
  • Das Meeting ist (durch die Agenda) klar strukturiert; es beginnt und endet pünktlich.

Noch ein Tipp: Weil Teilnehmer oft von einem Meeting zum nächsten eilen, helfen abgestimmte Meeting-Regeln. Beginnt eine Besprechung nur zur vollen und halben Stunde und enden sie zur viertel- und dreiviertel-Stunde, haben die Teilnehmer immer (mindestens) 15 Minuten zum Durchschnaufen und für andere dringende Bedürfnisse.

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Diese Seite verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden..

Diese Artikel könnten dir auch gefallen

So gelingt die digitale Transformation: Die 7 Schlüssel für Unternehmen

So gelingt die digitale Transformation: Die 7 Schlüssel für Unternehmen

Die digitale Transformation ist eine zentrale Herausforderung für Unternehmen, insbesondere im Mittelstand. Dieser Beitrag stellt die 7 Schlüssel für eine erfolgreiche Transformation vor: von einer klaren Vision über Stakeholder-Einbindung bis hin zu flexibler Planung und kontinuierlicher Optimierung. Praxisnahe Tipps helfen, Hindernisse zu überwinden und den Wandel nachhaltig zu gestalten. Jetzt durchstarten und die Zukunft aktiv gestalten!

mehr lesen
Selbstmanagement im Team verbessern: Prozesse, Tools und die richtige Teamkultur

Selbstmanagement im Team verbessern: Prozesse, Tools und die richtige Teamkultur

Selbstmanagement im Team ist der Schlüssel zu effizienter und erfolgreicher Zusammenarbeit. Dieser Blogbeitrag zeigt, wie klare Rollen, flexible Prozesse und eine gesunde Teamkultur das Fundament für Selbstorganisation schaffen. Tools unterstützen zwar, aber Vertrauen und Eigenverantwortung sind entscheidend. Erfahre, wie Teams ihre Arbeitsweise kontinuierlich verbessern und flexibel auf Veränderungen reagieren können.

mehr lesen