Praktisch: Briefe digitalisieren

von | 28.06.2019 | selbstOrganisation

Ordner habe ich im meinem Büro fast vollständig abgeschafft. Meine Ablage ist digital und damit papierlos. Die wenige Post, die mich noch in Papierform erreicht, digitalisiere ich mit einem Scanner. Das klappt: Schnell und einfach, wie mein Video „Briefe scannen“ zeigt.

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    Mehr Informationen

    Einlegen – Scannen – Fertig

    Mit zwei Schritten hab‘ meine Briefe digitalisiert.

    Zuerst lege ich meinen Brief in den Vorlageneinzug meines Scanners. Dann wähle ich aus den gespeicherten Voreinstellungen die Scanvorlage aus. Der Rest funktioniert automatisch, weil der Scanner direkt mit meinem digitalen Archiv verbunden ist.

     

    Scanvorlage auswählen

    In den Voreinstellungen meines Multifunktionsgeräts hab‘ ich die gängigen Brief-/ Papiertypen gespeichert:

    • DIN A4 und DIN A3
    • Hoch- und Querformat
    • Ein- und Doppelseitig bedruckt

    Die Voreinstellungen sorgen dafür, dass der Brief in der passenden Formatierung im Archiv landet.

    Ins Archiv scannen

    Ist die Vorlage gewählt, starte ich den Scan. Abhängig von der Zahl der Seiten, dauert das nur wenige Sekunden.

    Direkt nach dem Scan wird die Datei in den Eingangskorb meines Digitalen Archivs hochgeladen.

    Fertig

    Mit einem Blick auf das Display des Scanners erkenne mir, dass der Scan erfolgreich war. Der Brief ist dadurch direkt in meinem Archiv gespeichert.

    Was tun mit dem Original?

    Sobald der Scan abgeschlossen ist, nehme ich die gescannten Dokumente aus dem Gerät und lege sie in einen Ablagekasten. Dort bleiben sie für ein paar Tage. So kann ich – falls sich herausstellt, dass das Dokument nicht sauber erfasst wurde – nochmal darauf zurückgreifen. Danach werden die Briefe entsorgt.

    Übrigens: Bis heute gab es den Fall noch nicht, dass ein Brief nicht sauber digitalisiert wurde. Jedesmal, wenn der Scanner mir den „grünen Haken“ angezeigt hat, waren die Briefe anschließend auch lesbar in meinem Archiv abgelegt.

    Und was kommt jetzt?

    Das Scannen erledige ich direkt, nachdem ich die Briefe geöffnet hab‘. So bleibt nichts liegen und nichts geht verloren.

    Die Briefe landen nach dem Scannen in meinem digitalen Posteingangskorb. Diesen bearbeite ich mindestens einmal pro Woche. Wie? Das zeig‘ ich dir im nächsten Video.

    Überlegst du, ob das Scannen der Briefe auch was für dich ist? Dann lies meine „7 Gründe warum du ein digitales Archiv aufbauen solltest„.

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