Besprechungen brauchen Struktur

Es gibt sie. Zuhauf: Die Besprechung ohne Agenda und ohne Protokoll. Und am Ende wundern wir uns, dass Aufgaben und Fortschritt nicht klar sind. Dass Projekte scheitern.

Kürzlich hat mir eine Führungskraft stolz erzählt: „Ich gehe mittlerweile ganz entspannt unvorbereitet in Besprechungen.“ Das klappt natürlich besonders gut, wenn Anwesenheit mehr zählt als Fortschritt und Ergebnis. (Bitte nicht wundern, wenn es die Mitarbeiter dann genauso machen.)

Besprechungen sind wertvoll, wenn

• sie ein festgelegtes und gegenüber allen Teilnehmern im Vorfeld kommuniziertes Ziel verfolgen,
• Agenda und Rollenverteilung (z. B. Protokollführung, Moderation) allen Teilnehmern bekannt sind,
• die Teilnehmer Mehrwert liefern,
• Aufgaben mit Fälligkeit und Verantwortlichkeit vereinbart werden (das funktioniert nur, wenn die Verantwortlichen auch anwesend sind),
• Beginn und Ende verbindlich sind (und nur ausnahmsweise länger als 60 Minuten dauern),
• die Teilnehmer sich an (vereinbarte) Kommunikationsregeln halten (Handy aus!) und
• ein Moderator vorgenannte Punkte begleitet.

Auch Besprechungszeit ist Lebenszeit. Und die wollen wir nicht in wertlosen Besprechungszeit vergeuden! Oder?

Digitales Mindmapping

Als Tony Buzan Anfang der 1970er-Jahre seine ersten Mindmaps entwickelte, nutzte er noch Papier und Stift. Die mittlerweile vorhandenen digitalen Möglichkeiten eröffnen – auch beim Erstellen von Mindmaps – zusätzlichen Gestaltungsraum.

Digitale Mindmaps

• lassen sich schier unendlich fortschreiben (ohne an den Rand eines Papiers zu gelangen),
• passen sich im Layout automatisch an, wenn ein Ast später um weitere Gedanken/Themen erweitert wird,
• lassen sich – mittels Beamer und Videokonferenz – „live“ und weltweit teilen,
• bieten Möglichkeiten der digitalen Verknüpfung (durch Links zu anderen Inhalten) und Gestaltung (durch Bilder und Symbole).

Protokolle als digitale Mindmap

OK. Wir wissen, wie wichtig Besprechungsprotokolle (gerade auch im Projektmanagement) sind. Und wir kennen die Flexibilität, die uns Digitalisierung beim Mindmapping bietet. Dann ist der nächste Schritt: Protokolle als digitale Mindmap erstellen.

Seit einigen Jahren nutze ich die digitalen Möglichkeit bei der Protokollerstellung. Anfangs nur für mich. Mittlerweile auch in den Teams, mit denen ich zusammenarbeite.

Willst auch du Protokolle künftig als digitale Mindmap ersellen (lassen)? Dann gebe ich dir hier ein paar Tipps, damit der Start für dich und dein Team gelingt.

Du fängst selbst an

Meinen ersten Einstieg ins Mindmapping fand ich 2007 mit dem Taschenguide MindMapping (von Horst Müller, Produktlink). Der gab mir einen ersten Überblick und erklärte die „Technik“ des Mindmapping.
Doch das Wichtigste: Du erstellst deine ersten Mindmaps. Selbst. Geh‘ in die nächste Besprechung und mach dir Notizen als Mindmap. So erfährst du die Flexibilität, die im Mindmapping steckt. Gerade für die Protokollführung.

Wenn du Notizen bisher mittels Papier und Stift erstellt hast, dann bleib (erst mal) dabei. Wichtig ist, dass du erste „Mindmapping-Erfahrung“ sammelst. Wechsle erst später zur digitalen Mindmap.

Nutze ein Programm, das dich unterstützt

Wie wichtig ist dir das Layout? Bist es (nur) du, der Protokolle erstellt? Mit welchen Systemen (Betriebssysteme, Browser, Notebook/Tablet) soll das Tool funktionieren?
Wenn du hier Klarheit hast, dann wirst du auch das passende Programm finden. Die Auswahl ist mittlerweile riesengroß. Ein paar Beispiele findest du weiter unten.

Der Appetit kommt beim Essen – auch beim Mindmapping im Team

Wenn du in Besprechungen deine ersten Mindmaps erstellst, wird es passieren: Du wirst darauf angesprochen. Nutze dies, um andere „abzuholen“ und „anzustecken“. Erkläre, wie du Mindmapping für die Besprechungsdokumentation nutzt. Und was es dir bringt.

Vereinbart einen Test

Als Protokollführer hab‘ ich anfangs nur meine Mitschriften als Mindmap auf meinem Tablet erstellt. Ich hab‘ angeboten, die Mindmap dem Protokoll beizufügen. (Recht schnell haben wir dann in nachfolgenden Besprechungen mit den Mindmaps weitergearbeitet.)
Wir haben Testphasen vereinbart, in denen das „herkömmliche“ Protokoll durch Mindmaps ersetzt wurde. Aus dem Test wurde (fast) immer die Regel. Dieses Vorgehen kann auch in deinen Teams funktionieren.

Biete Unterstützung

Wenn du das Mindmapping in das Team trägst, hast du bereits einen Vorsprung. Du hast wahrscheinlich bereits Wochen „geübt“ und dich auch mental damit beschäftigt. Gebe diese Erfahrung weiter. Und gebe dem Team Zeit, deinen Wissensvorsprung aufzuholen. Wenn das gelingt, werden auch andere Protokolle als digitale Mindmap erstellen.

Viele Apps führen zum Ziel

Die Auswahl an digitalen Mindmapping-Tools ist mittlerweile recht groß. Da ist bestimmt auch für dich und dein Team das Passende dabei. Hier drei Beispiele:

• MindNode
  Erstellt schöne Mindmaps im „Apple-Universum“. Für Mac und iOS (Tablet, Smartphone) verfügbar. Toll: Mindmaps lassen sich nicht nur (z. B. als PDF) exportieren sondern auch (online) veröffentlichen. (In-)App-Kauf.
• MindMeister
  Bietet gute Möglichkeit zur Kollaboration. Für Windows, Mac, iOS, Android. Abo-Modell.
• FreeMind
  Ein OpenSource-Projekt zum Erstellen von Mindmaps. Verfügbar für Windows, Mac, Linux. Kostenlos.

Aus meiner Perspektive lohnt der Einsatz einer professionellen (kostenpflichtigen) Software. Ob die Entscheidung dann auf ein Programm wie MindNode oder MindMeister fällt, hängt neben dem Budget auch vom Einsatz ab: MindNode ist eher für die „Einzelplatz-Erstellung“ von Mindmaps geeignet. MindMeister spielt seine Stärken bei der Zusammenarbeit im Team aus.

Das Praktische und das Nützliche vereint

Für das Entwicklen einer Strategie und das Brainstorming nutzte ich digitales Mindmapping bereits viele Jahre. Und ich habe begonnen, mich mit Mindpaps auf Besprechungen und Workshops vorzubereiten. Diese zu entwickeln und zu strukturieren. Damit war der Schritt zur Dokumentation, zum Protokollieren nicht mehr weit.

Protokolle? Digital als Mindmap erstellt! Damit spare ich Zeit und sorge dafür, dass Besprechungen für die Teilnehmer zum Mehrwert werden. Damit gehe ich ganz entspannt und vorbereitet in jede Besprechung.