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Remote Work – Wie wir künftig arbeiten

von | 12.08.2020 | Digitalisierung, Führung, Organisation

Es begann als weltweites Experiment

Es geschah über’s Wochenende. Von Freitag auf Montag Mitte März 2020 konnten viele von uns nicht mehr an ihren gewohnten Schreibtisch im Büro zurückkehren. Die Corona-Krise nahm damals Fahrt auf. Darauf waren wir nicht vorbereitet.

Es begann als Experiment. Auch Monate später ist Homeoffice, besser Mobiles Arbeiten, wie wir es in Deutschland arbeitsrechtlich korrekt nennen müssten, noch nicht abgeschlossen. Remote Work ist für viele Mitarbeiter zur gelebten Praxis geworden.

Was uns – Arbeitgeber und Mitarbeitende – am meisten überrascht: Das Arbeiten außerhalb des Büros klappt gut. Besser als erwartet. So gut, dass wir das Mobiles Arbeiten fest in unseren Alltag integrieren wollen.

Mobiles Arbeiten etablieren: 6 Tipps für alle, die Remote Work im Unternehmen verankern wollen.

Produktiv trotz Homeoffice

Lassen wir uns nicht täuschen. Auch wenn Remote Work unserer Produktivität keinen Abbruch getan hat und die Zusammenarbeit im Team virtuell gut klappt: Für manche Herausforderung haben wir noch keine Lösung.

  • Die neue Kollegin, die ihre Kollegen nur aus Zoom-Meetings kennt. Sie fühlt sich bis heute nicht zugehörig zum übrigen Team.
  • Der Mitarbeiter, dem Feedback fehlt. Vom Team und vom Chef, mit dem er sich seit Monaten nicht mehr im Vier-Augengespräch ausgetauscht hat.
  • Das Projektteam, dem das gemeinsame Whiteboard fehlt. Der Ort, an dem Lösungen entstehen.
  • Der Chef, der Angst hat, die Kontrolle zu verlieren. Weil er nicht weiß, ob die Mitarbeiter tun, was er ihnen aufgetragen hat.
  • Der Unternehmer, dem die Mitarbeiterversammlung abhanden kam, auf der er die Strategie für die nächsten Jahre ins Unternehmen tragen wollte.

Die Probleme und Sorgen sind berechtigt. Viele davon sind neu. So neu, dass wir dafür noch kein Best Practice haben, auf das wir zurückgreifen können. Trotzdem: Es wäre falsch, auf Wandel zu verzichten, nur, weil wir – noch – keine eingeübte Antwort darauf haben.

Dieser Beitrag hilft dir, Remote Work als Teil des Wandels zu begreifen, in dem sich unsere Arbeitswelt gerade befindet. Ein Wandel, der durch die Corona-Krise massiv beschleunigt wird. Und er gibt dir Tipps an die Hand, die dir zeigen, wie wir Mobiles Arbeiten im Unternehmen etablieren können.

Verlierer und Gewinner

Entwicklungen haben zwei Seiten. Eine gute und eine schlechte Seite. Einerseits gibt es eine Reihe von Menschen, die von Veränderungen profitieren. Und andere, die das nicht tun.

Berufe im Wandel

Die beiden Oxford Professoren Carl Benedikt Frey und Michael A. Osborne nahmen 2013 in einer Studie 700 Berufe in den USA unter die Lupe. Sie fanden heraus, welche Berufe in den nächsten Jahren verschwinden werden und was die Gründe dafür sind.

Mehr zu der Studie findest du in meinem Artikel Wie Digitalisierung Arbeit und Management verändert

Frey und Osborne haben etliche Berufe identifiziert, die der Digitalisierung zum Opfer fallen. Berufe, die wir nicht mehr brauchen. Den Telefonverkäufer zum Beispiel.

Neu kommt hinzu, dass über Jahrzehnte eingeübte (Management-) Gewohnheiten seit der Corona-Krise nicht mehr funktionieren. Mikromanagement zum Beispiel. Auch Eckbüros und vor der Bürotür reservierte Chef-Parkplätze werden nicht mehr gebraucht.

Wer will wird profitieren

Wer offen ist für Wandel, wird profitieren. Für den tun sich durch Digitalisierung neue Möglichkeiten auf.

  • Mitarbeiter können dort wohnen (bleiben), wo es ihnen gefällt. Unabhängig davon, wie weit entfernt der Arbeitgeber seinen Sitz hat.
  • Mitarbeiter zu finden wird für Unternehmen einfacher. Weil der Arbeitsmarkt nicht mehr auf die eigene Region beschränkt ist. Talente lassen sich weltweit rekrutieren. Ohne Umzug.
  • Projektarbeit wird ortsunabhängig. Denn viele Meetings erfordern keine Präsenz. Da kann der Projektleiter am Vormittag in Hamburg dabei sein und am Nachmittag in München.

Profitieren wird, wer offen für den digitalen Wandel ist. Wer Digitalisierung dagegen als Teufelszeug, als Instrument zur Vernichtung von Arbeitsplätzen und Wohlstand sieht, wird zusammen mit dem eigenen Job untergehen.

Küche

Remote Work verändert deinen Arbeit-Alltag

Rückblickend fragt keiner mehr, wie lang der Bau der Elbphilharmonie gedauert hat. Oder wie teuer das Projekt war. Was zählt ist das Ergebnis. Das großartige Konzerthaus, in dem Künstler gern auftreten und wo wir uns für Karten auf eine lange Warteliste schreiben.

Das Ergebnis zählt

Dir ist es wahrscheinlich piepegal, wo ich diesen Artikel geschrieben habe. Ob in einem Büro, im Garten, am Strand oder auf der Toilette. Dich interessiert das Thema und die Tipps, die ich gebe. Genau das ist es. Das Ergebnis zählt.

Jeder von uns, der seinen Job mit Laptop und Handy erledigen kann, kann ortsunabhängig arbeiten. Was uns vor Corona davon abgehalten hat, waren die gewohnten Strukturen. Und die bröckeln. Endlich.

Vom Teamwork hängt es ab

Großartige Ergebnisse erreichen wir als Team. In vielen Projekten gilt: 1 + 1 ist mehr als 2. Wer sich mit anderen zusammen tut, gewinnt neue Perspektiven. Gemeinsam gelingt, Probleme zu lösen, die für einen allein unüberwindbar sind.

Auf den ersten Blick passen Mobiles Arbeiten und Teamwork nicht zusammen. Wer ortsunabhängig arbeitet, wird nicht auf Teamkollegen treffen. Soweit die bisherige Denke.

Teamwork digital

Die ersten Büros entstanden um das Jahr 1800. Als Arbeitsplatz für Händler und Beamte. Auch später, Anfang des 20. Jahrhunderts, waren Büros noch nicht weit verbreitet. 3 Prozent der Beschäftigten hatten damals ihren Arbeitsplatz in einem Büro.

Der Anteil an Büroangestellten wuchs über die Jahrzehnte stark, so dass (in Deutschland) mittlerweile die meisten Erwerbstätigen an einem Schreibtisch sitzen.

Smartphone statt Fernsprecher – Laptop statt Schreibmaschine

Telefon und Schreibmaschine waren anfangs den Büroarbeitsplätzen vorbehalten. Doch mittlerweile hat jeder von uns (mindestens) ein Telefon … und ein Smartphone.

Unsere Notebooks ist mittlerweile kleiner, leichter und vielseitiger als eine Schreibmaschine es je war.

Nicht nur kompakter, auch mobiler und vielseitiger wurden die Geräte. Kommunizieren können wir – dank Internet – mittlerweile an (fast) jedem Ort. Per Sprache, mit Video und via Text.

Damit sind die Voraussetzungen vorhanden, unsere Büroarbeit ortsunabhängig zu erledigen. Einzig: Gemacht haben das bisher nur wenige. Weil ungewohnt und nicht gewünscht.

Ortsunabhängig arbeiten

Die Corona-Krise hat uns über Nacht ortsunabhängiges Arbeiten lernen lassen. Von einem Tag auf den anderen waren wir aufgefordert, unsere Arbeit aus dem Homeoffice zu erledigen. Die Technik dafür stand bereit.

Teamwork aus dem Homeoffice

Unsere Arbeit haben wir in den vergangenen Jahrzehnten immer stärker in Prozessen und in Projekten organisiert. Viele von uns wurden zu Spezialisten auf ihrem Gebiet. Das hat unsere Produkte und Dienstleistungen mit immer neuen Features angereichert. Allerdings: Diese Form von Arbeit funktioniert nur gemeinsam. Im Team. Und dieses Team haben wir im Homeoffice nicht neben uns.

Das ist die Herausforderung, vor der wir aktuell stehen:
Wie schaffen wir es von unterschiedlichen Orten als Team zusammenzuarbeiten?

Homeoffice auf dem Balkon

Die Zukunft unserer Teamarbeit ist mobil

Mobiles Arbeiten hat das Zeug, die Effizienz der Zusammenarbeit zu steigern.

Wir können ungestört arbeiten

Großraumbüros waren über Jahre in Mode. Gelang es damit doch, den teuren Büroraum optimal auszulasten. Andererseits: Mit Blick auf die Arbeitsstättenverordnung optimierte Büroflächen sind oft schlecht für die Leistungsfähigkeit des Einzelnen. Der Bürolärm und die vermeintlich ständige Verfügbarkeit der Mitarbeiter verhindern, dass Mitarbeiter sich länger auf eine Aufgabe konzentrieren können.
Das Homeoffice ist da eine Win-Win-Lösung: Mitarbeiter, die zu Hause einen Ort für ungestörtes Arbeiten haben, erhöhen ihre Leistung. Kollegen, die diese Möglichkeit nicht haben, erfahren im Büro weniger Lärm und Ablenkung. Und das Unternehmen kann auf den ein oder anderen Quadratmeter teure Bürofläche verzichten.

Wir kommunizieren besser

Schnell mal beim Kollegen nachfragen. Kurzfristig ein Meeting ansetzen. Statusgetue. Das geht nicht mehr bzw. fällt direkt negativ auf, wenn wir uns in einer Videokonferenz treffen.
Weil wir nicht direkt (im Büro) verfügbar sind, werden wir nicht so oft gestört. Auch kann unser Kollege oder Chef nicht davon ausgehen, dass er uns direkt erreicht, wenn wir im Homeoffice sitzen. Und weil es am Bildschirm keine Sitzordnung gibt, hat der Chef keine herausgehobene (Sitz-) Postion mehr.

Wir haben mehr Freiraum

Beruf – Familie – Hobbies. Was manche von uns als Work-Life-Balance bezeichnen, das geht bei Remote Work leichter unter einen Hut: Die Kinder in die Krippe bringen. Der Spaziergang mit dem Partner. Die Videokonferenz mit den Kollegen in Übersee.
Liegen unser Arbeits- und Privat-Leben räumlich nah, können wir ohne lange Transferzeiten hin und her wechseln. Klar: Das will gelernt sein, um nicht in einer Rolle hängen zu bleiben.

Tipps für Arbeitgeber

In vielen Unternehmen hat das Umdenken längst begonnen. Nach den guten Erfahrungen mit Homeoffice und Remote Work während des Corona-Lockdowns suchen Firmen mittlerweile intensiv nach Wegen, Mobiles Arbeiten fest in den Unternehmen zu verankern.

6 Tipps für alle, die Mobiles Arbeiten im Unternehmen etablieren wollen

Technik bereitstellen

Zum Mobilen Arbeiten gehört für uns Wissensarbeiter die passende Technik. In den meisten Fällen wird das ein Rechner mit passendem Monitor und ein performanter Internetanschluss sein.

Ob eine spezielle Anbindung ans Firmennetz notwendig ist (z. B. via VPN oder Terminalserver), hängt davon ab, wo die Daten liegen (auf dem lokalen Firmenserver oder in der Cloud) und welche spezielle Software im Einsatz ist (CRM-, Management-, Telefonie-System).

Haben wir im Büro unsere Zeit überwiegend sitzend am Schreibtisch verbracht, wird dies auch im Homeoffice der Fall sein. Schreibtisch und Stuhl müssen auch daheim auf stundenlanges Arbeiten abgestimmt sein.

Welche Ausstattung letztlich am mobilen Arbeitsplatz notwendig und sinnvoll ist, wird von den persönlichen Umständen abhängen. Was ist bereits vorhanden? Was muss noch angepasst oder angeschafft werden. Weil es da so viele Antworten wie Mitarbeiter gibt, könnte das die Lösung sein: Mitarbeiter, die sich einen Mobilen Arbeitsplatz einrichten, erhalten vom Arbeitgeber monatlich einen Pauschalbetrag. Der Mitarbeiter nutzt das Geld, um damit seinen Arbeitsplatz so einzurichten, dass dieser zu den (technischen) Anforderungen im Unternehmen passt (und den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung genügt).

Kommunikation sicherstellen

Während der Corona-Krise haben wir erkannt, wie reibungslos Remote Work funktioniert. Ein Grund dafür ist, dass wir uns bis zum Lockdown täglich im Büro getroffen und viele Stunden gemeinsam verbracht haben. Dadurch wussten wir, wie unser Kollege tickt. Mit diesem Wissen sind wir ins Homeoffice gegangen. Dieses Kollegen-Wissen hat uns dann Monate lang getragen.

Wird Mobiles Arbeiten zum Standard, werden wir neue Mitarbeiter ins Team integrieren. Weitere Änderungen werden kommen, die dazu führen, dass sich neue Teams bilden und bestehende neu zusammensetzen.

Auf diese Veränderungen müssen wir uns vorbereiten. Wir brauchen Lösungen, um Vertrautheit und Kommunikation im Team zu erhalten und zu entwickeln. Darauf müssen wir unsere Kommunikation neu ausrichten.

Unsere Büros müssen wir zu Orten der Begegnung und des Austauschs (vor allem über persönliches) umgestalten. Weniger Schreibtische, mehr Bistrotische. Büroetagen werden zu Freiräumen, in denen sich Menschen gern treffen und persönlich kennen lernen. Damit stellen wir sicher, dass im virtuellen Austausch die Vertrautheit vorhanden ist, die wir für gute erfolgreiche Zusammenarbeit so dringend brauchen.

Für die Kommunikation im mobilen Alltag brauchen wir Plattformen, die uns verschiedene Möglichkeiten zum Austausch mit Kollegen bieten. Da lässt sich ein Sprach- oder Videocall ebenso leicht führen, wie der Chat mit Einzelnen oder im Team.

Führungskräfte wird – noch stärker als bisher – die Rolle zukommen, den Dialog mit Mitarbeitern zu pflegen und die Kommunikation untereinander aufrecht zu halten.

Zusammenarbeit sicherstellen

Wenn jeder von uns irgendwo auf der Welt arbeitet, stellt das unsere Zusammenarbeit vor eine besondere Herausforderung. Doch machen wir uns nichts vor: Zusammenarbeit hat nicht zu tun mit der Fläche, über die wir verteilt sind. Zusammen arbeiten können wir auch ohne zusammen zu sitzen.

Erreichbarkeit hat zwei Seiten. Mal schnell zum Kollegen gehen, weil sein Schreibtisch um die Ecke steht, ist nicht die Erreichbarkeit, die wir im Business anstreben sollten. Denn vielleicht arbeitet der Kollege gerade in einem Thema, bei dem er jetzt nicht gestört werden will. Im Großraumbüro gibt es für solche Denkarbeit oft zu wenig Raum.

Andererseits: Der Agent, der für Kunden am Telefon erreichbar sein soll, muss nicht mit vielen Kollegen in einem Raum sitzen. Moderne Telefonanlagen vermitteln ankommende Gespräche dorthin, wo der Agent sich angemeldet hat. Das kann im Büro sein, zu Hause oder an jedem anderen Ort mit Telefonanschluss.

Was Erreichbarkeit für den Einzelnen und das Team im Unternehmen bedeutet ist individuell. Sie hängt von den Aufgaben und Zielen ab. Wichtig ist, dass wir unsere Erwartungen abstimmen und – wo nötig – festlegen. Regeln zur Erreichbarkeit sollen nicht der Kontrolle des Mitarbeiters dienen. Vielmehr sollen sie sicherstellen, dass der Mitarbeiter seinen Beitrag zum Wohle des Kunden erbringen kann.
Mit der Arbeitszeit verhält es sich ebenso. Mobiles Arbeiten eröffnet uns neue Flexibilität. Weil es möglich wird, unsere Kinder untertags zum Flötenunterricht zu bringen und den Einkauf zu erledigen. Am Abend haben wir dann wieder Muße und Raum, für die Firma am neuen Konzept weiterzuarbeiten.

Der klassische 9-to-5-Job hat ausgedient. Arbeitszeit wird individueller. Passend für den Mitarbeiter und das Unternehmen. Damit das klappt brauchen wir auch da Absprachen. Gibt es Zeiten, in denen wir erreichbar sein müssen? Welche Arbeitszeitregelungen gelten (im Unternehmen und im gesetzlichen Rahmen)?

Zusammenarbeit lässt sich nicht befehlen. Vielmehr braucht sie Raum, sich zu entfalten. Der passende Rahmen lässt sich im Dialog finden. Dabei müssen Management und Betriebsrat aufpassen, dass sie einen Rahmen definieren, der die Interessen der Kunden im Blick hat. Teams und Mitarbeiter brauchen dann den Freiraum, diesen Rahmen maximal selbst zu gestalten.

Zum Start in die virtuelle Form der Zusammenarbeit ist es wichtig, dass alle im Unternehmen das gleiche Verständnis mitbringen. Wenn jeder Mitarbeiter über die Möglichkeiten Bescheid weiß, die digitale Kolloaborationstools mitbringen, wird es leichter, diese gemeinsam effizient zu nutzen. Hier lohnt es, durch Schulungen und Best Practice auf Möglichkeiten hinzuweisen, die die neue Technik für die Zusammenarbeit bereithält.

Rechtliches beachten

Weil viele von uns keinen juristischen Background haben, lohnt es sich, Fachleute einzubeziehen.

Noch wichtiger als das Gespräch mit einem Rechtsbeistand, ist, dass wir uns im Unternehmen mit allen Interessengruppen an einen Tisch setzen. Um zu diskutieren und festzulegen, was Mobiles Arbeiten für uns bedeutet. Welche Änderungen sich organisatorisch ergeben. Welche Hürden wir sehen und wie wir damit umgehen. Gespräche mit dem Betriebsrat können in eine Betriebsvereinbarung münden.
Weiter oben habe ich bereits auf andere Themen hingewiesen, bei deren Gestaltung wir Gesetze und Verordnungen im Blick haben müssen.

  • Arbeitsgesetze
  • Datenschutz, DSGVO
  • Branchenspezifische Vorgaben

Wir sollten festlegen, wie private Geräte für Firmenzwecke genutzt werden (Stichwort: BYOD, bring your own device).

Bei all den Vorschriften, die es zu beachten gilt, dürfen wir eines nicht vergessen: Der Gesetzgeber hinkt mit den Regelungen der Entwicklung (immer) hinterher. Bei der Gestaltung von Mobiler Arbeit wird es Entscheidungen brauchen, die sich hart an der Grenze des aktuellen Regelungen bewegen, vielleicht sogar in Teilen etwas darüber hinausgehen. Dann sind der gesunde Menschenverstand und Regelungen gefragt, die von den Betroffenen getragen werden.

Leitfaden erstellen

Vieles von dem, was ich hier skizziert habe, wird sich entwickeln. Einiges wird individuell für das jeweilige Team sein. Trotzdem ist es sinnvoll, einen Leitfaden zu erstellen, in dem die Basics festgehalten werden. Nicht als Bibel, die über Jahrtausende unverändert bestehen bleibt. Sondern als Orientierung. Als Rahmen und Nachschlagewerk für Mitarbeiter. Der Leitfaden kann Antworten geben auf diese Fragen:

  • Was verstehen wir unter “Mobilem Arbeiten”?
  • Zu welchen Zeiten wollen wir arbeiten?
  • Wie verstehen wir “Erreichbarkeit”
  • Wie gestalten wir unsere Meetings, Mitarbeitergespräche, Zusammenarbeit?
  • Wo treffen wir uns persönlich? Wozu?
  • Wie definieren und messen wir Erfolg (des Mitarbeiters, Teams, Unternehmens)?

Der Leitfaden soll allen Mitarbeitern leicht zugänglich sein und “diskutierbar” bleiben. Damit er Meinungen und Entwicklungen einfängt und immer wieder aktualisiert werden kann.

Co-Working als Alternative

Brauchen wir das bisherige Büro überhaupt noch? Vielleicht kommen wir mit weniger Quadratmetern aus oder können ganze Niederlassungen auflösen?

Wenn wir Mobiles Arbeiten ernst meinen, werden wir uns von (vielen) klassischen Büros verabschieden. Unternehmen können auf das Anmieten von teurem Büroraum verzichten. Und gemeinsame (Mitarbeiter-) Treffen sind nicht mehr an den Firmensitz gebunden.

Co-Working-Spaces werden an Bedeutung gewinnen. Als Orte, an denen Unternehmen flexibel einzelne Schreibtische, Büroräume oder (Meeting-) Flächen anmieten können. Für Stunden, Tage oder auch länger. Heute in München, morgen in Hamburg. So wie es für die Zusammenarbeit passt.

Co-Working macht Unternehmen (räumlich) flexibel. Gleichzeitig bietet Co-Working den Mitarbeitern Raum für Begegnung, für Projektarbeit oder für Arbeit im Stillen.Weil sich in Co-Working-Spaces Menschen aus unterschiedlichen Unternehmen begegnen, eignen sie sich auch wunderbar für den Blick über den eigenen Tellerrand. Das eröffnet neue Perspektiven und auch die eine oder andere Kooperation hat sich da entwickelt.

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