Eine Dokumentenmappe für den Notfall

Wir alle hoffen, dass er nie eintritt. Gleichzeitig sollten wir uns Gedanken darüber machen. Und vorbereitet sein. Auf einen Notfall. Darauf, wichtige Dokumente immer griffbereit zu haben.

Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe empfiehlt hier eine Dokumentenmappe. In der – für den Notfall – unsere Unterlagen bereitstehen.

Wichtig – aber in der Form nicht mehr zeitgemäß

Die Behörde spricht von einer Tasche, in der wir Notfall-Dokumente griffbereit halten. Doch wer will schon seine Sparbücher, Einkommensbescheinigungen und Ausweise so bereit legen?

Zum Glück gibt’s mittlerweile einen besseren Weg. Einen, der zeitgemäß und praktikabel ist: Die digitale Form der Dokumentenmappe: Eine Datei, in der wir wichtige Unterlagen bereit halten. Um – auch im Notfall – darauf zugreifen zu können.

Bei einer Papierablage überwiegen die Nachteile

Es muss ja keine Katastrophe sein. Kein Krieg und keine Umweltkatastrophe. Da genügt ein (Verkehrs-) Unfall, ein Brand oder ein Einbruch. Schon kann es sein, dass

• wir selbst oder unsere Angehörigen Zugriff auf Dokumente benötigen oder
• wichtige Unterlagen abhanden kommen.

Eine Tasche voller Papier ist keine Lösung. Weil wir an so eine Tasche – die über Jahre irgenwo in der Ecke steht – im Notfall wahrscheinlich gar nicht denken. Und weil sie Unterlagen enthält, die nicht mehr aktuell sind: Weil wir das Auto und die Versicherung gewechselt haben. Oder den Arbeitgeber.

Die digitale Dokumentenmappe in der Cloud

Einen solchen Totalausfall vermeiden wir, wenn wir Unterlagen digital ablegen. Am besten in einer sicheren Cloud.

• Die Dokumenten-Cloud ist keine Tasche mit alten Unterlagen bei uns zu Hause. Vielmehr ist die Cloud auf dem neuesten Stand. Technisch und auch, was unsere Unterlagen betrifft.
  

  So legst du deine Briefe einfach in der Cloud ab.

• Die Dokumente liegen geschützt „irgendwo“. Große Cloud-Anbieter haben ihre Rechenzentren weltweit verteilt. Da sind unsere Daten in einzelnen Paketen und mehrfach gesichert abgelegt. Der Ausfall eines Rechenzentrums führt dann eben nicht zum Verlust unserer wichtigen Daten.
• Die Cloud ist sicher. Viel sicherer als Unterlagen bei uns zu Hause. Mit doppeltem Zugriffsschutz (2-Faktor Authentifizierung). Nur wer sich vollständig ausweisen kann, erhält Zugriff.
• Selbst bei einem (sehr unwahrscheinlichem) Datenleck bekommt der Angreifer nicht alles von uns zu sehen. Weil er gar nicht weiß, wo unsere Daten liegen. Auf unterschiedlichen Servern, weltweit verteilt, zerstückelt in einzelne Datenpakete.
• Nur wir selbst haben Zugriff auf unsere Daten. Und jeder, dem wir Zugriff darauf geben.

Die Notfall-Liste

Indem wir unsere Unterlagen in der Cloud ablegen, schützen wir sie. Wir sorgen dafür, dass sie nicht verloren gehen. Weder gestolen noch vernichtet werden.

Die digitale Ablage macht es auch möglich, eine Notfall-Liste zu erstellen. Eine Datei mit Verknüpfungen (Links) zu allen wichtigen Dokumenten.

Die Notfall-Liste ist eine Übersicht. Sie verweist auf unsere wichtigen Unterlagen. Von A(usweis) bis Z(eugnis). Die Links führen direkt zu den verknüpften Dokumenten.

Beispiel: Ein Klick auf „Lebensversicherung“ bringt dich direkt zum Vertrag. Und „Testament“ zeigt die digitale Kopie deines lezten Willen.

Wohin die Links der Notfall-Liste führen, das legen wir fest. Das kann das Vertragsdokument sein. Oder wir landen bei einem Hinweis, der angibt, wo unser Testament verwahrt wird.

Damit hilft die Notfall-Liste auch Dritten. Unserem Partner, der sich (normalerweise) nicht um den Bürokram kümmert (aber sich im Notfall zurecht finden muss). Und den Kindern, die Zugriff auf die Notfall-Dokumente brauchen.

Überblick behalten

In einer gut geführten Ablage sind alle Dokumente archiviert. Gleichzeitig ist es unser System. So gebaut, dass wir selbst gut damit arbeiten können. Dritte tun sich da schwer. Und genau da hilft die Notfall-Liste.

Die Notfall-Liste schafft Überblick. Weil sie sofort zeigt,  welche Verträge überhaupt vorhanden sind. Und weil Links direkt zu diesen Unterlagen führen.

Beispiel: Du hast eine Lebensversicherung beim Anbieter X. Den Vertrag hast du in deinem digitalen Archiv liegen. Die Notfall-Liste verweist (Link) auf diesen Vertrag.

Hast du alle Unterlagen (z. B. Vertragsänderungen, Beitragsrechnng) in deiner digitalen Ablage liegen? Dann genügt dieser eine Hinweis (Link) auf den Vertrag. Denn darüber kannst du ganz einfach nach weiteren Dokumenten dazu suchen. Weil dir der verlinkte Vertrag weitere Informationen gibt: Den Namen der Versicherung und die Vertragsnummer. Danach kannst du einfach suchen. Und findest darüber alle weiteren Unterlagen, die zu diesem Vertrag gehören.

So klappt’s: Notfall-Liste anlegen

Bist du bereits gerüstet? Mit deiner persönlichen, digitalen Notfall-Liste? Dann wirst du mir zustimmen: Der Aufwand lohnt. Dann du hast dann eine Datei, die dir und deiner Familie hilft, auf Ausnahmesituationen vorbereitet zu sein.

Willst du selbst eine Notfall-Liste erstellen? Dann hab‘ ich was für dich: Lade dir hier meine Notfall-Liste herunter. Als PDF- und als Evernote-Vorlage.

Die Vorlagen helfen dir dabei, die im Falle-eines-Falles wichtigen Dokumente zu erinnern. Die Liste enthält über 60 Dokumenten-Typen.

Beispiele: Arbeitsvertrag, Fahrzeugbrief, Mietvertrag, Rentenversicherung, Sportverein, Zeugnis.

Bei jedem Dokumententyp kannst du einen Link zu deinen Unterlagen ergänzen. Du kannst die Liste erweitern oder auch kürzen. Du kannst sie so gestalten, wie sie für dich passt.

Zugriff sicherstellen

Wer mich kennt, der weiß, dass mein digitales Archiv in Evernote liegt. Dort sind alle Informationen abgelegt, die ich aufheben will: Verträge, Rechnungen, Korrespondenz (Briefe, E-Mail), Steuerbescheid, Rezepte, Urlaubsinfos, …

7 Gründe warum du ein digitales Archiv aufbauen solltest

Genau deshalb macht auch die Notfall-Liste in Evernote Sinn. Damit alles an einem Ort vorhanden und einfach (über Links) miteinander verbunden ist. Als Favorit angelegt, ist die Liste sofort sichtbar.

Jetzt musst du nur noch den Zugriff auf deine Notfall-Liste regeln. Dazu hast du verschiedene Möglichkeiten:

• Du machst die Notfall-Liste öffentlich
  Dann kannst du einen Link zu der Liste weitergeben. Jeder, der diesen Link hat, kann damit auf deine Notfall-Liste zugreifen.
  Das ist bequem – aber unsicher. Denn aus der Notfall-Liste ist wahrscheinlich erkennbar, dass/welche/wie viele Lebensversicherungen du hast. Auch wenn damit noch nicht der Zugriff auf die verknüpften Dokumente möglich ist (diesen kannst du in Evernote separat einstellen), willst du diese Information vielleicht doch nicht (potentiell) öffentlich teilen.
• Du hinterlegst deine Zugangsdaten
  Indem du die notwendigen Login-Daten (auf Papier) aufschreibst und (z. B. in einem verschlossenen Umschlag) weitergibst, kann der Besitzer dieser Informationen (im Notfall) damit arbeiten. Er greift dann unter deinem Namen auf die Daten zu. Als wär er du.
• Du gibst Dritten Zugriff auf deine digitale Ablage
  Die Unterlagen in deinem digitalen Evernote-Archiv kannst du teilen. Indem du einzelne Dokumente (z. B. die Notfall-Liste) für den Zugriff durch Dritte freigibst. Oder du gibst ganze Notizbücher frei. Damit hat der Berechtigte Zugriff auf alle Unterlagen, die in diesem Notizbuch liegen.

Aus meiner Praxis: Meine Frau hat Zugriff auf unsere digitale (Familien-) Ablage. Über die (ihr bekannte) Notfall-Liste greift sie auf die Dokumente zu, die ich abgelegt und verknüpft hab‘. Meine Kinder wissen von dieser Ablage. Und sie wissen, dass/wie sie mit meinen Geräten (Smartphone, Tablet, Mac) darauf zugreifen können.

Dokumente für den Notfall

Bist du bereits papierlos unterwegs? Nutzt du die digitale Ablage? Dann bist du damit – und mit der Notfall-Liste – gut gerüstet. Nämlich so:

1. Nehme die Vorlage für die Notfall-Liste zur Hand.
2. Geh‘ die Vorlage durch und ergänze in der zweiten Spalte die für dich relevanten Dokumente (als Text).
   Beispiel: Lebensversicherung bei X, Laufzeit 01.04.2002 bis 31.12.2034
3. Erstelle einen Link vom Text (aus 2.) zu dem „wichtigsten“ Dokument. Das wird oft der (erste) Vertrag sein.
   Beispiel: Die Versicherungspolice, die dir nach Abschluss ausgehändigt wurde.
   Immer häufiger werde auch diese Unterlagen direkt digital erstellt. Papier-Dokumente scannst du ein.
   

   Belege scannen

4. Ergänze weitere Infomationen die du Dritten weitergeben möchtest. Dafür ist die dritte Spalte der Liste gedacht.

Wichtig: Du legst alle Informationen in deinem digitalen Archiv ab. Dann genügt es, wenn du ein (aussagekräftiges) Dokument in der Notfall-Liste verlinkst. Denn mit den darin enthaltenen Informationen lassen sich allen anderen, zugehörigen Unterlagen finden.

Gut gerüstet

Mit deiner digitalen Ablage und der Notfall-Liste hast du wichtige Dokumente parat. Für dich selbst und für die Personen, die darauf zugreifen sollen. Im Falle-eines-Falls.