So werden virtuelle Meetings zum Erfolg

von | 03.02.2022 | Führung, Homeoffice, Methoden, Remote

Bereits während ich die drei vorangegangenen Artikel (Virtuelle Meetings erfolgreich vorbereiten / durchführen / nachbereiten) erstellte, war mir bewusst, dass es Faktoren gibt, die virtuelle Meetings erfolgreich machen. Einige davon habe ich in den drei Beiträgen beschrieben.

In diesem, dem letzten Beitrag meiner Serie über virtuelle Meetings, greife ich einiges von dem, was ich vorher gesagt und geschrieben habe, erneut auf. Gleichzeitig es gibt weitere Themen, Gedanken und Erfahrungen, die ich mit dir teilen möchte. All das bringe ich in diesem Beitrag zusammen, mit dem Ziel virtuelle Meetings als elementares Werkzeug für erfolgreiche Zusammenarbeit zu etablieren.

Meine Tipps teile ich in drei Bereiche, die – nur wenn wir alle drei berücksichtigen – ein virtuelles Meeting zum Erfolg führen.

Kommunikation

Die Kommunikation stelle ich an die erste Stelle. Weil die Art und Weise unserer Kommunikation essenziell ist für das Gelingen eines virtuellen Meetings (und für jede Form der Zusammenarbeit).

Wir können nicht nicht kommunizieren“, hat es der Psychologe Paul Watzlawick formuliert. Jedes Wort, das wir sprechen (oder auch nicht), jede Geste und unsere Körpersprache sind Kommunikation. Alles, was wir tun (oder unterlassen) übermittelt Signale, die von anderen Menschen aufgenommen und gedeutet werden.

Mehr reden, weniger interpretieren

Virtuelle Meetings haben die Eigenart, dass Menschen über Kamera und Mikrofon miteinander verbunden sind. Technisch stellt dies kein Problem mehr dar (wenn die Ausstattung passt, dazu unten mehr).

Was bei der Kommunikation via Internet auf der Strecke bleibt, sind Signale, die weder von der Kamera noch von unserem Mikrofon erfasst werden. Das sollten wir uns bewusst machen, damit wir umgehen und darauf reagieren können.

Mithilfe unserer Sprache können wir die Bild- und Tonlücken ausfüllen. Durch Worte können wir ausgleichen, was Kamera und Mikrofon nicht übertragen. Indem wir die Wirkung der Bilder und des Tons auf uns in Worte fassen, vermeiden wir eine Interpretation, die nicht dem entspricht, was der Sender damit ausdrücken und erreichen wollte.

Indem wir die über das Internet ankommenden Signale in unsere eigenen Worte fassen, sie mit unseren Worten wiedergeben, stellen wir sicher, dass die gesendeten Worte und Gesten tatsächlich die gewünschte Information übermitteln.

Als Mediator weiß ich, wie schnell Signale fehlinterpretiert werden. So erkennen wir etwa ein Abwenden des Kopfes von der Kamera und glauben, Desinteresse wahrzunehmen. Dabei liegt das, was wir als Desinteresse interpretieren, vielleicht daran, dass unser virtuelles Gegenüber sich auf von dir geteilte Folien konzentriert, die auf einem anderen Bildschirm dargestellt werden.

Fasse deine Emotionen, Erwartungen und Bedürfnisse in Worte. Frage nach, ob deine Interpretation einer Situation das ist, was der Sender übermitteln will.

Das Ziel klarmachen

Dir als Veranstalter, Moderator oder Teilnehmer eines virtuellen Meetings muss klar sein, welches Ziel das Treffen verfolgt. Denn nur wenn das Ziel klar formuliert und kommuniziert ist, ist es möglich, dieses auch zu erreichen.

Haben wir diese Ziel-Klarheit nicht, werden wir am Ende des Treffens feststellen, dass unser Meeting keinen Mehrwert gebracht hat. Oder – und das ist auch nicht besser – kommen die Teilnehmer mit unterschiedlichen Zielvorstellungen, wird jeder sein individuelles Ziel verfolgen. Projekte und Unternehmen lassen sich so nicht voranbringen.

Kommuniziere das Ziel des Meetings bereits in der Agenda und zum Start des Treffens.

Regeln für virtuelle Meetings - Quelle: geralt (Pixabay)
Regeln für virtuelle Meetings – Quelle: geralt (Pixabay)

Meetingregeln

In Organisationen und Projekten, dort wo Menschen sich immer wieder in Meetings zusammenfinden, sind Meetingregeln eine Hilfe. Diese Regeln dürfen nicht gängeln. Vielmehr sollen sie Orientierung geben, die Zusammenarbeit unterstützen und Abläufe vereinfachen.

Meetingregeln geben Antworten auf Fragen wie

  • ab wann ist das virtuelle Besprechungszimmer geöffnet (um gemeinsam und außerhalb der Meeting-Agenda anzukommen),
  • welche (Entscheidungs-) Kompetenzen haben Teilnehmer (damit sichergestellt ist, dass notwendige Entscheidungen von den Anwesenden getroffen werden können),
  • welche Informationen und Unterlagen sind vor dem Treffen zu teilen, wo (gemeinsame Ablage) und bis wann (rechtzeitig) erfolgt dies,
  • wie bereiten sich die Teilnehmer vor, gibt es gemeinsame Kanäle, in welchen Fragen vorher transparent gestellt und beantwortet werden,
  • gibt es Vorlagen, denen das Meeting selbst und dessen Dokumentation (Protokoll) folgt,
  • wie lange dürfen Meetings dauern, wie werden Pausen integriert und zu welchen Zeiten dürfen Meetings (nicht) stattfinden,
  • welche (digitalen) Tools werden im Umfeld des Meetings genutzt?

Gebt euren (wiederkehrenden) Meetings gemeinsam gültige Leitplanken.

Besser streiten

Als ich vor drei Jahren den Beitrag „Was guten Streit ausmacht“ online gestellt habe, waren virtuelle Meetings noch nicht so etabliert wie heute (Corona war damals noch nicht in unseren Büros angekommen). Damals gab ich dem interessierten Leser sieben Punkte an die Hand, die guten Streit ausmachen. Diese Punkte sind heute mindestens so relevant wie 2019.

Meinungsverschiedenheiten in Meetings sind elementar. Sie sorgen dafür, dass wir bessere Ergebnisse erzielen. Denn dort, wo sich Abnicker und Jasager versammeln, kommt es zu keinem kritischen Austausch. Ideen und neue Wege ersticken unter der Decke von Harmonieduselei.

In Organisationen und Projekten benötigen wir eine Streitkultur, die Vielfalt unterstützt. Weil Vielfalt Voraussetzung für Projekterfolg ist und dafür, dass Unternehmen zukunftsfit bleiben.

Gründet Entscheidungen auf kontroverse Diskussionen. Etabliert eine Streitkultur, die sachlich, differenziert und zugleich menschenfreundlich bleibt.

Technik

Remote Work benötigt eine stabile technische Infrastruktur. Standen vor wenigen Jahrzehnten (Groß-) Rechner nur an zentralen Unternehmensstandorten bereit, um Prozesse zu automatisieren, um Daten zu speichern oder um Berechnungen anzustellen, so ist das heute anders. Bereits mit dem Smartphone in unseren Taschen haben wir millionenfach mehr Rechenleistung zur Verfügung, als die Astronauten in der Mondlandefähre.1

Die technischen Möglichkeiten machen unsere Arbeit unabhängig vom Bürogebäude eines Unternehmens. Ausgestattet mit der passenden Hardware und einer stabilen Internetverbindung, können wir uns zu virtuellen Meetings treffen, egal, wo sich jeder Teilnehmer gerade aufhält.

Wir haben bereits gelernt, wie wichtig Kommunikation für den Erfolg eines virtuellen Meetings ist. Damit Kommunikation auf Distanz gelingt, benötigen wir die passende Technik.

Guter Ton

Jedes Meeting lebt von den Beiträgen, die Teilnehmer miteinander teilen. Wir können aussprechen, was wir zu sagen haben. Probleme können wir diskutieren und Lösungen besprechen. Worte benötigen wir, um nachzufragen und um Antworten zu geben.

Damit unsere Sprache klar beim Empfänger ankommt, braucht es ein Mikrofon, das diese authentisch aufzeichnet, das Internet (früher die Telefonleitung), das die in elektrische Impulse gewandelten Daten überträgt und einen Lautsprecher, der die Signale in der ursprünglichen Form wieder ausgibt.

Für einen guten Ton braucht es das passende Equipment. Das in vielen Notebooks verbaute (interne) Mikrofon oder das einfache Headset-Mikro ist für die professionelle Nutzung nicht geeignet. Zu blechern, verrauscht und fad wird da unsere Sprache aufgenommen. Ein ungeeignetes, weil qualitativ minderwertiges Mikrofon, sorgt dafür, dass unsere Worte schlecht verstanden werden. Betonungen und Emotionen bleiben ungehört (und damit unverstanden).

Wer virtuell professionell mit anderen Menschen spricht, sollte Wert auf ein hochwertiges Mikrofon legen. Da lohnt es, ein paar Euro zu investieren. Schließlich ist es unser gesprochenes Wort, mit dem viele von uns arbeiten. Und so wie wir jedem Chirurgen ein scharfes Skalpell wünschen, so wünschen sich unsere Zuhörer ein anständiges Mikrofon.

Gute Erfahrungen habe ich mit dem Rode NT-USB Mini (Produktlink) und dem Elgato Wave:3 (Produktlink) gemacht.

TIPP: Teste die Qualität des Mikrofons, mit dem du an virtuellen Meetings teilnimmst. Nehme dazu ein paar von dir gesprochene Sätze auf (die gängigen Betriebssysteme und Videokonferenzlösungen bieten diese Möglichkeit) und höre dir die Aufzeichnung an. Bist du mit dem Ergebnis zufrieden?

Schönes Bild

Ist das mit dem Ton geklärt, können wir uns dem Bild widmen. Denn ein gutes Bild hilft, das rüberzubringen, was außerhalb des Gesagten transportiert wird. Unsere Körpersprache, die Körperhaltung und vielleicht auch die Skizze, die wir in die Kamera halten.

Zwar ist es bei Videokonferenz-Systemen (wie Zoom, Microsoft Teams, Skype) üblich, dass diese die Bildqualität abhängig von der zur Verfügung stehenden Übertragungsbandbreite (im Internet) und der Zahl der Teilnehmer im Meeting (teilweise deutlich) reduzieren. Das spart Ressourcen (Bandbreite, Rechenleistung) und sorgt so dafür, dass die Verbindung stabil und flüssig bleibt. Doch auch wenn Videobilder in reduzierter Qualität übertragen werden, sollten wir nicht von vornherein an der Kamera sparen. Denn ein unscharf oder lichtschwach aufgenommenes Bild wird noch schlechter als ein hochauflösendes, mit lichtstarkem Objektiv aufgezeichnetes Videosignal.

Die Unterschiede sind bemerkenswert. Wie sehr, das zeige ich in einem Beitrag, den ich selbst mit unterschiedlichen Kameras aufgezeichnet habe: Die richtige Webcam im Homeoffice.

Wer täglich an virtuellen Meetings teilnimmt, sollte – wie auch beim Mikrofon – bei der Webcam nicht sparen.

TIPP: Achte beim Webcam-Kauf auf ein gutes Bild und einen guten Ton. Es gibt Webcams, die mit beidem überzeugen können, so wie mich seit ein paar Jahren die Logitech Brio Stream 4k (Produktlink) überzeugt.

Wichtig: Gutes Bild und klarer Ton im virtuellen Meeting - Quelle: Tumisu (Pixabay)
Wichtig: Gutes Bild und klarer Ton im virtuellen Meeting – Quelle: Tumisu (Pixabay)

Hybrid stellt uns vor besondere Herausforderungen

Vor der Pandemie gab es Meetings fast ausschließlich in Präsenz. Alle Teilnehmer trafen sich vor Ort in einem Besprechungsraum. Während der Corona-Lockdowns war es dann meist umgekehrt. Besprechungen wurden zu virtuellen Meetings. Alle Teilnehmer nahmen, jeder aus seinem Homeoffice, remote an den Besprechungen teil.

Post Corona werden Meeting-Mischformen zunehmen: Ein Teil der Teilnehmer wird sich vor Ort befinden, im Besprechungsraum, in einem Büro oder Co-Working-Space. Andere Teilnehmer werden sich remote in die Besprechung einklinken. Für diese Meeting-Mischform aus Präsenz- und Remote-Treffen hat sich der Begriff hybrides Meeting etabliert.

Hybride Meetings stellen Teilnehmer und Moderatoren vor besondere Herausforderungen. Jeder, der schon einmal an einem solchen Meeting teilgenommen hat, weiß das. Auch bei einer guten technischen Ausstattung – Bild und Ton werden perfekt übertragen – werden remote Teilnehmer leicht abgehängt. Das liegt daran, dass der Austausch untereinander leichter fällt (weil immer noch gewohnter), wenn wir an einem Ort zusammensitzen. Denn in Präsenz nehmen wir Gesten, Körpersprache und Stimmungen intensiver wahr. Auch Worte, die nicht das Mikrofon erreichen, etwa weil sie zum Sitznachbarn gesprochen werden, bleiben remote Teilnehmern verborgen. So werden hybride Meetings zu einer Herausforderung für alle Teilnehmer.

Jeder, Moderatoren und Teilnehmer, remote und vor Ort, sollten darauf achten, dass hybride Meetings nicht zu Zwei-Klassen-Meetings werden. Auf der einen Seite die Teilnehmer vor Ort, die mehr Informationen erhalten und sich leichter austauschen. Und auf der anderen Seite die remote zugeschalteten Teilnehmer, die vom Austausch teilweise abgeschnitten sind. Bewusst oder unbewusst.

Hier kommen auf die Moderatorin besondere Aufgaben zu:

– Sie achtet darauf, dass jedes zu einem Teilnehmer gesprochene Wort für alle hörbar wird, remote und vor Ort. Entweder, indem sie Teilnehmer ermuntert, die Worte noch mal laut(er) zu wiederholen oder indem sie diese selbst abermals wiedergibt.

– Sie verbalisiert Gesten, Körpersignale und Stimmungen der Teilnehmer, damit hörbar wird, was nicht ausgesprochen wurde.

– Sie stellt sicher, dass Teilnehmer zu Wort kommen und verstanden werden, unabhängig vom Ort der Teilnahme.

Leichter wird es, wenn auch die Teilnehmer selbst darauf achten, dass sie für alle verständlich kommunizieren. Mit jedem remote Meeting, an dem wir teilnehmen, bekommen wir etwas mehr Übung.

Der Kommunikationskanal bleibt offen

Jedes gute Meeting benötigt eine Form der Nachbereitung. Darüber hatten wir uns hier bereits ausgetauscht. Damit das gut gelingt, benötigen wir offene Kommunikationskanäle, auch nach dem Meeting.

Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams forcieren den themenbezogenen Austausch in Channels.2 Diese Kanäle sind die ideale Plattform, um den Dialog auch nach Ende des Meetings fortzusetzen. Denn dort lassen sich transparent (weitere) Informationen teilen, Lösungen diskutieren und Dateien hinterlegen.

Weil ein gutes Meeting nach dem Treffen noch nicht beendet ist, braucht es Kommunikationskanäle, die diesen Austausch unterstützen.

TIPP: Als Nutzer von Slack oder Microsoft Teams, kannst du die in diesen Tools integrierten (Video-) Konferenz-Funktionen für das Meeting selbst nutzen. Damit bringst du die Teilnehmer direkt im richtigen Channel zusammen, der auch nach dem Meeting für den Austausch genutzt werden kann. Weiterhin werden so alle Informationen themen- oder projektbezogen gebündelt.

Ein Tool statt Multitool

Ein gutes digitales Tool erkennst du daran, dass es deine Arbeit und die Arbeit im Team erleichtert. Meist ist es so, dass ein Tool genau eine Funktion richtig gut kann. Das ist auch der Grund, warum wir eine Vielzahl von Apps auf unseren Smartphones installiert haben. Jede App hat ihre spezifische Stärke und einen Nutzen (wenn nicht, sollten wir die App schleunigst löschen). Nur wenige Apps taugen für mehrere Aufgaben gleichzeitig.

Doch anders als auf unserem privaten Smartphone, sollten wir uns im Team abstimmen, mit welchen Tools wir arbeiten wollen. Zu oft erlebe ich den wilden Einsatz einer Vielzahl von Apps, die alle demselben Zweck dienen. Sofort kommen mir da E-Mail, WhatsApp, Telegram, Facetime, SMS, Microsoft Teams und Slack in den Kopf. Ich kenne Unternehmen, die nutzen mehr als fünf davon parallel für die Kommunikation. Das kann nicht gut gehen. Vor allem ist es alles andere als effizient.

Im Team sollten wir uns auf genau ein Tool für einen Zweck verständigen. Und dieses dann auch verbindlich nutzen.

TIPP: Für den strukturierten Austausch im Team empfehle ich Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams. Diese bringen mittlerweile viele Funktionen mit, die wir für unsere Zusammenarbeit benötigen. Ferner bieten sie Schnittstellen zu anderen Programmen an, sodass wir Slack und Microsoft Teams als zentrales Werkzeug unserer Zusammenarbeit nutzen können.3

Dokumentation

Ein wichtiger Aspekt für erfolgreiche virtuelle Meetings, für erfolgreiche Zusammenarbeit insgesamt, ist die Dokumentation unseres Wissens und Tuns. In den beiden Abschnitten Kommunikation und Technik ist das bereits angeklungen. Nur wenn wir unsere Kommunikation transparent gestalten (dazu ist es notwendig, diese zu dokumentieren) und geeignete Technik optimal einsetzen (damit wir Informationen, Entscheidungen und Aufgaben dokumentieren können), werden wir als Team erfolgreich.

Hier fasse ich erneut zusammen, worauf wir weiter oben und in den drei Deep-Dives virtuelle Meetings erfolgreich

bereits eingegangen sind.

Ziel und Agenda vorab

Was wir mit dem Meeting erreichen wollen, was das Meeting-Ziel ist, das sollte uns selbst (als einladender Gastgeber) klar sein. Ob wir diese Klarheit haben, erkennen wir gut, indem wir das Ziel schriftlich formulieren. In einem Satz aufschreiben, was am Ende des Meetings erreicht sein soll. Fällt uns das schwer, haben wir wahrscheinlich noch nicht die Klarheit, die wir benötigen, um das Meeting durchzuführen. Andererseits hilft uns ein klares Ziel dabei, die Agenda zu formulieren:

– Welche Themen müssen wir im Meeting behandeln, um das Ziel zu erreichen?

– Wer trägt diese Themen im Meeting vor oder ist dafür verantwortlich?

– Wie lange geben wir uns im Meeting Zeit, diesen Punkt zu behandeln?

– Welche Informationen und Unterlagen benötigen die Teilnehmer vorab, um sich passend vorbereiten zu können?

Ein klares Ziel und eine formulierte Agenda helfen, die passenden Teilnehmer einzuladen. Es versteht sich (hoffentlich) von selbst, dass wir mit dieser Einladung Ziel und Agenda versenden.

Aufgaben klar benennen

Wer macht was bis wann? Diese Frage sollten wir uns im Meeting immer wieder stellen. Und die Antworten darauf unbedingt schriftlich festhalten. Denn nur so erzeugen wir Klarheit und Verbindlichkeit. Beides benötigen wir, um unser Thema voranzubringen, um das Ziel wirklich zu erreichen.

TIPP: Ich empfehle, die Antworten auf die Frage „Wer macht was bis wann?“ bereits während des Meetings und transparent für alle Teilnehmer festzuhalten. Das sorgt für Klarheit und dafür, schnell ins Handeln zu kommen.

TIPP: Aufgaben lassen sich in Listen (z. B. eine Excel-Tabelle) erfassen. Praktischer finde ich Aufgabentools, die neben einer komfortablen Erfassung auch das Tracking erleichtern. Mein Favorit seit Jahren ist ToDoIst.4 Die App steht für alle gängigen Plattformen zur Verfügung und lässt sich mit Slack und Microsoft Teams verknüpfen.

Verlinken statt verschicken

Das Wissen unserer Mitarbeiter ist das Kapital unserer Firma. Solche und ähnliche Aussagen schmücken die Job-Portale und Marketing-Hochglanzbroschüren vieler Unternehmen.

Organisationen, die Wissen als echtes Kapital erkennen, kümmern sich darum, dieses zu teilen. Sie sorgen dafür, dass Informationen nicht wenigen Mitarbeitern in zugangsbeschränkten Räumen vorbehalten bleiben. Wissen wird zu Kapital, wenn es geteilt wird.

Unternehmens-Wikis helfen, Wissen zu speichern und zu teilen. Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams bieten hier gute Möglichkeiten an. Auch Evernote, das ich seit über einem Jahrzehnt als zentralen Informationsspeicher nutze, ist eine tolle Wissensplattform.5

Egal, welches Tool ihr im Team nutzt: Wichtig ist, dass alle Informationen, Dateien, alles Wissen in genau einem (1) Tool landen. Nur so ist klar, wo wir die gesuchten Informationen finden.

Legen wir unser Wissen an einem Ort ab, können wir nicht nur alle darauf zugreifen. Wir können Informationen auch einfach teilen. Nicht, indem wir diese aus der Datenbank kopieren, sondern indem wir darauf verweisen, also einen Link verschicken, der uns zur Information bringt.6

TIPP: Wissen entsteht, indem wir Informationen intelligent neu verbinden. Hyperlinks machen diese Verbindungen einfach und transparent sichtbar. Indem wir Links folgen, können wir immer tiefer in die Themen eintauchen. (Vorsicht: Genauso funktionieren Portale wie Facebook oder Newsplattformen. Wenn wir nicht aufpassen, verlieren wir uns in der Tiefe der Links und vergessen darüber unser eigentliches Ziel.)

Neue Chancen durch virtuelle Meetings

An dieser Stelle haben wir alle Aspekte von virtuellen Meetings zusammengebracht: Die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung. In diesem letzten Teil meiner Serie darüber, wie virtuelle Meetings zum Erfolg werden, habe ich für dich die Tipps zusammengeschrieben, die ich im Umgang mit virtuellen Meetings sammeln durfte.

Ich hoffe, auch du stehst virtuellen Meetings (spätestens jetzt) offen gegenüber und verstehst diese als große Chance, Zusammenarbeit von Teams ortsungebunden und gleichzeitig erfolgreich fortzuführen.

Lass uns gemeinsam das Potenzial von virtuellen Meetings voll ausschöpfen, damit sie unser Werkzeug für erfolgreiche Zusammenarbeit sind.






  1. Siehe „Ein iPhone 6 könnte 120 Mio. Apollo-Missionen steuern
  2. Infos zum Aufbau und zur Benennung von Channels findest du unter Channel-Namen: Wichtig für effektive Zusammenarbeit in Slack und Microsoft Teams
  3. Siehe auch Besser als E-Mail: Business-Chats mit Slack und Teams
  4. Wie du ToDoIst als digitale Aufgabenliste nutzt, erfährst du hier.
  5. Wie du Evernote im Projektmanagement nutzen kannst, erfährst du hier.
  6. Als Information bezeichne ich hier Texte, Dateien, Bilder, u. a.

Methoden + Werkzeuge zur Selbstorganisation

Wie es gelingt, die eigene Arbeit im Homeoffice zu organisieren, darüber habe ich ein Buch geschrieben.

Es geht um Methoden, die dich fokussiert und produktiv arbeiten lassen.
Und um Werkzeuge, die dir helfen,
Termine, Aufgaben und Informationen zu strukturieren und zu bewältigen.

Meine Erfahrung und mein Wissen aus über 25 Jahren Projekt-, Führungserfahrung und mobilem Arbeiten habe ich in diesem Praxisbuch zusammengebracht.

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