Unsere Büropräsenzkultur entspringt einer Zeit, in der es technisch gar keine Alternative dazu gab. Das Internet war noch nicht erfunden und Computer waren – wenn überhaupt – nur in großen Unternehmen als teure und klobige Klötze verfügbar. Selbst eine Rechenmaschine für die vier Grundrechenarten gab es nur für viele D-Mark zu kaufen.
Technisch (und auch wirtschaftlich) war daher nur ein Arbeiten innerhalb der Unternehmensmauern möglich. Sowohl für die Fließbandarbeiter als auch im Büro.
Mit der Verbreitung des Internets und der Miniaturisierung und Verfügbarkeit von Computern, ist die Notwendigkeit einer räumlichen Beschränkung von Büroarbeit mittlerweile vollständig abgeschafft. Der Weg ins Büro ist für Wissensarbeiter – zumindest was die technischen Voraussetzungen anbelangt – nicht mehr notwendig. Und selbst die Zusammenarbeit als Team lässt mit einer darauf ausgerichteten technischen Ausstattung problemlos umsetzen. Wie? Das werden wir uns hier genauer ansehen.
Dieser Beitrag ist die Fortsetzung der Serie über die Zusammenarbeit von Distributed Teams. Der erste Teil blickt auf die Herausforderungen, vor welchen unsere Zusammenarbeit als Team gerade steht. Hier der Link.
Zu Hause war kein Platz für Büroarbeit
In den Blütejahren der Bundesrepublik, zu Zeiten des Wirtschaftswunders, lebten Familien auf engstem Raum und oft generationsübergreifend zusammen. Aufkommenden Wohlstand nutzte diese Nachkriegsgeneration erst einmal, um eine Waschmaschine, einen Fernseher und vielleicht sogar einen VW Käfer anzuschaffen. Niemand dachte daran, das steigende Haushaltseinkommen zu verwenden, um ein privates Arbeitszimmer einzurichten. Wozu auch: Zur Arbeit ging (in den Anfangsjahren war das mangels eines fahrbaren Untersatzes wörtlich gemeint) man (in der Regel waren es tatsächlich nur Männer, die zur Arbeit gingen) in die Fabrik oder ins Büro.
In den anfangs noch sehr beengten Verhältnissen der eigenen Wohnung war an Privatsphäre und damit auch ungestörtes Arbeiten nicht zu denken.
Wissensarbeit war ausschließlich im Büro möglich
Zur Arbeit ging man ins Büro. Jeder von uns hat wahrscheinlich Bilder vor Augen, in der Menschen in großen Räumen, Tisch an Tisch aufgereiht, vor ihren Schreibtischen und Schreibmaschinen saßen und darauf angewiesen waren, dass der Chef angab, was zu tun war.
Doch diese Zeiten sind vorbei. In mehrfacher Hinsicht. Erstens haben wir erkannt, dass Wissensarbeit sich in Großraumbüros nicht wirklich gut durchführen lässt.1 Zwar klappern heute nicht mehr die mechanischen Schreib- und Rechenmaschinen. Doch allein das Gewusel, das ständige Kommen und Gehen, die Gespräche am Telefon oder mit der Kolleg:in und das unterschiedliche Empfinden der Umgebung (Temperatur, Belüftung, Lautstärke, Gerüche) widersprechen dieser Arbeitsform. An konzentriertes Arbeiten ist hier nicht zu denken.
Auch wenn der Chef und eine hierarchische Unternehmensorganisation heute immer noch Standard sind, erkennen wir zunehmend, dass es nicht mehr möglich ist, das für erfolgreiche Arbeit erforderliche Wissen ausschließlich in den Köpfen von Chefs zuzulassen. Die Ideen, die wir zum Lösen unserer Probleme – ob im kleinen oder im großen Kontext – dringend brauchen, lassen sich nur finden, wenn wir auf das Wissen, die Erfahrung und die Meinung in allen Köpfen zurückgreifen. Taylorismus als Arbeitsmodell ist Geschichte.
Spoiler: Wie wir als Team in einer hybriden Arbeitswelt erfolgreich zusammenarbeiten, welche Rolle dabei der Führung zukommt und wie wir uns dafür selbst organisieren müssen, davon handeln die weiteren Teile dieser Serie.
Und auch die technische Infrastruktur, ob Schreib- oder Rechenmaschine, später Computer, Drucker und Fax, standen nur in den Unternehmen zur Verfügung. Vernetztes Arbeiten war nur an einem Ort – von Schreibtisch zu Schreibtisch und in Besprechungen – möglich.
Erst mit Verbreitung und Miniaturisierung der Computer- und Internet-Technik änderte sich das. Aus Großraumbüros wurden (manchmal) Ein- oder Zweimann-Büros, Computer, Drucker und Fax hielten auf den Schreibtischen Einzug und eine Vernetzung war mittels LAN- und Telefonkabel zwischen den Arbeitsplätzen möglich. Damit war es nicht mehr entscheidend, ob ein Kollege (später auch zunehmend Kolleginnen) oder der Chef am Schreibtisch nebenan saß, in einem anderen Raum, einer anderen Niederlassung oder irgendwo anders auf der Welt.
Der technische Fortschritt bei der Leistungsfähigkeit und Vernetzung unserer Bürotechnik ermöglichte zunehmend die Zusammenarbeit unabhängig vom Arbeitsort eines Mitarbeitenden. Das haben wir – buchstäblich über Nacht – erfahren, als uns die Coronapandemie Anfang 2020 aus unserer, über Jahrzehnte hinweg gewohnten, Büroumgebung vertrieb.
Corona war die Bewährungsprobe für verteiltes Arbeiten
Mit dem ersten Corona-Lockdown standen Unternehmen vor der Frage: Zusperren oder zu Hause arbeiten (lassen)?
Dort, wo es möglich war und wo sich das Management überwinden konnte (auch mit Blick auf die wirtschaftlichen Folgen einer anderen Lösung) wurden Mitarbeiter in die Heimarbeit geschickt. Viele durften Computer, Monitor und sogar den Bürostuhl mitnehmen, um sich dann von daheim mittels VPN oder virtuellem Client über das Internet ins Firmennetz einzubinden.
Das klappte erstaunlich gut und abgesehen von einigen (Software-) Lizenzfragen waren Wissensarbeiter auf der ganzen Welt innerhalb weniger Tage vollständig remote am Arbeiten. Wir stellten fest, dass (die allermeisten) Internetanschlüsse und Computer brauchbar waren und ausreichten, um Büroarbeit in Deutschland (und anderen Ländern) ortsunabhängig und außerhalb der Unternehmen fortzuführen. Mehr noch: Wir stellten nach ein paar Monaten sogar fest, dass die Produktivität nicht zurückging. In etlichen Unternehmen konnte sogar eine Zunahme und Verbesserung der Arbeitsergebnisse und Mitarbeiterzufriedenheit mit dieser neuen Situation festgestellt werden.
Was wir mittlerweile auch erkannt haben, ist die Tatsache, dass Remote Work und Homeoffice uns und vor allem die Zusammenarbeit als Team vor neue, besondere Herausforderungen stellt.
Remote Teamwork braucht die passende Technik
Wahrscheinlich hat jedes Notebook, jedes Tablet und auch die Computer, welche wir seit Jahren nutzen, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher eingebaut. Ebenso selbstverständlich ist, dass diese Geräte eine Verbindung zum Internet und damit (mittels VPN oder Virtual Desktop) eine Verbindung ins Firmen-LAN aufbauen können.
Bild und Ton
Doch, das haben wir in den letzten Jahren zunehmend erkannt, reicht es nicht aus, am Internet zu hängen und mittels Bild und Ton irgendwie verbunden zu sein. Es kommt gewaltig auf die Qualität an.
Nur wenn Bild und Ton stimmen, gelingt es uns, eine im wahrsten Sinne des Wortes eine sicht- und hörbare Verbindung aufzubauen. Dafür braucht es in der Regel mehr, als das, womit viele heute noch an virtuellen Besprechungen teilnehmen.
Wer regelmäßig in Online-Meetings unterwegs ist, wer etwas mitzuteilen hat, ist gut beraten, in ein scharfes Bild und klaren Ton zu investieren.
Die Notwendigkeit von gutem Bild und Ton erkennen mittlerweile zunehmend auch die Hersteller von Notebooks und Zubehör. Immer besser werden die Geräte, immer klarer (lichtstärker, schärfer) das Bild und immer deutlicher (breitbandiger, Hintergrundgeräusche werden gefiltert) wird der Ton.
Darauf solltest du achten:
Sorge für scharfe Bilder …
Noch immer haben wir Webcams und Mikrofone im Einsatz, die uns oder unsere Kolleg:innen nur verschwommen und in schlechtem Licht erscheinen lassen. Das muss nicht mehr sein. Eine Webcam, die mindestens Full-HD-Qualität (das sind 1920 × 1080 Bildpunkte) liefert, soll es heute schon sein. Und wer eine Neuanschaffung überlegt, kann direkt zu einer 4K-Webcam (3840 × 2160 Bildpunkte) greifen. Neben der Zahl der Pixel (Bildpunkte) ist es auch die Lichtempfindlichkeit der Kamera, die es zu beachten gilt. Denn je lichtstärker die Kamera, desto höher die Zahl der Bilder, die (in guter Qualität) jede Sekunde aufgezeichnet und übertragen werden können: Um das Bild nicht ruckelig erscheinen zu lassen, sollten es mindestes 25 Bilder pro Sekunde sein (25 fps, frames per second). – Da genügt es eben nicht, nur eine schnelle Internetverbindung zu haben.
… und einen klaren Ton
Oft sind die in Notebooks und Webcams verbauten Mikrofone nicht das Gelbe vom Ei. Sie lassen uns beim Gegenüber gedämpft, hohl oder mit Hall ankommen. Da fällt es schwer, dem gesprochenen Wort zu folgen. Die bessere Wahl sind da oft externe Mikrofone, die erschütterungsgedämpft angebracht sind. Teste dein vorhandenes Mikrofon, indem du aktiv Feedback von deinen Kolleg:innen einholst. Gibt es da Verbesserungsvorschläge oder kommt es sogar wiederholt zu Nachfragen, weil du nicht auf Anhieb verstanden wirst, solltest du unbedingt handeln.
Hardware-Beispiele für Webcams und Mikrofone
 
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Full-HD-Webcam mit automatischer Lichtkorrektur , Autofokus, Rauschunterdrückung und Doppelmikrofon |
 
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4K-HD-Webcam mit Belichtungkorrektur, 5-fach Zoom, Autofokus, 2 Mikrofone mit Rauschunterdrückung |
 
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Plug&Play-Videokonferenzkamera mit KI-gestütztem 4K-HD-Zoom und Bildoptimierung, 3 Mikrofone |
 
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Konferenz-Lautsprecher mit Mikrofonen für kleine Gruppen/Räume und das Homeoffice, Anbindung über Bluetooth möglich, Akku |
 
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USB-Mikrofon für klaren Ton in Videokonferenzen |
Hinweis: Die Beispiele dieser Seite enthalten Links zum Kauf dieser Produkte. Bei Erwerb erhalte ich eine kleine Provision; der Preis ändert sich dadurch nicht. Die dargestellten Produkte werden von mir als geeignet empfohlen.
Doch nicht nur für das Homeoffice und einzelne Arbeitsplätze gibt es mittlerweile passende Hardware. Mindestens genauso wichtig ist es, die Technik der Meetingräume aufzurüsten.
Nur wenn Bild und Ton des Sprechers klar erfasst, wenn Stör- und Nebengeräusche ausgefiltert und wenn Präsentationen oder Unterlagen – ob digital oder analog – auch den virtuell teilnehmenden Kolleg:innen übermittelt werden, funktioniert hybride Zusammenarbeit.
Besprechungsräume benötigen ein digitales Update
Videokonferenz-Lösungen bestehen meist aus einer Kamera, einem oder mehreren Mikrofonen und Monitoren für die Ansicht von Präsentationen und remote zugeschalteten Teilnehmern. Das für optimale Nutzbarkeit als hybrider Besprechungsraum benötigte Equipment ist abhängig von der Raumgröße, dessen Form und der (maximal möglichen) Zahl an Teilnehmern im Raum. Hier gibt es mittlerweile Lösungen, die gut funktionieren.
Als ungeeignet für Besprechungsräume mit mehreren Teilnehmern haben sich Lösungen erwiesen, die wir an Einzelarbeitsplätzen, wie dem Homeoffice, nutzen. Denn es macht einen großen Unterschied, ob ich allein und unmittelbar vor der Kameralinse sitze, das Mikrofon direkt auf mich gerichtet oder ob mit genau demselben Equipment Bild und Ton einer ganzen Mannschaft erfasst und brauchbar übertragen werden sollen. Was für den einzelnen Remotearbeitsplatz passt, ist für eine Gruppenteilnahme völlig ungeeignet. Unsere Besprechungsräume benötigen für hybride Zusammenarbeit unbedingt ein digitales Update.
Für kleinere Besprechungsgruppen gibt es Lösungen mit einer hochauflösenden, breitwinkligen Kamera, die den jeweiligen Sprecher mittels KI erkennt und dessen Bild in herausgehobener Form überträgt. Ebenso verhält sich das Mikrofon. Es erkennt den Sprecher und übermittelt nur dessen gesprochenes Wort.
Bei größeren Räumen und Gruppen braucht es größere Lösungen, die oft aus mehreren Kameras/Kameralinsen und Mikrofonen bestehen. Während die Kameras in der Regel bei den Monitoren installiert werden und aus einzelnen Bildern das passende Gruppen- oder Sprecherbild formen, werden die Mikrofone nah bei den Besprechungsteilnehmern aufgestellt. Für die Steuerung dieser Systeme bieten die Hersteller meist eigene Touchpanels an.
 
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Videokonferenz-Webcam in 4K für kleine Räume, 4K-Kamera mit 120° Blickfeld, 3 gerichtete Mikrofone mit Hallunterdrückung, Zoom und Lautsprecher |
 
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Panorama 4K Videokonferenzkamerasystem mit 3 13 MP-Kameras und 180° Sichtfeld |
 
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Konferenzlautsprecher für größere Räume (15 Personen) mit gerichteten Mikrofonen und Geräuschunterdrückung |
Wir sehen: Es gibt mittlerweile gute Lösungen für hybride Besprechungen … und weitere Entwicklungen stehen in den Startlöchern (wie ein Kameraturm, der das Gesicht des Sprechers erkennt und hervorgehoben in Frontalansicht präsentiert2).
Es liegt an uns, die Technik zu nutzen, um von den Vorteilen hybride Zusammenarbeit zu profitieren und Nachteile zu eliminieren. Ein klares Bild und guter Ton sind ein wichtiger Beitrag.
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