In jedem Monat nehmen wir durchschnittlich an 62 Business-Meetings teil. Zweiundsechzig Besprechungen, das sind zwei bis drei Besprechungen an jedem Arbeitstag. Die Studie von Atlassian macht deutlich, dass wir davon die Hälfte der Meetings für überflüssig halten. Dennoch verbringen wir wöchentlich 31 Stunden, das sind fast 80 % unserer normalen Wochenarbeitszeit, in diesen Meetings.¹

Nachdem wir uns im ersten Teil dieser Serie über virtuelle Meetings angesehen haben, warum wir kein Meeting ohne eine gute Vorbereitung ansetzen sollten, widmen wir uns in diesem Teil der Durchführung von virtuellen Meetings. Wir sehen uns an, worauf es für uns als Moderator einer Besprechung ankommt, an der die Teilnehmer ausschließlich oder teilweise virtuell teilnehmen. Wir gehen ein auf die Technik, die Moderation und die weiteren Besonderheiten eines virtuellen Meetings. Einiges von dem, worüber wir sprechen werden, lässt sich natürlich auch auf normale Meetings, also solche, die ausschließlich in Präsenz stattfinden, übertragen.

Virtuelle Meetings funktionieren anders

Besprechungen, zu denen wir gemeinsam in einem physisch existierenden Raum zusammenkommen, waren wir (bis zu den ersten Lockdowns während der Corona-Pandemie) gewohnt. Wir folgten dem Moderator und den Präsentationen am Ende des Besprechungstisches. Bei Wortmeldungen der Teilnehmer wanderten unsere Augen und meist auch unsere Aufmerksamkeit vom Bild auf der Leinwand hin zum Sprecher. Dabei nahmen wir, oft unbewusst, Stimmungen, Untertöne und die Körpersprache aller im Besprechungszimmer Anwesenden war. Das half, Stimmungen zu erkennen oder selbst mit Worten und Gesten Stimmung zu erzeugen.

Bei virtuellen Zusammenkünften funktioniert das nicht so, denn die Kommunikation erfolgt nicht direkt im Raum, sondern über das Internet. Das hat Vorteile (wir können uns leichter zusammenfinden), aber auch Nachteile – zumindest, wenn wir nicht auf die Besonderheiten von virtuellen Meetings eingehen und darauf reagieren.

Damit remote Meetings gelingen, müssen wir die Besonderheiten kennen und damit umgehen. Nur wenn uns das gelingt, haben wir die Chance, die viele Arbeitszeit (und damit Lebenszeit), die wir in solchen Besprechungen zubringen, zum Nutzen für uns und die Organisation einzusetzen.

Tücken der Technik

Virtuelle Meetings funktionieren nur, wenn auch die Technik, die wir dafür benötigen, tadellos und fehlerfrei funktioniert. In Präsenzveranstaltungen beschränkt sich die Technik meist auf einen Laptop, Beamer oder Bildschirm, das Licht und manchmal ein Mikrofon. In virtuellen Veranstaltungen multipliziert sich die erforderliche Technik mit der Zahl der Teilnehmer. Dazu kommt noch eine stabile Internetverbindung, die wir benötigen, um alle Menschen im Meeting zusammenzubringen.

Deshalb müssen wir uns als Erstes um die Technik kümmern. (Um das Meeting-Ziel, die Agenda, die Teilnehmer und alles, was im Vorfeld zu tun ist, haben wir uns hier bereits gekümmert.)

Die Technik bitte vorab checken

Damit wir virtuell zusammenkommen können, muss die dafür erforderliche Technik tadellos funktionieren. Personen, die mit der Nutzung der Technik (noch) nicht vertraut sind, benötigen da unsere besondere Aufmerksamkeit. Und auch Teilnehmer mit noch nicht getesteten Veränderungen an ihrem Setup (z. B. neue Kamera, Mikrofon oder Software), sollten wir bereits vor der eigentlichen Besprechung besonders begleiten. Ein Technik-Check im Vorfeld des eigentlichen Meetings hilft, bei den Teilnehmern und beim Moderator Stress zu reduzieren. Stress, der aufkommt, wenn wir erst während des Meetings feststellen, dass sich nicht jeder einwählen kann, der Ton oder das Bild haken oder das Teilen des Bildschirminhalts nicht klappt.

Abhängig vom Meeting sollte so ein Technik-Check ein obligatorisches Angebot des Veranstalters sein. Bewährt haben sich, abhängig von der Zahl und dem technischen Vorwissen der Teilnehmer, für diesen Technik-Check ein bis drei Termine anzusetzen (sodass jeder einen passenden findet).

Wichtig ist, dass der Veranstalter (entweder der Moderator selbst oder eine technisch versierte Kollegin) die Teilnehmer rechtzeitig im virtuellen Besprechungsraum empfängt, also bereits vor dem Termin eingewählt ist. Ist die genutzte Kommunikationsplattform komplett unbekannt oder erklärungsbedürftig, sollten alternative Kommunikationskanäle (Telefon oder E-Mail) als Backup angeboten werden.

Der Technik-Check hilft, sicherzustellen, dass im eigentlichen Meeting keine Zeit verloren geht, die einzelne Teilnehmer benötigen, um technisch fehlerfrei teilnehmen zu können. (Mal abgesehen von unvorhersehbaren Ausfällen.)

Bei Bedarf kann so ein Check auch genutzt werden, um die Teilnehmer mit den Möglichkeiten der virtuellen Kollaboration vertraut zu machen.

– Wie lässt sich das Mikrofon temporär aktivieren?

– Wie können die Teilnehmer in einem Chat parallel zur Besprechung Informationen austauschen?

– Wie lässt sich der eigene Bildschirm teilen?

– Wie funktionieren Breakout Rooms?

Um diese und andere Fragen zu stellen oder proaktiv zu beantworten, kann der Technik-Check genutzt werden. Das sichert nicht nur eine technisch einwandfreie Veranstaltung selbst, sondern hilft auch, das Verständnis und den Nutzen von virtuellen Tools bekannter zu machen.

Vorher online

Weil trotz des Technik-Checks im Vorfeld nicht ausgeschlossen ist, dass es zum Start ins eigentliche Meeting noch ein paar technische Probleme zu lösen gibt, sollte der Veranstalter bereits einige Minuten vor dem Start online sein. (Darauf wurde sicher bereits in der Agenda hingewiesen.)

In vielen Präsenzveranstaltungen ist es üblich, vorwiegend bei solchen, die nicht regelmäßig stattfinden, bereits vor dem Veranstaltungsbeginn zu einem Get-together zusammenzukommen. Diese Möglichkeit sollten wir unbedingt auch bei remote Veranstaltungen anbieten. Dafür machen wir den virtuellen Besprechungsraum bereits vorher zugänglich. Abhängig von der Veranstaltung (z. B. Daily Stand-up oder Konferenz) können einigen Minuten oder ein-zwei Stunden passend sein. Dabei gilt: Je größer und seltener das Meeting stattfindet, desto früher sollte der virtuelle Raum geöffnet werden.

Neben einem entspannten Ankommen (Funktioniert die Technik?) ist es den Teilnehmern im Rahmen des Get-together möglich, sich kennenzulernen, in einen (ersten) Dialog zu kommen, sich vorzustellen und Erwartungen auszutauschen. Für den Veranstalter ist das eine echte Möglichkeit, letzte Justierungen an der Agenda vorzunehmen.

Gerade bei Treffen mit vielen Teilnehmern, die sich nicht kennen, ist das ungezwungene Ankommen ein passender Start ins Meeting. Und auch (vielleicht sogar gerade) wenn sich die Teilnehmer bereits kennen, kann ein vorab geöffneter Besprechungsraum helfen, die im virtuellen Raum nicht möglichen Kaffee-Küchen-Gespräche zu führen.

Diese Formate außerhalb der Business-Agenda, vor und als Pausen während der Veranstaltung, sind wichtig, um unserer virtuellen Kollaboration die notwendige soziale Komponente hinzuzufügen.

Eingecheckt

Unabhängig davon, ob sich die Teilnehmer bereits untereinander kennen, ist ein Check-in wichtig zum Start ins Meeting. Der Check-in gibt den Teilnehmern eine erste Möglichkeit, selbst aktiv zu werden.

Der Moderator nutzt den Check-in, um zu erkennen, wo die Teilnehmer gerade stehen, was sie im Moment beschäftigt, was sie an Themen und Spannungen mit ins Meeting bringen. Ein Check-in ist an kein starres Format gebunden, das sollte er auch nicht.

Zum Mehrwert eines Check-in für Remote Projekte und für das Teambuilding bei remote Teams bekommst du hier weitere Informationen.

Wichtig für einen Check-in ist, dass jeder Teilnehmer die Chance bekommt, selbst aktiv zu werden. Da kann die persönliche Vorstellung eine Form sein, am besten eingepackt in ein kurzweiliges Format.

Diese Fragen passen für den Check-in:

– Wie geht es dir heute, was beschäftigt dich gerade?

– Wie bin ich heute hier, was fordert mich gerade?

– Was will ich hier teilen, um gut loslegen zu können?

Jeder Check-in sollte ein paar Regeln folgen:

– Es spricht immer nur eine Person. Kommentare und Diskussionen sind nicht zugelassen.

– Nichts zu sagen ist auch O. K.

Die Zeit für den Check-in variiert, je nachdem wie lange das Meeting dauert. Für ein 1,5 h-Meeting haben sich 5 min. für den Check-in bewährt, das sind ca. 5 % der Besprechungszeit.

Bleibt bei der Sache

Du kennst das: Je größer das Meeting, desto wahrscheinlicher ist, dass einer dabei ist, der die Aufmerksamkeit überproportional auf sich zieht. Ein Dauerredner. Bevorzugt sind das die Alpha-Männchen, wie sie in vielen Managementpositionen zu finden sind.

Weil du, gerade als Moderator, weißt, dass Dauerredner ein Meeting vom Kurs abbringen oder den Zeitplan sprengen können, ist es wichtig, darauf zu regieren, um das Meeting gekonnt auf Kurs zu halten.

Interveniere (als Moderator oder Teilnehmer) direkt, wenn du merkst, dass Teilnehmer die Besprechung für ausufernde Monologe und Selbstdarstellung nutzen, vor allem, wenn dabei das Ziel und die Agenda aus dem Blick rutschen.

Hier hilft es, in Momenten des Luftholens, einzuschreiten, das Gesagte kurz zusammenzufassen und das Gespräch wieder zurück zum Thema zu lenken. Genügt das nicht, solltest du die Situation klar benennen („Ich erkenne nicht, wie uns deine Ausführungen unserem Ziel näher bringen. Bitte lass’ uns weitermachen mit …“). Ist so ein Einschreiten (z. B. aufgrund von Hierarchie) nicht ohne Weiteres nicht möglich, solltest du das Meeting bei nächster Gelegenheit (z. B. für eine Biopause) kurz unterbrechen. Die Pause kannst du nutzen, um dem Vielredner unter vier Ohren zu erklären, wie wichtig dir das Erreichen des Besprechungsziels ist. Frage nach seiner Sicht und wie seine Ausführungen darauf einzahlen. (Bei einem virtuellen Meeting kannst du dies durch einen Anruf tun.)

Neben Menschen, die zu Monologen neigen, gibt es noch das andere Extrem: Menschen, die sich nicht einbringen. Als Moderator (und Teilnehmer) solltest du besonders diese Personen im Blick haben und sie aktiv (z. B. durch an sie direkt gerichtete offene Fragen) einbinden. Besonders schüchterne Menschen (auch neue oder junge Mitarbeiterinnen) solltest du, am besten unter vier Augen, erklären, wie wertvoll ihre Mitarbeit für das Erreichen des Ziels ist. Schließlich hast du sie bewusst ausgewählt und zum Meeting eingeladen.² Dieses Gespräch solltest du bereits vor einem virtuellen Treffen führen (wenn erkennbar ist, dass sich der Teilnehmer eher passiv verhalten könnte).

Halte die Zeit im Blick

Im Rahmen der Vorbereitung auf das Meeting hast du dir eine Agenda zurechtgelegt und diese (rechtzeitig im Vorfeld des Meetings) an die Teilnehmer verteilt. Ich hatte empfohlen³, in der Agenda auch die Zeiten zu benennen, die du für die einzelnen Arbeitspunkte veranschlagst. Damit hilft dir die Agenda während der Besprechung selbst, die Zeit im Blick zu behalten.

Sobald du feststellst, dass deine Zeitplanung nichts mehr mit der Realität zu tun hat, solltest du dies ansprechen. Ihr solltet gemeinsam abstimmen, wie damit umzugehen ist. Ist es möglich, wieder zurück zur ursprünglichen Zeitplanung zu kommen? Sollen übrige Punkte in einem weiteren Meeting bearbeitet werden? Oder kann das Meeting verlängert werden, um die Agenda vollständig zu bearbeiten und das Ziel zu erreichen?

Jeder der Wege ist legitim. Für welches Vorgehen ihr euch entscheidet, wird von der Dringlichkeit des Themas, den verschiedenen Terminkalendern und dem Energielevel der Teilnehmer beeinflusst. Entscheidet gemeinsam über den Weg und kehrt zurück zur Agenda.

Was ist zu tun?

In den meisten Arbeitstreffen werden Maßnahmen festgelegt und Entscheidungen getroffen. Denn könntest oder wolltest du alles allein tun, bräuchte es die Besprechung nicht. In Organisationen ist das weder möglich und oft auch nicht gewollt. Für bestimmte Aufgaben gibt es Spezialisten und Zuständigkeiten. Entscheidungen werden (leider allzuoft) nur von Vorgesetzten getroffen.

In jedem Fall ist es sinnvoll, ja notwendig, das, was festgelegt und entschieden wurde, zu benennen:

– Wer macht was bis wann?

– Welche Entscheidung wurde (von wem) getroffen?

Die beiden Fragen sind zu beantworten. Und die Antworten sind schriftlich zu fixieren. ⁴

Denn gibt es keine Verantwortlichkeit und keine Fälligkeit, ist – so meine Erfahrung aus viel zu vielen Besprechungen – vorprogrammiert, dass entweder gar nichts passiert, das Falsche (weil nicht genau benannt) oder sich der Fortschritt endlos hinzieht. Dazu braucht es dann erneut ein Meeting, denn davor passiert nichts.

Ebenso sind die getroffenen Entscheidungen festzuhalten. Zur Dokumentation für die Teilnehmer und für die von den Festlegungen betroffenen Personen.

Um Missverständnisse zu vermeiden, empfehle ich, erst recht bei virtuellen Besprechungen, die Festlegungen sichtbar für alle (bei geteiltem Bildschirm) aufzuschreiben. Ich selbst arbeite dabei gern mit Mindmaps, die (nach etwas Übung) sowohl für den Schreiber als für die Besprechungsteilnehmer die Festlegungen im Besprechungsverlauf transparent machen.⁵ (Neben Mindmaps können Festlegungen natürlich auch in normalen Notizen dokumentiert werden.)

Nacharbeit

Spätestens zum Ende einer Besprechung sollte klar sein, ob das gesteckte Ziel erreicht wurde oder ob in einem weiteren Termin (eventuell mit einem angepassten Ziel) daran gearbeitet werden soll.

Zum Ende des Meetings ist auch der richtige Zeitpunkt, das Erreichte wertschätzend zusammenzufassen, die getroffenen Vereinbarungen zu reflektieren und das weitere Vorgehen abzustimmen:

• Soll es einen Nachfolgetermin geben?
  Wenn ja, ist jetzt eine gute Gelegenheit, den Termin direkt abzustimmen (wenn alle Teilnehmer direkt in ihre Kalender blicken können).
  
• Braucht es weitere oder andere Teilnehmer?
  Konnten manche Themen nicht (abschließend) behandelt werden, weil nicht das gesamte Expertenwissen oder nicht die passenden Entscheider im Meeting waren, dann besprecht gemeinsam, wie sich die Gruppe im nächsten Termin zusammensetzen soll. (Eine Veränderung in der Zusammensetzung nimmt natürlich auf Einfluss auf den passenden Termin. Eventuell ist hier im Nachgang weitere Abstimmung erforderlich.)
  
• Wie gehen wir aus dem Meeting und was nehmen wir mit?
  Diese oder eine ähnliche Frage bildet den Check-out. Wie beim Check-in geht es darum, allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich mit einem persönlichen Statement zu verabschieden. Das Feedback hilft dem Moderator und den übrigen Teilnehmern zu reflektieren, wie der gemeinsame Termin wahrgenommen wurde.
  

Nachhaltig meeten

Wir müssen schonend mit unseren Ressourcen umgehen. Was unserer Umwelt zugutekommt, hilft auch uns selbst. Bezogen auf unsere Meetings bedeutet nachhaltig, sicherzustellen, dass getroffene Vereinbarungen tatsächlich verfolgt und umgesetzt werden (zumindest so lange, bis es eine andere Abmachung gibt).

Deshalb ist ein gutes Meeting mit dem Ende der Videokonferenz (oder beim Verlassen des Besprechungsraums) noch nicht vorbei. Doch nach einer erfolgreichen Durchführung des virtuellen Meetings bist du auf einem guten Weg.

Virtuelle Meetings erfolgreich nachbereiten. Was es dabei zu beachten gilt, das erfährst du hier, im dritten Teil meiner Serie.

1. Zur Studie von Atlassian „Time Wasting at Work“ https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic ↩
2. Siehe „Gute Besprechungen verfolgen ein klares Ziel“ und „Teilnehmer“ unter https://www.janetschke.de/virtuelle-meetings-erfolgreich-vorbereiten/ ↩
3. siehe „Die Agenda“ unter https://www.janetschke.de/virtuelle-meetings-erfolgreich-vorbereiten/ ↩
4. Dazu mehr im dritten Teil „Virtuelle Meetings erfolgreich nachbereiten“ unter https://www.janetschke.de/virtuelles-meeting-erfolgreich-nachbereiten/ ↩
5. Wie du Besprechungen mit Hilfe von digitalen Mindmaps protokollierst, das erfährst du hier: https://www.janetschke.de/protokolle-digital-als-mindmap-erstellen/ ↩