Virtuelle Meetings erfolgreich vorbereiten

von | 15.01.2022 | Digitalisierung, Homeoffice, Organisation, Remote

Die Arbeit in remote Teams ist in unserem Alltag angekommen. In der Not des Corona-Lockdowns haben wir die neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit auf Distanz für uns entdeckt. Waren Besprechungen für viele von uns vorher nur dort denkbar, wo Teilnehmer an einem physischen Ort zusammen kommen konnten, genügt mittlerweile ein Internetanschluss mit Webcam.

Neben dem was geht, haben viele Teilnehmer von virtuellen Meetings auch erkannt, woran es hakt. Was nicht so einfach funktioniert und wie schnell es zu Missverständnissen kommen kann bei virtuellen Meetings.

Virtuelles Meeting im Homeoffice - Quelle: Alexandra_Koch (Pixabay)
Virtuelles Meeting im Homeoffice – Quelle: Alexandra_Koch (Pixabay)

Da die Vorteile von digitalen Zusammenkünften auf der Hand liegen (wie die gesparten Reiseaufwendungen oder die leichter zu koordinierenden Orte und Zeitpunkte der Treffen) werden oder sind virtuelle Meetings das New Normal unserer Besprechungskultur.

Remote Meetings funktionieren anders

Viele von uns, mich eingeschlossen, haben während der Corona-Lockdown-Homeoffice-Zeiten die Tücken von digitalen Besprechungen kennen gelernt. Wir haben erfahren, dass remote Meetings eben nicht eine Kopie der Besprechungen in Präsenz sind. Remote Meetings folgen in einigen Teilen einem ganz anderen Drehbuch, als die gewohnten Präsenztreffen.

Woran das liegt und was wir daraus ableiten sollten, das fasse ich in den folgenden Beiträgen über virtuelle Meetings zusammen. Ich zeige, was virtuelle Meetings erfolgreich macht, worauf es ankommt bei der Planung, Durchführung und im Nachgang.

Einges von dem, was ich anspreche, gilt natürlich auch für Besprechungen an einem Ort. Herausheben werde ich die Punkte, in denen sich remote Meetings von Präsenztreffen unterscheiden. Warum hybride Meetings, also solche, an denen Menschen sich sowohl in echt als auch virtuell treffen, unsere besondere Aufmerksamkeit auf sich ziehen sollten, darauf werde ich im Rahmen der Durchführung von virtuellen Meetings besonders eingehen.

Gute Selbstorganisation ist wichtig – auch und gerade im Homeoffice. In meinem Buch gebe ich Informationen und nenne die Tools, mit denen ich mein remote Work jeden Tag organisiere.

Dies hier ist der erste von vier Teilen. Wir starten, nur so kann ein virtuelles Meeting erfolgreich werden, mit der Vorbereitung.

Hier ein kurzer Überblick, was dich in welchem Teil erwartet:

  • Wir beginnen mit der Vorbereitung eines virtuelle Meetings.
    Weil wir klar vor Augen haben müssen, welches Ziel wir mit dem Treffen verfolgen und was wir mit wem besprechen wollen.
    In diesem Beitrag geht es um all die Punkte, die für eine gute Vorbereitung von remote Meetings unerlässlich sind.
  • Die Durchführung ist für viele von uns der Hauptteil eines Meetings und Thema eines weiteren Blogposts.
    Wie du virtuelle Meetings perfekt durchführst, wie du Technik und Zeit im Griff behältst und den Erfolg der Besprechung sicherstellst, das sehen wir uns hier im zweiten Teil an.
  • Nachhaltig wird ein Meeting nur, wenn wir dieses Nachbereiten.
    Davon handelt der dritte Beitrag. Wenn wir die Aufgaben tracken und nachhalten, können wir sicherstellen, dass sie passend umgesetzt werden. Wie du dies auch mit Hilfe von digitalen Tools sicherstellst, sehen wir uns in diesem Teil ganz genau an.
  • Schließlich gebe ich dir im letzten, im vierten Teil einige Tipps an die Hand. Hacks, die dir und den Meeting-Teilnehmern helfen, digitale Besprechungen als das zu entdecken, was sie tatsächlich sind: Ein Tool für effiziente Zusammenarbeit.

Lass’ uns loslegen mit dem, was vor dem eigentlichen Meeting so wichtig ist.

Arbeitsplatz auf der Homeoffice-Couch - Quelle: Life-Of-Pix (Pixabay)
Arbeitsplatz auf der Homeoffice-Couch – Quelle: Life-Of-Pix (Pixabay)

Auf die Vorbereitung kommt es an

Es ist wie bei jedem guten Essen: Die richtigen Zutaten und die passende Zubereitung stellen sicher, dass das Menü gelingt. So wie es kein gutes Essen ohne die passende Vorbereitung geben kann, so wenig kann es ein gutes Meeting geben, wenn nicht im Vorfeld einiges erledigt wurde. Vier Zutaten sorgen dafür, dass aus einem Meeting ein erfolgreiches Meeting wird. Dies Zutaten musst du bereits im Vorfeld der Besprechung zurechtlegen.

Gute Besprechungen verfolgen ein klares Ziel

Der erste und unverzichtbare Punkt, den wir in jedem Fall klar haben müssen, ist das Besprechungsziel. Das Ziel des Treffens klar zu haben, ist essenziell. Das gilt für ein Präsenztreffen und erst recht für die digitale Zusammenkunft. Nur wenn uns selbst das Ziel des Meetings klar ist, wird es gelingen, auch die Teilnehmer des Meetings darauf auszurichten, diesem Ziel zu folgen. Haben wir diese Klarheit (noch) nicht, dürfen wir zu keinem Meeting einladen.

Mir kommen sofort Beispiele in den Sinn, die zeigen, wie es nicht laufen sollte. Ich erinnere Besprechungseinladungen, die aus nur einem Wort bestanden. Mehr als zehn Teilnehmer wurden eingeladen zu Budgetdurchsprache. Mag sein, dass der Absender der Einladung eine Idee vor Augen hatte, welchem Zweck das Treffen dienen sollte. Doch es ist unwahrscheinlich, ja ausgeschlossen, dass alle Adressaten der Einladungs-E-Mail das selbe Bild vor Augen hatten. Das zeigte sich direkt, als ich den Absender darauf ansprach um mehr zu erfahren: Sollte das Budget für das nächste Geschäftsjahr geplant werden? Oder sollte der IST-Stand im laufenden Jahr diskutiert werden? Ihm war klar, worum es ihm mit dem Treffen ging (immerhin), mir jedoch nicht.

Spätestens beim Formulieren der Einladung zu dem Meeting, sollte dir auffallen, ob das Ziel, das du mit dem Treffen verfolgst, überhaupt klar ist. Nur wenn du das Ziel der Besprechung klar und in wenigen Worten prägnant formulieren kannst, taugt es, Menschen zusammenzuholen, die dafür arbeiten sollen, dass du das Ziel erreichst.

Remote Meetings, die ohne klar kommuniziertes Ziel stattfinden, scheitern regelmäßig. Das Schlimme dabei ist, dass dies oft erst später auffällt. Oft erst zum Ende des Meetings oder gar erst Tage danach. Denn ohne gemeinsames Ziel wird es keinen Zieleinlauf geben. Oder die Teilnehmer kommen mit unterschiedlichen Vorstellungen in den Termin und versuchen, den eigenen Vorstellungen und Erwartungen zu folgen. Erkennbar wird das an einem chaotischen Ablauf in dem sich unterschiedlichste Wortmeldungen zu verschiedenen Themen die Hand geben. Das liegt daran, dass die Teilnehmer ihre Erwartungen an das Meeting erfüllt wissen wollen. Oder, was noch schlimmer ist, sie nehmen nur passiv teil, sind anwesend ohne dabei zu sein. In Videokonferenzen fallen solche Teilnehmer oft gar nicht auf. Vor allem dann nicht, wenn Bild und Ton nicht geteilt werden.

Teilnehmer

Haben wir das Ziel klar, können wir uns Gedanken machen, wen wir zu der Besprechung einladen. Das sollten nicht pauschal die üblichen Verdächtigen sein, also die, die in der Unternehmenshierarchie mit dir auf einer Ebene stehen und die deshalb automatisch zu fast jedem Meeting eingeladen werden. Unerlässlich ist es, dass du dir Gedanken machst, wer dich am besten unterstützen kann, das Besprechungsziel zu erreichen.

Je nachdem worum es geht, werden dir, bleiben wir beim Beispiel Budgetdurchsprache, Controller, Produkt- und Projektmanager, Strategen, Führungskräfte oder auch Externe (Lieferanten, Kunden) helfen, das Ziel zu erreichen. Abhängig davon, werden es andere Menschen sein, die du zu dem Meeting einlädst. Auch deshalb muss das Ziel an erster Stelle deiner Überlegungen stehen.

Zurück zu den Teilnehmern der Besprechung. Diese sollten nach dem Beitrag, den sie geben können, ausgewählt und eingeladen werden. Kommt es auf Fachwissen an, sind es die Experten und einfachen Mitarbeiter, die dir weiterhelfen. Beschränke deinen Blick bei der Suche nach den richtigen Experten nicht auf dein direktes Umfeld, sondern blicke auch in andere Bereiche und vielleicht sogar über die eigene Organisation hinaus – Stichwort: Betriebsblindheit.

Neben den Experten können es auch Entscheider sein, die dich weiterbringen. Wenn es darum geht, Türen in andere Bereiche zu öffnen, Budget bereitzustellen oder ein neues Projekt zu initiieren, dann brauchst du Menschen, die diese Möglichkeiten haben. In vielen Unternehmen sind diese Personen im Management zu finden.

Weil wir uns hier auf virtuelle Zusammenkünfte fokussieren, solltest du dir bereits bei der Auswahl der Teilnehmer Gedanken darüber machen, dass diese (technisch) an der Besprechung teilnehmen können. Wichtig dabei: Fehlende Technik darf kein Grund sein, einen geeigneten Teilnehmer nicht einzuladen. Stelle im Vorfeld sicher, dass die passenden Teilnehmer auch technisch in der Lage sind, an der Besprechung teilzunehmen.

Damit du und andere gut rüber kommen im virtuellen Meeting, braucht es die richtige Webcam. Hier findest du Infos und Beispiele (was funktioniert und was nicht).

Die Agenda

Struktur bekommt eine Veranstaltung, indem sie einer Agenda folgt. Das ist der rote Faden, der auf das Ziel hinführt. Es ist Aufgabe und Chance für den Planer der Besprechung, die Teilnehmer mit Hilfe der Agenda in die gewünschte Richtung zu führen. Gleichzeitig macht eine gute Agenda klar, welchen (zeitlichen) Raum die einzelnen Punkte einnehmen und wer Verantwortung trägt.

Die Agenda sollte im Vorfeld der Besprechung fest stehen und bereits mit der Einladung verteilt werden. Nicht so, wie ich es schon sooft erlebt habe: Ein Timeblocker (z. B. Budgetbesprechung) enthält den Hinweis Agenda folgt. Denn entweder wird die Agenda auch später nicht geliefert oder, was genau so schlimm ist, geht der Timeblocker an den falschen Personenkreis bzw. an Menschen, die sich nicht gut genug auf die Besprechung vorbereiten können, weil ihnen relevante Informationen fehlen.

Wer es ausprobiert hat weiß, dass gerade in remote Meetings eine gute Agenda hilft, den Faden und damit das Besprechungsziel zu erreichen, denn allen Teilnehmern fällt es leichter, an Hand der Agenda zu erkennen, an welchem Punkt sich die Besprechung befindet und welche Themen noch angesprochen werden sollen. Auch Abschweifungen und thematische Sprünge werden dadurch vermieden bzw. fallen auf und werden – oft von den Teilnehmern selbst – erkannt und angesprochen: „Lasst uns zurück zum Thema kommen.

Damit du nicht jeden Tag komplett in virtuellen Meetings verbringst und Zeit für produktives Deep Work findest, solltest du deinen Arbeitstag im Homeoffice gut strukturieren: Hier gibt es 10 Tipps dafür.

Die Besprechungs-Einladung

Die Einladung zu einem virtuellen Meeting wirst du wahrscheinlich in digitaler Form erstellen und versenden. Im Business sind das oft Outlook-Termine, die an die Teilnehmer geschickt werden. Das ist besser, als die Einladung als normale E-Mail zu versenden. Denn so einen digitalen Termin können wir direkt in unsere (digitalen) Kalender übernehmen.

Für die eingeladenen Teilnehmer muss aus der Einladung direkt hervorgehen, um was für eine Besprechung es sich handelt. Dafür ist es hilfreich im Betreff der Einladung auf das Ziel des Treffens hinzuweisen. Das hilft jedem Empfänger der Einladung direkt den Kontext herzustellen und – wurde die Einladung an- und damit in den digitalen Kalender übernommen – beim Blick auf den eigenen Kalender den Inhalt des Termins zu erkennen (weil der Betreff dort angezeigt wird).

Im Text soll die Einladung noch einige weitere Infos mitbringen:

  • Das Ziel der Besprechung
    Darauf weist du im Einladungstext am besten noch (mindestens) einmal hin. Das hilft beim Erwartungsmanagement: Wer weiß, was mit dem Treffen erreicht werden soll, wird sich besser und vor allem passender vorbereiten. Und während des Treffens wird es weniger Abschweifungen geben.
  • Zeit und Dauer
    Wer die Einladung als Outlook- oder Google-Termin, also digital erstellt, legt dafür automatisch den Zeitpunkt des Treffens und dessen Dauer fest. Meist ist dies ein sehr heikler und oft aufwändiger Punkt: Denn je größer der Teilnehmerkreis und je länger die Besprechung, desto schwerer wird es, freie Zeitfenster zu finden, in denen alle Teilnehmer verfügbar sind. Vermeide dabei unbedingt ein Überbuchen von Kalendern (gemeint ist das Mehrfache belegen eines Zeitfensters im Kalender), ohne vorher mit demjenigen gesprochen zu haben. Sowas ist unhöflich und führt zu unnötigem Ärger – auch bei dir, weil damit die Wahrscheinlichkeit steigt, eine Absage zu erhalten. In der Regel hilft ein Anruf oder eine Nachricht um zu erfahren, ob sich der im Kalender bereits eingetragene Termin verschieben lässt.
    Je weiter in der Zukunft das Treffen stattfindet, desto leichter wird es sein, einen Termin zu finden, der für alle Teilnehmer passt. Ohnehin ist es unhöflich und führt zu Missmut, wenn Termine übernacht angesetzt werden. Deshalb: Plane Besprechungstermine mindestens mit einem Vorlauf von zwei, besser vier Wochen (sofern nicht zeitkritisch, was du unbedingt kommunizieren und begründen solltest).
  • Vorbereitende Infos
    Alles, was die Teilnehmer brauchen, um sich optimal auf den Termin vorbereiten zu können, muss rechtzeitig im Vorfeld, am besten mit der Einladung selbst, versandt werden.
    Besser als Informationen und Unterlagen als Anhang zu versenden, ist es, der Einladung einen Link beizufügen zu einem Ordner, in dem die relevanten Unterlagen (aussagekräftig beschriftet) abgelegt sind. So eine digitale Ablage hilft, vor, während und nach der Besprechung alle Informationen an einem Ort zugänglich zu machen, ohne diese immer wieder in Updates mailen zu müssen. Dadurch erhöht sich auch die Transparenz und es wird verhindert, dass Informationsketten abreißen (etwa, weil sich der Teilnehmerkreis verändert).
  • Erforderliche Vorbereitung
    Wie können sich die Teilnehmer optimal auf das Treffen vorbereiten? Welche Unterlagen sollen sie gelesen (und verstanden) haben? Welche Informationen und Dokumente sollen sie in dem Treffen parat haben? Über diese und ähnliche Fragen musst du dir spätestens bei der Einladung Gedanken machen.
    Nur wenn du mit der Besprechungseinladung klar deine Erwartungen an die passende Vorbereitung kommunizierst, wird es möglich sein, deinen Wünschen gerecht zu werden.
    Ja, wahrscheinlich wird es dann immer noch den ein oder anderen Teilnehmer geben, der sich nicht genug vorbereiten konnte oder wollte. Doch wenn sich zeigt, dass die Besprechung auf Grund mangelhafter Vorbereitung nicht ihr Ziel erreicht hat, wird das den Betroffenen motivieren, das nächste mal besser vorbereitet zu kommen. (Das gilt natürlich für dich als Organisator oder Moderator im Besonderen.)
    Je umfangreicher die Vorbereitung auf das Treffen ist, desto mehr Zeit solltest du den Teilnehmern dafür einräumen.
  • Zu treffende Entscheidungen
    Meist ist bereits im Vorfeld eines Treffens erkennbar, dass und welche Entscheidungen zu treffen sind. Denn danach wirst du die Teilnehmer auswählen. (Wer darf oder kann die Entscheidung treffen?)
    Benenne die zu treffenden Entscheidungen bereits mit der Einladung zu dem Treffen. So können sich die Entscheider bereits damit auseinandersetzen, weitere und relevante Informationen einholen oder falls notwendig, um Anpassung des Teilnehmerkreises bitten.
  • Verantwortlich- und Zuständigkeiten
    Du hast dir Gedanken darüber gemacht, wen du zum Meeting einlädst. Wer für was, wer für welchen Punkt der Agenda und wer für welche Entscheidung verantwortlich sein soll (und kann). Benenne in der Agenda sowohl diese Themen und die dafür zuständige Person.
    Dabei gilt: Je größer das Thema und die damit verbundene Verantwortlichkeit, desto wichtiger ist es, diese Personen bei der Vorbereitung des Treffens einzubinden. Denn es wäre schlimm, wenn du erst im Treffen erkennst, dass sich die von dir als zuständig erkannte Person gar nicht zuständig fühlt und Verantwortung ablehnt. Stimme dich deshalb im Vorfeld der eigentliche Besprechung mit allen Menschen ab, die Verantwortung für einzelne Agendapunkte oder Entscheidungen tragen sollen. Tu dies, bevor du die Agenda verschickst.

Alles bereit für das virtuelle Meeting?

Da kommt einiges Zusammen, womit wir im Vorfeld einer Besprechung die Weichen stellen können, dass das Meeting selbst gelingt. Wer darauf verzichtet, verschenkt die Power, die von guten remote Meetings ausgehen kann. Da lohnt die Vorbereitung darauf in jedem Fall.

Wenn ich acht Stunden Zeit hätte um einen Baum zu fällen, würde ich sechs Stunden die Axt schärfen.“ (Abraham Lincoln)

Ist dafür keine Zeit, sollten wir gar nicht erst zum Meeting einladen. Damit sparen wir uns und den Teilnehmern das Gefühl, Zeit in einem Meeting ohne Mehrwert vergeudet zu haben.

Eine gute Meeting-Vorbereitung lohnt immer und du bist gut vorbereitet hier direkt ins virtuelle Meeting zu starten.

Methoden + Werkzeuge zur Selbstorganisation

Wie es gelingt, die eigene Arbeit im Homeoffice zu organisieren, darüber habe ich ein Buch geschrieben.

Es geht um Methoden, die dich fokussiert und produktiv arbeiten lassen.
Und um Werkzeuge, die dir helfen,
Termine, Aufgaben und Informationen zu strukturieren und zu bewältigen.

Meine Erfahrung und mein Wissen aus über 25 Jahren Projekt-, Führungserfahrung und mobilem Arbeiten habe ich in diesem Praxisbuch zusammengebracht.

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

remoteKultour - Newsletter

Hol' dir Infos und Tipps
deine Arbeit im Homeoffice und unterwegs.
Newsletter abonnieren
*) Pflichtfeld. Die Daten nutze ich, um dir meinen Newsletter zu senden. Diesen kannst du durch Klick in der E-Mail wieder abbestellen. Weitere Informationen findest du in meiner Datenschutzerklärung.
close-link