Gut vorbereitet und durchgeführt war unser virtuelles Meeting ein Erfolg. Das gesteckte Ziel haben wir gemeinsam erreicht. Die im Vorfeld des Treffens verteilte Agenda erwies sich als passend und auch den Zeitplan haben wir eingehalten. Doch einen Fehler dürfen wir nach dem Meeting nicht machen: Die Besprechung direkt als erledigt abzuhaken. Denn das, was wir gemeinsam im Meeting erreicht haben, sichern wir nur, wenn wir die getroffenen Vereinbarungen transparent machen und die Umsetzung der Aufgaben nachhalten.

Deshalb benötigt jedes virtuelle Meeting eine gute Nachbereitung.

Danach ist nicht vorbei

Das Beste ist nicht etwa das Protokoll oder die Aufgabenliste. Denn das sind nur Formalien. Gleichzeitig sind Protokoll und Aufgabenliste wichtige Voraussetzung, um das Meeting nachhaltig zu machen. Um sicherzustellen, dass Vereinbarungen bekannt und eingehalten werden. Und um dafür zu sorgen, dass notwenige Aufgaben von den im Meeting benannten Menschen verfolgt und umgesetzt werden.

Aus Erfahrung wissen wir, dass nicht alles von dem, was wir besprochen und festgelegt haben, auch umgesetzt wird. Weil manches von dem so (doch) nicht oder nicht innerhalb der kalkulierten Zeit funktioniert. Vielleicht waren wir zu optimistisch bei unserer Zeitplanung oder wollten auf Ressourcen zurückgreifen, die uns nicht (in dieser Größe) zur Verfügung stehen. Doch eines dürfen wir aus diesen Erfahrungen auf keinen Fall ableiten: Wir dürfen nicht meinen, dass Fehleinschätzungen und Rückschläge bei der Umsetzung von Aufgaben ein Nachbereiten von Meetings überflüssig machen.

Zügig zum Protokoll

Ein Protokoll hält fest. In unterschiedlicher Ausführlichkeit. Wenn ich an meine Schulzeit und meine Arbeit in einigen Unternehmen zurückdenke, stoße ich auf das Verlaufsprotokoll. Darin ist ausführlich niedergelegt, wer was gesagt hat. Welche Wortmeldungen, Diskussionen und Meinungen geäußert wurden. So ein Verlaufs- oder, noch detailreicher, ein Wortprotokoll (in dem das gesagte Wort-für-Wort festgehalten wird) brauchen wir nicht, um Nachhaltigkeit in unserem Meeting zu sichern. Es genügt ein Ergebnisprotokoll, das Entscheidungen, Aufgaben, Zuständig- und Fälligkeiten festhält.

Protokollführung ist kein Job, um den ich mich schon mal gerissen hätte. Doch für den Erfolg eines Meetings ist Protokollführung unerlässlich. Deshalb dürfen wir ein Protokoll nicht dem Zufall überlassen. Das beginnt damit, dass bereits zum Start ins Meeting festgelegt sein muss, wer das Protokoll schreibt. Und welche Form des Protokolls gewünscht ist. Meist genügt das Ergebnisprotokoll, in dem Entscheidungen (Was wurde festgelegt?) und Aufgaben (Wer macht was bis wann?) niedergelegt werden.

Die allermeisten Protokolle werden als vollständig ausformulierter Text erstellt. Das erhöht den Aufwand und liefert in vielen Fällen keinen Mehrwert zu den Protokollen, die sich auf relevante Informationen, in Stichpunkten notiert, beschränken. Gute Erfahrungen habe ich dabei mit als Mindmaps erstellten Protokollen gemacht. Mit etwas Übung lassen sich Protokoll-Mindmaps bereits direkt im Meeting erstellen. Der Vorteil von Mindmaps, vor allem, wenn es sich um digitale Mindmaps handelt, ist, dass sie sich flexibel erstellen lassen. Neue Punkte können ohne Weiteres ergänzt werden. Das Layout der Mindmaps passt sich automatisch an, ohne dass die Übersicht verloren geht.

Willst du Protokolle als (digitale) Mindmaps erstellen? Dann findest du hier weitere Informationen.

Vorlagen schaffen Transparenz

Ob das Protokoll als Mindmap, klassisch in einem Dokument oder als Tabelle erstellt wird, ist nicht so wichtig. Vielmehr kommt es darauf an, dass alle, für die das Protokoll Relevanz besitzt, damit arbeiten können. Vorlagen helfen dabei. Weil Vorlagen dafür sorgen, dass das Protokoll-Layout von Meeting zu Meeting gleich ist. Dadurch vereinfacht sich die Erstellung und – was noch wichtiger ist – erleichtert eine Vorlage die Orientierung.

Werden Projektbesprechungen oder Besprechungen in Organisationen immer in derselben Vorlage dokumentiert, ist klar, wo was zu finden ist. Denn alles steht in jedem Protokoll an gleicher Stelle.

– Datum, Zeit und Ort des Meetings

– Teilnehmer (evtl. mit Rolle)

– Ziel des Meetings

– Entscheidungen und Aufgaben, gegliedert anhand der Agenda

Ich empfehle, das Protokolle nicht per E-Mail zu versenden, sondern an einem (zuvor abgestimmten) Ort digital, am besten in der Cloud, abzulegen und den Link zum Protokoll zu verteilen. Bewährt hat sich hier die Kommunikation in einem Kollaborationstool (wie Slack oder Microsoft Teams).

Für die Teamkommunikation – gerade bei virtuellen Teams – eignen sich Kollaborationstools wesentlich besser als der Austausch via E-Mail. Warum das so ist und wie dir Slack und Microsoft Teams dabei helfen, die Arbeit in Organisationen und Projekten besser (weil transparenter, schneller, einfacher) zu gestalten, damit habe ich mich hier auseinandergesetzt:

– Slack oder Teams? So klappt Kommunikation im Team.

– Kollaboration mit Slack & Teams – Kulturwandel für Unternehmen

– Channel-Namen: Wichtig für effektive Zusammenarbeit in Slack und Microsoft Teams.

– Besser als E-Mail: Business-Chats mit Slack und Microsoft Teams

Die Ablage in der Cloud hat, werden Zugriffsrechte passend vergeben, den Vorteil, dass neue Versionen und Anmerkungen direkt eingepflegt und damit allen Nutzern im Zugriff sind.

In Remote Work – wie wir künftig Arbeiten zeige ich, wie sich unsere Arbeit durch die Digitalisierung verändert.

Ein erneutes Versenden des Protokolls als E-Mail-Anhang entfällt. Nutzer werden in den Kollaborationstools über die Änderung informiert.

Eine vielversprechende Möglichkeit für die Projektdokumentation bietet das Tool Evernote, das ich selbst seit über zehn Jahren intensiv nutze. Information darüber, wie du Evernote im Projektmanagement nutzt, findest du hier.

Digital ist von Vorteil

Wenn ich an meine ersten Berufsjahre zurückdenke, das ist mittlerweile über 30 Jahre her, erinnere ich die Umlaufmappen und Postverteiler. Protokolle wurden damit verschickt und den Beteiligten so zur Kenntnis gebracht.

Was für die Weitergabe von Informationen und Entscheidungen einigermaßen funktioniert hat, gestaltete sich für das Nachhalten von Aufgaben aufwendig und intransparent. Denn entweder wurden Statusänderungen in immer neuen Versionen per Papier verschickt oder – und das empfand ich noch schlimmer – gab es gar keine Information zum Fortschritt eines Projekts.

Da bringen die digitalen Versionen des Aufgabentrackings heute große Vorteile: Über die Cloud ist für jeden berechtigten Nutzer der aktuelle Arbeitsstatus erkennbar. Das ist ein großes Plus für transparente Projekt- und Zusammenarbeit.

Mehr Informationen über remote Projekte gibt es, zusammen mit 10 Tipps für Projekte in virtuellen Teams, hier.

Erst die konsequente und gewissenhafte Nachbereitung sichert den Nutzen und damit den Erfolg deines Meetings.

Erfolg mit virtuellen Meetings

Nur wenn ein virtuelles Meeting alle drei Phasen, die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung umfasst, wird es zum Erfolg.

Wer meint, einen Teil weglassen zu können oder oberflächlich damit umgeht, braucht sich nicht wundern, wenn Tage und Wochen in unzähligen Meetings vorüberziehen, mit immer wieder denselben Themen, doch ohne wirklichen Fortschritt bei der Umsetzung.

Im letzten, dem vierten Teil meiner Serie über virtuelle Meetings, gebe ich dir Tipps an die Hand, die dir bei der Umsetzung helfen. Diesen Teil findest du in Kürze hier auf meinem Blog.