Über 90 % Zustimmung: Was ein Online-Teamevent erfolgreich macht

von | 27.05.2021 | Digitalisierung, Homeoffice

Wenn anders arbeiten Alltag ist

Als ich im März 2020 nach einem Wochenende am Montag nicht ins gewohnte Büro ging, dachte ich, dass es vorübergehend sei. Jetzt, 14 Monate später, ist das immer noch so. Noch immer arbeite ich, wie Millionen Menschen in Deutschland und auf der ganzen Welt, im Homeoffice. Unser Homeoffice-Experiment wurde mit der Zeit zum Alltag. Ein paar Monate vorher war das noch unvorstellbar für viele von uns.

Schreibtischarbeit wird im Büro geleistet. Und dieses Büro hat seinen Platz in einem Unternehmensgebäude. So wurden wir für die Arbeitswelt sozialisiert. Weil es unsere Eltern vorlebten und weil die Arbeitgeber das von uns forderten.

Pustekuchen. Denn denken können wir überall. In einem von uns selbst gestalteten kreativen Raum sogar besser als in sterilen Großraumbüroetagen. Und weil als Arbeitsausrüstung ein Rechner mit Internetanbindung genügt, brauchen wir das alte Büro nicht mehr.

So sehr ich diese neue Arbeitsform schätze, so behutsam müssen wir mit den Folgen daraus umgehen. Nein, dabei denke ich nicht an die organisatorischen Themen. Die kriegen wir in den Griff. Das zeigen technisch funktionierende Zoom-Meetings und VPN-Zugänge.

Worauf wir achten müssen, ist ein ausgeglichenes soziales Miteinander, das funktionierenden Organisation brauchen. Es geht um eine gelebte Unternehmenskultur, die wir im Homeoffice aufrechterhalten und weiterentwickeln müssen.

In diesem Beitrag zeige ich, welchen Einfluss Online-Teamevents auf unsere Unternehmenskultur nehmen. Als Beispiel gehe ich auf ein virtuelles Teamevent ein, das ich für 170 Mitarbeiter:innen organisiert und begleitet habe. Eine Umfrage im Nachgang dieser Veranstaltung zeigt, welche Beiträge als besonders gelungen aufgenommen wurden. Ich gebe dir sieben Tipps an die Hand, für den Fall, dass auch du ein Online-Teamevent planst. Vorneweg: Der Aufwand lohnt.

Wir brauchen einander

Unter diesem Motto stand das Online-Teamevent, das ich Anfang Mai 2021 für den Servicebereich eines mittelständischen Telekommunkationsunternehmens organisiert habe.

Die Mehrzahl der Mitarbeitenden ist zum Zeitpunkt der Veranstaltung seit mehr als einem Jahr im Homeoffice. Ein paar kommen ab und an in eine der fünf Niederlassungen. Anders die Servicetechniker. Für sie gibt es kein Homeoffice. Weil sich die Internetanschlüsse der Kunden nunmal nicht vom heimischen Schreibtisch aufbauen oder entstören lassen.

Trotz der unterschiedlichen Arbeitsaufgaben und -umgebung eint alle Mitarbeiter die Situation: Gemeinsame Treffen – ob zum Kaffee, Mittagessen oder im Rahmen einer Teambesprechung gibt es es (wenn überhaupt) ausschließlich online.

Mit einem “DieLage” Call hatte ich mit dem Start ins Homeoffice einen virtuellen Informationskanal etabliert, in dem Mitarbeiter:innen über aktuelle Entwicklungen, Ereignisse im Unternehmen und ein paar persönliche Themen in Kenntnis gesetzt werden. Eine Live-Quote von regelmäßig über 60 % und Umfragen zeigen, dass dieses Format gut angenommen und gewünscht ist. Der Nachteil dabei: DieLage ist ein “Sender”. Feedback und Dialog sind zwar möglich (entweder direkt oder nachher im Chat), werden von den Teilnehmer:innen allerdings nur eingeschränkt genutzt.

Gespräche mit den Mitarbeiter:innen und erste Untersuchungen bestätigen, was viele von uns fühlen: Bei allen Erfolgen und Vorteilen, die die Arbeit im Homeoffice bringen, bleibt eine Sache auf der Strecke. Auch regelmäßige Informationsveranstaltungen (DieLage-Calls, Town Hall-Meetings) schließen die Lücke nicht vollständig.

Wir Menschen sind soziale Wesen, die für ihr geistiges und seelisches Wohlbefinden die Interaktion mit anderen Menschen brauchen. Zwar in individuell unterschiedlicher Dosierung, doch null Interaktion ist auf Dauer zu wenig. Wir brauchen einander.

Die Grafiken in diesem Artikel basieren auf 84 Rückmeldungen zu einem von mir im Mai 2021 durchgeführten Online-Teamevent mit 170 Teilnehmern.

Umfrage: Wie wird sich das Online-Event auf den Zusammenhalt im Team auswirken?

Gute Gründe für ein Online-Teamevent

Mit jeder weiteren Woche Homeoffice wird uns mehr bewusst:

  • Homeoffice und andere Formen des Mobilen Arbeiten sind gekommen um zu bleiben.
    Weniger Ablenkung führt zu mehr Ergebnis. Davon profitieren Unternehmen und Mitarbeiter. Reisezeiten entfallen. Privates und berufliches lassen sich für viele Mitarbeitende im Homeoffice gut vereinen.
  • Teamarbeit ist nicht mehr ortsgebunden.
    Wenn ein Großteil der Arbeit im Homeoffice verrichtet wird, ist es zunehmend egal, wo sich die Teammitglieder gerade aufhalten. Ob zuhause, am Strand oder dem Lieblingscafe.
  • Wir brauchen Formate, die helfen, virtuelle Teams zu bilden und zu entwickeln.
    Analoge Formate zur Teamentwicklung reichen nicht mehr, um Team-Gefühl und Vertrauen entstehen zu lassen. Zu aufwändig und nicht praktikabel ist es, Teambuilding-Maßnahmen auf ab-und-zu-irgendwo-in-Präsenz-Zusammenkünfte zu reduzieren.
  • Teamtreffen lassen sich bei Bedarf und kurzfristig organisieren.
    Ist das Team größer, über mehrere Standorte verteilt, im Außendienst tätig oder sogar in verschiedenen Zeitzonen beheimatet, braucht es einiges an Logistik, um gemeinsame Treffen auf die Beine zu stellen. Online-Teamevents sind deutlich flexibler. Die Suche nach einer passenden Räumlichkeit entfällt. Reisezeiten und -kosten entfallen. Der Fokus kann auf den Inhalt des Treffens gelegt werden.

Vertrauen als Basis für erfolgreiche Teams

Teams, in denen sich die Mitglieder gegenseitig vertrauen, leisten mehr. Das belegen Studien und das leuchtet ein. Denn Vertrauen stärkt die Bindung im Team. Vertrauen schafft Raum für persönlichen Beitrag. Das verbessert die eigene Motivation und den Umgang mit Konflikten.

Blöd, dass sich Vertrauen nicht anordnen lässt. Kein Manager wird eine Atmosphäre des Vertrauens schaffen, indem er Vertrauen befiehlt. Im Gegenteil. Vertrauen entsteht durch Vorbild und den Glauben an das Gute in jedem Menschen. Chefs, die den Mitarbeiter:innen misstrauen, verwenden (zu) viel Zeit auf Kontrolle und Anklage. Das führt zu Angst, zu Rechtfertigungsdruck und Mutlosigkeit im Team.

Eine Kultur des Vertrauens lässt Mitarbeiter:innen über sich hinauswachsen. Weil jede:r weiß, dass er sich auf den anderen verlassen kann. Dass er aufgefangen wird, wenn er Hilfe braucht oder gescheitert ist. Vertrauen bringt den Mut hervor, der Neues entstehen lässt. Teammitglieder, die sich gegenseitig uneingeschränkt vertrauen, stahlen Optimismus aus und spornen sich gegenseitig jeden Tag auf’s Neue zu Höchstleistung an.

Vertrauen entsteht durch Vertrautheit. Dazu müssen wir Facetten von unseren Kollge:innen kennen, die über das Fachliche hinausgehen. Gespräche und gemeinsame Erlebnisse jenseits des Business-Alltags helfen, diese Vertrautheit entstehen zu lassen. Deshalb ist ein Treffen in der Kaffeeküche und zum Teamevent so wichtig für eine positive Team- und Unternehmenskultur.

Ungewohnt ist, dass uns die Kaffeeküche und das Teamevent im bisher gewohnten Format nicht zur Verfügung stehen, wenn wir ständig im Homeoffice arbeiten. Die Herausforderung, der sich Mitarbeitende und Führungskräfte stellen müssen, ist, die Präsenz-Formate in digitale Formate zu verwandeln. Und – das wissen wir mittlerweile – dabei genügt es nicht, einfach eine Webcam und ein Mikrofon anzuschalten. Genauso wie Digitalisierung eben nicht stattfindet, indem wir die Kundenakte nach dem letzten Besuch einscannen, um sie vor dem nächsten Besuch wieder auszudrucken.

Wir brauchen digitale Formate, die Teambuilding im virtuellen Raum erfolgreich werden lassen. Wie das klappt, das sehen wir uns hier genauer an.

Umfrage: Hat das Online-Event deine Erwartungen erfüllt?

Aufbau eines Online-Teamevent

Die besten Teams sind bunt. Teams die aus ganz unterschiedlichen Menschen bestehen. Verschiedenes Alter, Geschlecht, Ideen, Betriebszugehörigkeit, Hierarchie in der Organisation, Weltsicht, Charakter, … Je bunter, desto erfolgreicher. Allerdings: So ein bunter Haufen hat unterschiedliche Ansprüche und Vorlieben. Die gilt es, in einem Online-Teamevent zu vereinen. Da gibt es nicht nur Fussball-Interessierte, sondern auch Menschen, die ihre Zeit lieber allein auf dem Jakobsweg verbringen. In diversen Teams sind die detailverliebten Planer ebenso vertreten, wie Kolleginnen, die von einer neuen Idee zur nächsten springen. Je mehr Mitarbeitende an dem Teamevent teilnehmen, desto bunter wird die Gruppe zusammengesetzt sein.

Ein Online-Teamevent muss jede:n ansprechen. Es muss für möglichst alle Interessen Inhalte bieten. Damit jede:s Teammitglied sich angesprochen fühlt, mitmachen und sich einbringen will. Beim Aufbau eines Online-Teamevent müssen wir das berücksichtigen.

Teilnehmer:innen

Bunt wird das Teamevent, wenn möglichst viele und unterschiedliche Menschen daran teilnehmen. Gleichzeitig bedeutet bunt: Mehr Aufwand. Das kennen Führungskräfte von bunten Teams. Es ist ungleich aufwändiger, unterschiedliche Charaktere zu führen, als eine homogene Gruppe an Mitarbeiter:innen.

Eine Veranstaltung, die Menschen zusammenbringen und – vor allem – zusammenschweißen soll, muss möglichst bunt angelegt sein. Wenn Führungskräfte unter sich bleiben oder sich ausschließlich Innendienst-Mitarbeiter:innen treffen, bleibt es beim Veranstaltungs-Grau. Einfach(er) in der Planung und Durchführung, doch eben nur grau.

Zum Teambuilding müssen wir alle einladen. Den Innen- und den Außendienst. Azubis und Führungskräfte. Jedes Geschlecht und jede Betriebszugehörigkeit. Je diverser, desto besser.

Zeitpunkt und Dauer

Es gibt sicher Zeitpunkte, in denen es leichter machbar ist, möglichst viele Teilnehmer:innen zusammenzuholen. Oft sind es Zeiten zu Beginn oder am Ende der Arbeitswoche. Weil zu diesen Zeiten nicht viele Kundentermine geplant werden.

Mit dem Zeitpunkt sollten wir die Dauer der Veranstaltung planen. Je kürzer das Event wird, desto leichter werden wir eine passende Zeit finden. Gleichzeitig gilt: Teamevents brauchen Zeit. Das gilt besonders, wenn die Veranstaltung der Teamentwicklung dienen soll.

Um den passenden Zeitpunkt zu finden, sollten wir uns fragen: Gibt es Zeiten, in denen wir für Menschen außerhalb des Teams besonders da/erreichbar sein müssen? Das können Kunden sein, die nach dem Wochenende besonders häufig Störungen bei uns melden. Oder Tage, an denen die meisten Projektbesprechungen stattfinden. Diese Tage und Zeiten sollten wir bei der Festlegung des Termins meiden.

Die technische Plattform

Arbeitet das Team bereits mit einer Kollaborationssoftware wie Microsoft Teams oder Slack? Dann sollten wir diese auch bei unserem Teamevent als Plattform nutzen. Das hat mehrere Vorteile:

  • Die Software ist vertraut
    Mitarbeiter:innen brauchen keine Anlernzeit. Ihnen sind die technischen Möglichkeiten und Besonderheiten bekannt, die jede Software den Neueinsteigern in den Weg stellt.
  • Die Technik funktioniert
    Sowohl für Veranstalter wie für die Teilnehmer ist das essentiell. Wer schon mal erlebt hat, dass das Bild bei einem Mitarbeiter nicht ankommt, der weiß, dass so ein Einzelfall eine Online-Meeting schnell aus dem Zeitplan werfen kann.
  • Der Ablauf ist planbarer
    Jede Neuerung braucht Zeit. Auch wenn es keine technischen Probleme gibt, so ist es doch zeitlich aufwändiger und schwerer kalkulierbar. Da gibt es die einen Mitarbeiter:innen, die die Plattform bereits kennen und die anderen, die sich erst mal mit grundlegenden Funktionen beschäftigen.

Die Agenda

Mit dem Online-Teamevent haben wir zum Ziel, das Team (wieder) näher zusammen zu bringen. Wo viele Kolleg:innen seit Monaten als Einzelkämpfer in ihren Homeoffice-Arbeitsplätzen unterwegs sind, wurden viele individuelle Erfahrungen gesammelt. Jedes Homeoffice sieht anders aus. Die Ausstattung, vom Schreibtisch bis zur Internetanbindung, ist verschieden. Anders als im Büro, wo die Infrastruktur für alle gleich ist.

Mit der Agenda schaffen wir im Online-Event ein für alle Teilnehmer:innen gemeinsames und gleiches Erlebnis. Wir treffen uns zur gleichen Zeit an einem gemeinsamen (virtuellen) Ort, um die nächsten Stunden gemeinsam zu gestalten und zu erleben. Allein das schafft wieder ein Stück Verbundenheit.

Inhaltlich soll die Agenda für jeden was parat haben. Für den technischen Nerd, der am liebsten allein vor sich hinarbeitet. Und genauso für die Kollegin aus dem Support, die gern mit Kollegen und Kunden ein Pläuschchen hält.

Die Agenda beim Online-Teamevent muss den unterschiedlichen Teilnehmergruppen Rechnung tragen. Sie muss daher als kurzweilige Mischung die verschiedenen Menschen ansprechen. Und zwar so, dass sich der Nerd während der Gespräche mit Kolleg:innen noch wohl fühlt. Und dass die Kollegin bei Vorträgen einzelner noch bei der Sache und damit dabei bleibt.

Es gilt, die passende Länge und die richtige Mischung der einzelnen Agenda-Punkte zu finden. Eine Mischung aus Vorträgen und Informationen, aus Gesprächen miteinander und aus Erlebnissen, die für alle Teilnehmer:innen neu und spannend sind.

Interaktion

Das Online-Teamevent unterscheidet sich vom “normalen” Meeting darin, wie Teilnehmer:innen miteinander zu tun haben. Darin, wie Interaktion erfolgt. Trotz Agenda muss das Event viel Raum für Austausch und gemeinsames Erleben geben. Am besten so, dass Kolleg:innen miteinander in Kontakt kommen, die seit Monaten nichts mehr miteinander zu tun hatten oder solche, die sich noch gar nicht kennen.

Speeddating-Formate eignen sich dazu gut. In Breakout-Rooms (die Microsoft Teams oder Zoom bieten), können Mitarbeiter:innen zufällig in kleinen Gruppen zusammengewürfelt werden. Für einen kurzen Zeitraum lassen sich in mehreren Sessions solche Zufallsbegegnungen initiieren.

Daneben eignen sich Online-Spielformate gut für Interaktion. Bei größeren Online-Teamevents sind Gruppen, die spielerisch in den Wettstreit treten, eine gute Gelegenheit, mit viel Spaß als Team zusammenzuwirken.

Ein Beispiel, das mir da gerade in den Sinn kommt, sind die Online-Gamer, die sich im Rahmen eines virtuellen Teamevents zusammen getan hatten. Die Gruppe trifft sich seitdem alle paar Wochen zu einem gemeinsamen (Online-) “Spieleabend”. Kolleg:innen, die vorher nichts miteinander zu tun hatten, haben durch ihr gemeinsames Interesse neue Bande geknüpft.

Auch Umfragen helfen, gemeinsam zu interagieren. Wenn die persönlich gegebenen Antworten für alle sichtbar sind, schafft dies Verbundenheit und die Basis für Gespräche – auch über das Teamevent hinaus.

Es gibt es viele Möglichkeiten, online zusammenzuwirken. Jedes Online-Teamevent lebt davon, dass wir die für die Teilnehmer:innen passenden Formate finden, um diese miteinander in Aktion und Austausch zu bringen.

Das Feedback

Feedback ist eine wichtige und wertvolle Form der Interaktion. Das hatte ich bereits erwähnt. Dazu hilft Feedback, die Stimmung im Team zu erfassen. Damit transparent wird, wie die Kolleg:innen zu verschiedenen Themen denken und entscheiden. Gerade bei virtuellen Teams ist es wichtig, Feedback bewusst und regelmäßig einzusammeln. Das Teamevent bietet eine gute Gelegenheit, Stimmungen zu erkennen, die auf den ersten Blick nichts mit dem Daily Business zu tun haben und Meinungen zu erfahren, die über das Projekt- und Liniengeschäft hinausgehen.

Gerade Führungskräften hilft Feedback, Stimmungen aufzunehmen und Probleme zu erkennen, bevor diese für das Team und die Zusammenarbeit zur Belastung werden.

Umfrage: Wie zufrieden warst du mit dem Online-Event?

Tipps für dein Online-Teamevent

Aus dem Veranstaltungs-Feedback der Teilnehmer:innen lassen sich Empfehlungen ableiten für jeden, der ein Online-Teamevent auf die Beine stellt.

Kenne die Teilnehmer:innen

Je mehr und verschieden die Menschen sind, die du zum Teamevent einlädst, desto bunter muss das Programm gestaltet sein.

Bringe neue Formate ein

Nichts ist langweiliger und unpassender, als die Beiträge im Teamevent in gewohnter Meeting-Powerpoint-Präsentations-Manier abzuhalten. Nutze die Möglichkeiten, die dir die digitalen Medien bieten (z. B. Video-Einspieler, Live-Umfragen, zugeschaltete Gäste, das Smartphone als Spielkonsole, Breakout-Rooms).

Nutze bekannte Plattformen

Oft sind in der Organisation Kollaborations-Plattformen vorhanden, die den Teilnehmer:innen vertraut sind (z. B. Microsoft Teams, Slack, Zoom). Nutze diese Plattformen als Basis und “Main-Stage” für das Online-Teamevent. Achte darauf, die Teilnehmer:innen nicht mit technischen Finessen zu überfordern. Biete für unbekannte und während des Events genutzte Tools vorab “Technik-Runden” an, in welchen die neuen Tools erkundet und ausprobiert werden können. Das Setup hat im Event selbst nichts verloren.

Berücksichtige die unterschiedlichen Interessen

Ob introvertiert oder extrovertiert, jung oder reifer, Techi oder Offlineer. Gestalte das Event so, dass für Jeden was dabei ist. Liegt die Vorbereitung in deinen Händen, dann hole dir Input und Hilfe von Menschen, die anders sind als du.

Gebe Raum für Interaktion

Nichts ist langweiliger für die Teilnehmer:innen, als das Event passiv erleben zu müssen. Baue unterschiedliche Möglichkeiten ein, die Raum für’s Mitmachen geben. Durch kurzweilige Vorstellungsrunden, indem du Feedback einholst, Fragen stellt (die im Chat oder live beantwortet werden), das eigene Smartphone als Spielkonsole genutzt wird oder gemeinsam geraten wird.
Wenn du mit den Teilnehmer:innen sprichst, achte auf guten Ton und deinen Blick in die eingeschaltete Kamera.

Hol dir Feedback bevor du Externe buchst

Um nicht im eigenen Saft zu bleiben und um das Programm aufzulockern, lohnt es, Externe einzubinden. Viele Präsenz-Veranstalter haben, getrieben durch Corona, neue Online-Formate in ihre Angebote aufgenommen. Dabei sind die Qualitätsunterschiede enorm. Zu schade wäre es, wenn für mehrere Tausend Euro ein Veranstalter gebucht wird, der mit einem technisch oder inhaltlich schlecht gemachten Programm das negative Highlight bei dem Online-Teamevent bildet.
Oft ist es schwer, den Anbietern im Vorfeld über die Schultern zu blicken. Sieh zu, dass du es dennoch schaffst. Durch Gespräche mit Menschen, die diese Veranstaltung so bereits gebucht haben. Oder mindestens durch Aufzeichnungen von vergangenen Veranstaltungen.

Die Teilnahme ist Arbeitszeit und freiwillig

Das Online-Teamevent ist wichtig und wertvoll wie das normale Tagesgeschäft und jedes Projekt. Da versteht es sich von selbst, dass die Zeit, die Mitarbeiter:innen im Teamevent verbringen, als Arbeitszeit gewertet wird. Und falls jemand – trotz toller Agenda und langer Vorankündigung – nicht teilnehmen will oder kann: Dann ist das ok. Eine erzwungene oder befohlene Teilnahme ist kein Mehrwert.

Umfrage: Soll es wieder ein Team-Event geben?

Ein gut gemachtes Online-Teamevent wird die Mitarbeiter:innen enger zusammen bringen. Dabei ist Online nicht schlechter als Offline. Nur anders und die ersten Male ungewohnt. Doch es lohnt, endlich loszulegen.

TIPP: Damit Bild und Ton gut rüberkommen bei deinem Online-Teamevent, brauchst du die passende Webcam. Worauf du bei der Auswahl deiner Webcam Wert legen solltest, das erfährst du hier.

Wie es gelingt, die eigene Arbeit im Homeoffice zu organisieren, darüber habe ich ein Buch geschrieben.
Es geht um Methoden, die dich fokussiert und produktiv arbeiten lassen. Und um Werkzeuge, die ich nutze, um meine Termine, Aufgaben und Informationen zu strukturieren und  zu bewältigen.

Hier findest du weitere Infos zum Buch:

Buchcover

Methoden + Werkzeuge
zur Selbstorganisation

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