Was kostet ein Arbeitsplatz im Homeoffice?

von | 29.03.2021 | Homeoffice

Lasst uns über die Homeoffice-Kosten sprechen

Mit der Corona-Pandemie kam das Homeoffice nach Deutschland. Übernacht wurde möglich, was vorher für Unternehmen und Mitarbeitende kein Thema war. Die einen meinten, Homeoffice wäre sowas wie Urlaub. Andere konnten sich gar nicht vorstellen, dass Arbeiten außerhalb der Firma überhaupt funktioniert.

Jetzt, wo wir wissen, dass die eigenen vier Wände ein Ort für produktives und erfüllendes Arbeiten sein können, müssen wir weiter denken. Und über die Kosten von Homeoffice reden.

Homeoffice

Bevor wir einsteigen

Wenn in diesem Beitrag von Homeoffice die Rede ist, dann ist damit eigentlich “Mobiles Arbeiten” gemeint. Also die Möglichkeit, als Mitarbeiter:in deinen Arbeitsplatz frei zu wählen. Das kann im Cafe sein, in der Bibliotek, im Co-Working-Space oder eben auch daheim.

Das eigentliche (vom Gesetzgeber definierte) Homeoffice bzw. Telearbeit ist der vom Arbeitgeber für dich zuhause eingerichtete Arbeitsplatz. Hier gelten die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung. Ob das so Sinn macht und noch zeitgemäß ist, will ich an dieser stelle nicht werten.

Wichtig ist mir hier: Das Homeoffice von dem ich hier schreibe, ist der von Mitarbeiter:in (in Abstimmung mit dem Arbeitgeber) gewählte Arbeitsort. Dieser wird in Lage und Ausstattung vom Mitarbeiter so gewählt, dass “gutes Arbeiten” möglich ist. Was ich darunter verstehe, darauf gehe ich später noch genauer ein.

Und noch was: Hier handelt es sich um keine steuerliche oder rechtliche Bewertung des Sachverhalts. Wie Kosten und Abschreibung in diesem Zusammenhang für dich zu bewerten sind, besprichst du am besten mit deinem Steuerberater.

Eine detaillierte Aufschlüsselung der von mir hier kalkulierten Kosten kannst du dir als PDF und .XLS herunterladen. Scrolle dazu an den Ende dieses Artikels.

Drei Kostentreiber im Homeoffice

Um im Homeoffice überhaupt arbeitsfähig zu sein, haben viele Unternehmen ihren Mitarbeitern zu Beginn der Corona-Homeoffice-Phase im März 2020 angeboten, ihr vorhandenes technisches Equipment vom Büro mit nach Hause zu nehmen. Das Notebook, den Bildschirm, manchmal auch den Bürostuhl.

Was uns in den ersten Tagen und Wochen arbeitsfähig gemacht hat, sollten wir jetzt mal genauer betrachten.

Wie muss unser Arbeitsplatz daheim ausgestattet sein, damit wir dort gut und produktiv arbeiten können?
Und was kostet so ein Arbeitsplatz überhaupt?

Bei genauerem Hinsehen sind es drei Blücke, die die Kosten für das Homeoffice ausmachen:

  • Der Arbeitsraum, ob abgeteiltes Arbeitszimmer oder Arbeitsecke in der Wohnung oder im Haus
  • Die Technik, vor allem Rechner und Zubehör (wie Bildschirm, Tastatur, Maus, etc.)
  • Energie, Konnektiviät und weitere Einrichtung (wie Möbel)

Nach meiner Recherche verteilen sich die Kosten ziemlich gleich auf diese drei Blöcke.
Sehen wir uns jetzt die drei Bereiche genauer an.

Der Arbeitsraum im Homeoffice

Die Arbeitsstättenverordnung regelt ziemlich genau, wie viel Fläche ein Arbeitsplatz braucht. In einem Einzelbüro sind das 8 – 10 m². Für ein Großraumbüro werden 12 – 15 m² veranschlagt. Bei meiner Berechnung der Kosten gehe ich von 10 m² aus, die sich ein:e Mitarbeiter:in zuhause als Arbeitsplatz einrichtet. Das kann ein abgetrennter Raum sein oder ein Teil eines anders genutzten Raumes (z. B. ein Teil des Wohnzimmers).

Lege ich den durchschnittlichen Mietpreis (in D 2019) zugrunde, ergeben sich 77 € Mietkosten im Monat. Hinzu kommen 4 €/Monat für Reparaturen und Renovierung. Macht in Summe 81 €/Monat, die ein eigener Arbeitsplatz im Homeoffice kostet (dessen Fläche sich mit 10 m² an der Arbeitsstättenverordnung orientiert).

InfoLink: Mietpreisentwicklung in Deutschland 2018 – 2020

InfoLink: VBG – gesetzliche Unfallversicherung: Arbeitsräume

 Die technische Ausstattung im Homeoffice

Viele Jahre kannte ich nur den PC mit MS DOS und später Windows als Betriebssystem. Erst viel später lernte ich aus Zufall den Mac von Apple kennen … und wurde zu einem Fan davon. Weil ich erkannte, dass die Arbeit mit dem Mac meine Produktivität nochmal spürbar steigert. Anfangs lag das an der Art der Bedienung, die für mich viel intuitiver und flüssiger von der Hand ging, als an einem Windows-Rechner. Später – als bei mir auch iPhone, iPad und die Apple Watch hinzukamen, profitierte ich obendrein von dem nahtlosen Zusammenspiel der Geräte. Eine E-Mail auf dem Smartphone lesen und direkt auf dem iPad beantworten. Oder unterwegs mal schnell eine Aufgabe in die Watch diktieren, die ich dann auf meinem Mac zur Bearbeitung angezeigt bekomme.

Was ich damit sagen will: Die beste technische Ausstattung für einen Arbeitsplatz ist sehr individuell. Sie hängt ab von den persönlichen Vorlieben, von den Aufgaben, den Gewohnheiten und Erfahrungen.

Darauf bauend, habe ich die Homeoffice-Kosten mit “meiner” Ausstattung kalkuliert. Ein Macbook (Pro) mit externem Bildschirm (und Lautsprechern), kabellose Maus (ich nutze lieber ein Trackpad) und Tastatur. Erweitert wird das Ganze durch eine lichtstarke Kamera und ein leistungsfähiges Mikrofon für Videokommunikation, sowie einem (einfachen) Multifunktionsdrucker für die seltenen Druckjobs.

Da ich die Geräte intensiv nutze und die stetig wachsenden Systemanforderungen für mich eine Rolle spielen, gehe ich bei meiner Kalkulation davon aus, dass diese Hardware alle drei Jahre erneuert wird.

So sind es 92 €/Monat, die ich für technische Ausstattung zurücklegen bzw. aufwenden muss (dabei ist auch ein iPhone einkalkuliert). Dabei habe ich angenommen, dass die Geräte zu 80 % beruflich und 20 % privat (nicht Teil der Rechnung) genutzt werden.

Energie, Konnektivität und Einrichtung im Homeoffice

Ist die technische Ausstattung ein ganzes Stück von persönlichen Vorlieben, Aufgaben und Arbeitsweise geprägt, sind die Energie- und Konnektivitätskosten wieder allgemeiner zu kalkulieren.

Das Arbeitszimmer muss beheizt, beleuchtet und mit einem funktionierenden Internetanschluss (auch für das Mobiltelefon) versehen werden. Die Kosten dafür schlagen mit 52 €/Monat zu Buche. Beim Telefon- und Internetanschluss lege ich 50 % berufliche Nutzung zugrunde.

Eingerichtet habe ich das Homeoffice mit (höhenverstellbarem) Schreibtisch, einem ergonomischem Bürostuhl, einem Container bzw. Regal. Teile ich die Anschaffungskosten auf acht Jahre auf, ergibt sich ein Anteil von 19 €/Monat.

Der Vollständigkeit halber erwähne ich noch die 5 €/Monat, die ich für Verbrauchsmaterial (wie Tintenpatronen, Stifte, Papier, Batterien, …) hinzugerechnet habe.

250 Euro im Monat für’s Homeoffice

Addiere ich die Kosten zusammen, sind es (knapp) 250 €, die (m)ein Arbeitsplatz zuhause jeden Monat kostet.

Klar, da sind einige Variablen dabei, die die Rechnung beeinflussen. Habe ich mehr oder weniger Platz im Homeoffice? Ist mein Haus besser gedämmt oder reicht mir eine niedrigere Zimmertemperatur? Brauche ich wirklich Geräte von Apple oder tut es das Angebot aus dem Supermarkt-Prospekt? Wie schnell muss der Internetanschluss sein und will ich mir den Aufschlag für Ökostrom sparen?

Egal wie jeder von uns die Fragen beantwortet. Und unabhängig davon, wie Unternehmen die Ausstattung bewerten. Die Größenordnung bleibt: Auch den Arbeitsplatz im Homeoffice gibt es nicht für lau.

Die Investition ins Homeoffice lohnt

Lass’ mich an dieser Stelle noch einen mir wichtigen Punkt ansprechen. Eigentlich sind es mehrere Punkte, die ich in die Kostenrechnung einbringen will. Punkte, die wir bei der Diskussion um die Homeoffice-Kosten unbedingt mit berücksichtigen sollten:

  • Ein Büro in der Firmenzentrale kostet mehr

    Meist liegt der Firmensitz in Ballungsräumen, wo Mietpreise eine Höhe erreicht haben, die für Unternehmen und Mitarbeitende (die in der Nähe ihre Wohnung haben) jegliche Bodenhaftung verloren haben. So lag der Durchschnittspreis der Mietfläche für gewerblichen Raum (MFG) 2019 in München bei 39,50 €/m². Im Mittel waren es in A-Lagen 33,90 m², in B-Lagen immer noch 15,- €/m².
    Da lohnt es auch aus Unternehmenssicht, auf einen Teil dieser teuren Flächen zu verzichten und Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeiten zu lassen. 

  • Homeoffice macht zufrieden

    Eine von der DAK im Sommer 2020 durchgeführte Studie belegt, was viele Mitarbeitende im Homeoffice erleben: 59 % der Befragten geben an, im Homeoffice (eher) produktiver zu sein, als im Büro. 2/3 der Teilnehmer erleben, dass sie ihre Arbeit im Homeoffice besser über den Tag verteilen können und 54 % empfinden dies als angenehmer (als im Büro).
    Die Zahlen zeigen, dass beide Seiten – Arbeitgeber und Mitarbeitende – mit der Arbeit im Homeoffice zufrieden sein können. 

  • Der Arbeitsweg entfällt

    Durchschnittlich 17 km war der Arbeitsweg lang, den die fast 20 Mio. Pendler 2018 auf dem Weg ins Büro zurücklegen mussten. In den letzten Jahren stiegen diese Zahl immer weiter an.
    Wenn 2 von 5 Deutschen an zwei Tagen der Woche im Homeoffice arbeiten, spart das jährlich 5,4 Mio. Tonnen CO2. Das sind fast 36 Mio. km Pendelweg, die lt. Greenpeace damit nicht zurückgelegt werden.
    Eine enorme Entlastung unserer Straßen und gut für’s Klima. 

  • Durch BYOD weniger Elektroschrott

    Viele von uns Büroarbeitern sind doppelt bestückt. Ein Rechner im Büro und einer zuhause. Ebenso Drucker, Monitor, Tastatur, Maus, … eben die ganze Hardware. Einmal für die Arbeit und einmal für Privat.
    Wird Hardware nur einmal angeschafft, kann die Hälfte an Elektroschrott eingespart werden.
    Denn moderne Technik macht es IT-Administratoren möglich, private und geschäftliche Daten auf dem Endgerät des Mitarbeiters getrennt zu halten. Da bleibt das Business-Dokument in der einen Ecke des Rechners und das Private in der anderen. Vermischung ausgeschlossen. Firmenanwendungen lassen sicher und weitestgehend unabhängig von der genutzten Hardware ausführen.
    Damit spart sich das Unternehmen die Anschaffung von IT-Infrastruktur für Mitarbeitende. Und Mitarbeiter haben die Ausstattung, mit der sie am besten und liebsten arbeiten. (Mitarbeiter, die keinen Wert auf individuelle Hardware legen, können sich mit dem Unternehmens-Standard ausstatten lassen.)

InfoLink: DAK-Sonderanalyse untersucht Gesundheitsaspekte und Work-Life-Balance in der Corona-Krise

InfoLink: Wie weniger Pendler das Klima schützen (BASIC thinking)

Homeoffice und Office – Wir brauchen beides

Bisher haben wir uns angesehen, wie ein Homeoffice optimal eingerichtet ist und was das kostet. Ein Großteil dieser Kosten kann von Unternehmen an anderer Stelle eingespart werden. Denn ein:e Mitarbeiter:in im Homeoffice braucht nicht gleichzeitig einen Platz und redundante Ausstattung im Büro.

Zur Wahrheit gehört allerdings auch, dass Homeoffice nicht für jeden von uns zu jeder Zeit die beste Lösung ist. Das kann an der Wohnsituation liegen (z. B. kleine laute Wohnung), am Umfeld (kleine Kinder zuhause) oder am Mitarbeiter selbst (lieber Büro statt Homeoffice). Unternehmen sollten auch an diese Mitarbeiter:innen denken und für sie Arbeitsraum vorhalten. Am besten flexibel genug, so dass Mitarbeiter sich umentscheiden können (z. B. weil die Kinder größer oder die Wohnung jetzt geeigneter ist).

In jedem Fall soll und darf Homeoffice nicht die Büros als Orte der Begegnung abschaffen. Denn wir haben während der Corona-Pandemie im Homeoffice auch gelernt, dass wir die persönlichen Begegnungen mit unseren Kolleg:innen brauchen. Die Antwort darauf können ganz neue Raumkonzepte sein: Büros als Kreativ- und Begegnungsorte. Wo wir in größeren und kleineren Gruppen zusammenkommen können. Für Phasen der Projektarbeit, um Ideen zusammenzubringen oder um Angesicht zu Angesicht miteinander zu reden.

Homeoffice – Wer trägt die Kosten?

Zweihundertfünfzig Euro im Monat für’s Homeoffice. Das ist eine Stange Geld. Da lohnt es, darüber zu sprechen, wer für diese Kosten aufkommt. Ich meine, jedes Unternehmen, jede Organisation ist gut beraten, für die Homeoffice-Kosten der Mitarbeiter:innen aufzukommen. Auch, weil sich das rechnet. In zweierlei Hinsicht:

  1. Verglichen mit den Mieten bzw. Kosten für Büroraum – vor allem in den Ballungsräumen – sind die Kosten für vergleichbare Arbeitsräume in privater Umgebung wesentlich günstiger. Unternehmen sparen so bei jede:r Mitarbeiter:in, die kein Büro braucht, bares Geld.
    In München (Berechnungsgrundlage siehe oben) sind das im Monat 400 € – allein an Mietkosten für den Arbeitsplatz. Die Infrastrukturkosten für Toiletten, Kantine, Parkplatz, Heizung, Strom, Klima, Reinigung etc. sind da noch gar nicht eingerechnet. Das können im Monat leicht nochmal mehrere Hundert Euro zusätzlich sein.
  2. Die Mitarbeiterzufriedenheit und in Folge der Beitrag für die Firma steigen. Denn wo Mitarbeiter:innen selbstbestimmt ihren Arbeitsplatz in Lage und Ausstattung gestalten können, sind sie produktiver, engagierter und bleiben dem Unternehmen treu.

Auch wenn sich der zweite Punkt, der Mehrwert den zufriedene Mitarbeiter bedeuten, nur ungefähr beziffern lässt: Klar ist, dass dieser für Unternehmen immer wichtiger wird. Denn in Zeiten, in denen gute Mitarbeiter rar(er) werden, sind “Dienst nach Vorschrift” oder Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen und ihr Wissen mitnehmen, tödlich.

Berechne die Kosten für deinen Homeoffice-Arbeitsplatz

Die Kosten, die ein Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden verursacht, sind recht individuell. Sie sind abhängig vom Wohnort, von der Größe, der Ausstattung und der Infrastruktur.

Willst du die Kosten für deinen Homeoffice-Arbeitsplatz individuell berechnen?

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Was kostet das Homeoffice? - Material zum selber berechnen.

Wie es gelingt, die eigene Arbeit im Homeoffice zu organisieren, darüber habe ich ein Buch geschrieben.
Es geht um Methoden, die dich fokussiert und produktiv arbeiten lassen. Und um Werkzeuge, die ich nutze, um meine Termine, Aufgaben und Informationen zu strukturieren und  zu bewältigen.

Hier findest du weitere Infos zum Buch:

Methoden + Werkzeuge
zur Selbstorganisation

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