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Die Informationsschleusen sind den ganzen Tag geöffnet. Unsere Sinne werden überflutet mit Informationen. Da braucht es einen Weg, Informationsströme zu lenken. Und es braucht einen Weg, relevante Informationen herauszufiltern, abzulegen und wiederzufinden.
In den letzen Jahren habe ich dazu viel experimentiert. Ich habe Werkzeuge – analog und digital – gefunden, genutzt und wieder verworfen. So hat sich mein Weg zum Umgang mit der Informationsflut entwickelt, den ich heute gehe. Es ist ein Weg, der für mich recht smart funktioniert: Im beruflichen wie im privaten Umfeld. Für Daten im Internet, auf Papier und in einer E-Mail. Allein für mich und im Zusammenspiel mit Anderen.

Seit einigen Jahren nutze ich Evernote als digitalen Ablageort.  Evernote speichert die Daten (mittlerweile) in der Google Cloud Platform (GCP). Den (EU-) Datenschutz-konformen Umgang sichert mir Evernote zu. Zwei für mich wichtige Gründe, warum ich auf Evernote vertraue.
Hier nun meine Tipps zum Umgang mit der Informationsflut:

#1 Schaffe dir (genau) einen Ablageort

Fast alle Informationen sind mittlerweile digital vorhanden: Internet-Texte, Bilder, Tabellen, Korrespondenz. Deshalb habe ich mich für eine digitale Ablage entschieden. Eine Papierablage spare ich mir (seit ein paar Jahren).

Es hat mich einige Überwindung gekostet, Papier aufzugeben: Papier kann ich anfassen. Es ist sichtbar. Und ich war es gewohnt. Trotzdem: Eine Papierablage braucht Platz. Papier kann verloren gehen (geklaut werden, verbrennen). Und Papier ist umständlicher in der Ablage und Recherche.

Für die digitale Ablage in Evernote stehen mir mehrere Wege zur Verfügung:

  • Viele von mir genutzte Programme und Apps bieten die Möglichkeit, Daten direkt an Evernote weiterzuleiten. Einmal mit dem Evernote-Konto verbunden, ist es nur noch ein Klick und die Informationen sind in Evernote abgelegt.
  • Mit dem Webclipper bietet Evernote eine Software, mit der sich Informationen direkt aus dem Internet-Browser an Evernote übertragen lassen. Als ganze Seite, nur der (Haupt-)Artikel oder ein Screenshot.
  • Meine Evernote-Mail-Adresse hilft mir, Daten direkt an Evernote weiterzuleiten (diesen Weg nutze ich nur, wenn mir die vorgenannten Funktionen nicht zur Verfügung stehen).
  • Unterlagen in Papierform digitalisiere ich mittels Scanner (hier nutze ich einen Multifunktionsdrucker mit Duplex-Scaneinheit bis DIN A 3) oder eine Scan-App auf meinem Smartphone (seit 2017 ist Scanbot Pro mein Favorit).

Alle Dokumente landen in meinem Evernote Posteingangskorb.

#2 Halte die Ablagestruktur einfach

Evernote lässt sich in Notizbüchern und mit Schlagworten strukturieren. Weil Evernote eine (mittlerweile und für bezahlte Accounts) sehr leistungsfähige Suchfunktion hat, halte ich die Ablagestruktur sehr einfach.

  • Notizbücher nutze ich für den Posteingangskorb und für eine zugriffsgesteuerte Trennung (Notizbücher lassen sich für den Zugriff durch Dritte freigeben).
  • Mit Schlagworten strukturiere ich die Informationen: So kennzeichne ich z. B. Steuer-relevante Unterlagen mit drei Schlagworten: eines für das Steuerjahr, eines für die Dokumentenart (z. B. „Rechnung“) und eines, das mir eine Aufgabe signalisiert („zur Abrechnung“).
    Die Suchfunktion hilft mir dann, die benötigten Unterlagen wiederzufinden (z. B. alle Rechnungen für das Steuerjahr 2018).
    Bei der Verschlagwortung verschiebe ich die Dokumente aus dem Posteingangs-Notizbuch mein Ablage-Notizbuch. Die Verschlagwortung erledige ich alle 2 bis 3 Tage; damit bleibt der Aufwand mit einigen Minuten recht überschaubar.

#3 Etabliere eine Routine

Ich habe mir angewöhnt, alle Informationen, die ich festhalten will, sofort zu speichern. Bevor ich eine Information beiseite lege, entscheide ich, ob ich sie archivieren will. Wenn ja, dann erfolgt sofort die Ablage im Posteingangskorb von Evernote (die Wege dorthin habe ich unter #1 beschrieben).
Spätestens jeden dritten Tag räume ich den Posteingangskorb leer, indem ich die Informationen verschlagworte und in ein (anderes) Notizbuch verschiebe (siehe #2).
Leiten sich aus der Information weitere Aufgaben für mich ab, verknüpfe ich die Notiz mit einem Task in meinem Aufgabenplaner (hier nutze ich ToDoIst).

#4 Nehme Dritte mit ins Boot

Viele Informationen sich auch für Dritte (Kollegen, Familie) relevant. Deshalb habe ich den Zugriff für einige Personen freigegeben. Beispiel: Meine Frau nutzt unser privates Notizbuch, um (von mir archivierte) Bedienungsanleitungen für die Elektrogeräte im Hauhalt zu lesen.
Auch ist es möglich, dass Dritte Unterlagen in deinem Posteingangskorb ablegen. Das macht es (z. B. für meine Frau) einfach, (ihr) wichtige Informationen ins „Familienarchiv“ zu bringen.

#5 Lerne die Suche

Die Suchfunktion von Evernote ist sehr mächtig. Dabei werden – abhängig vom gebuchten Tarif – Notizen, Dateien und sogar abgelegte Bilder nach den Begriffen durchsucht. Auch stellt Evernote eine vielfältige Suchsyntax zur Verfügung, so dass sich auch nach Zeiträumen oder Dateiformaten recherchieren lässt. UND/ODER-Verknüpfungen sind ebenso möglich wie der Ausschluss (NICHT) von Betriffen.
Suchen lassen sich speichern, so dass ein Mausklick das gewünschte Ergebnis liefert.
Die Suche führt in der Regel direkt zum gewünschten Ergebnis. Trotzdem lohnt ein Blick auf die erweiterten Suchmöglichkeiten. Im Bedarfsfall lässt sich dann darauf zurückgreifen.
Übrigens: Evernote lässt sich so konfigurieren, dass Suchergebnisse auch in deiner Google-Suche dargestellt werden. Das bedeutet: Gibt es in deinem Evernote-Archiv eine passende Antwort auf deine Google-Suchanfrage, siehst du diese direkt im Browser (und kannst durch Mausklick darauf zugreifen).

Diese fünf Punkte helfen mir, die tägliche Informationsflut zu bewältigen. Damit bleibt mir mehr Zeit für die wichtig(er)en Themen im Leben.

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Überlegst du, dein eigenes digitales Archiv aufzubauen? Gründe und Tipps für die Auswahl des passenden Tools gebe ich dir in meinem Blog:

7 Gründe, warum du ein Digitales Archiv aufbauen solltest