Channel-Namen: Wichtig für effektive Zusammenarbeit in Slack und Microsoft Teams

von | 25.08.2020 | Digitalisierung, Microsoft Teams, Organisation, Slack

Zusammenarbeit braucht Struktur

Slack und Microsoft Teams werden von immer mehr Unternehmen genutzt. Als Tools, um Zusammenarbeit im Unternehmen zu organisieren und zu strukturieren. Dabei sind Channels (Slack) bzw. Kanäle (Microsoft Teams) von zentraler Bedeutung.

Wer Slack oder Microsoft Teams einführt, kann dies auf zwei Wegen tun:

  • Trial and Error
    Mitarbeiter installieren die Software und versuchen über die Zeit, die passende Struktur zu finden.
  • Geplant
    Überlegungen und Abstimmung im Vorfeld der Einführung sollen sicherstellen, dass sofort die ideale Struktur vorhanden ist.

Aus Erfahrung kann ich sagen: Ans Ziel kommt, wer beide Wege geht. In diesem Beitrag erfährst du, wie du für dein Unternehmen die passende Struktur findest.

Channel-Namen in Slack und Microsoft Teams

Hier findet Kommunikation statt: Channels und Kanäle

Wahrscheinlich ist bei dir die Entscheidung bereits gefallen: Für Slack oder für Microsoft Teams. Beides sind Software-Tools, die in immer mehr Unternehmen für die Zusammenarbeit und Kommunkation genutzt werden. Gerade während der Corona-Krise haben Slack und Teams enorm an Popularität gewonnen. Nicht ohne Grund: Wie bei Whatsapp nutzen Slack und Teams sogenannte Threads (engl. Fäden), um Gespräche nach Thema oder Gesprächspartner zu strukturieren. Anders als bei E-Mail sorgt ein Thread dafür, dass Zusammenhänge erhalten bleiben.

Channels und Kanäle sind Räume, in denen die Threads geführt werden, in denen also Kommunikation stattfindet.

Slack nennt den Ort, an dem Gespräche geführt, Dateien ausgetauscht oder Apps gemeinsam verwendet werden Channel.

Anwender von Microsoft Teams nutzen Kanäle, um darin Unterhaltungen zu führen.

Beiden – den Slack-Channels und den Teams-Kanälen – ist gemeinsam:

  • Hier findet Kommunikation statt.
  • Die Channel-Struktur entscheidet darüber, ob Slack und Teams Mehrwert schaffen oder Verwirrung stiften.

 

Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Egal ob Slack oder Microsoft Teams: Es lohnt, sich Gedanken über die Struktur von Channels und Kanälen zu machen. Bei vielen Gemeinsamkeiten, gibt es doch ein paar Besonderheiten.

Der Ort an dem das Team zusammenarbeitet

Slack: Jedes Team hat seinen Workspace. Innerhalb des Workspace werden die Channels angelegt. In kleineren Firmen ist ein einziger Workspace ausreichend, um Zusammenarbeit darin zu bündeln.

Microsoft Teams: Innerhalb einer Teams-Installation werden Teams angelegt. Diese Teams wiederum legen Kanäle für die Zusammenarbeit an.

Die Namensgebung bei Microsoft halte ich für verwirrend. “Teams” bezeichnet (a) die Software an sich, (b) die Einheit innerhalb der Software und (c) die Gruppe an Leuten, die in der Software zusammenarbeitet.

Zutritt zum Team

Wer Mitglied eines Teams ist bzw. sein darf, das lässt sich bei Slack und Microsoft Teams festlegen.

Zusammenarbeit lebt von Offenheit. Vor diesem Hintergrund sollte der Zutritt zu Teams und den dort liegenden Informationen so wenig wie möglich beschränkt werden. Nichtsdestotrotz: Sowohl Slack als auch Microsoft lassen Zugriffssteuerung für die unterschiedlichenen Ebenen zu.

Möglich ist auch, Gäste (von außerhalb des Unternehmens) in einzelne Channels/Kanäle einzuladen.

Die Begriffe Channel (Slack) und Kanal (Microsoft Teams) benutze ich im weiteren Verlauf gleichbedeutend. Wenn ich also von Channel schreibe, meine ich auch den Microsoft Teams Kanal. Wenn ich von Teams spreche, meine ich im weiteren Verlauf die Gruppe an Menschen.

Kommunikations-Kanäle

Channels sind die “unterste” Ebene in der Struktur von Slack und Microsoft Teams. In den Channels (du weißt: hier meine ich gleichzeitig den Microsoft Teams-Kanal) findet die Kommunikation (in Threads) statt.

Text, Sprache, Bild

Der Austausch mit den Channel-Mitgliedern erfolgt via Textnachrichten, in einem Telefonat (nur Sprache) oder als Videochat (Ton + Bild).

Die Themen, über die gesprochen wird, lassen sich in den Threads aneinander reihen.

Antworten sorgt dafür, dass dein Beitrag dem Vorgenannten angehängt wird.

Antworten

Übersicht entsteht, wo Kommunikation, die zusammengehört, mittels “Antworten” in einem Thread gebündelt wird. Darauf sollten Nutzer von Slack und Microsoft Teams achten.

Struktur in Slack

Die passende Channel-Struktur

Channels sind Orte der Kommunikation. Die Namen der Channels, deren Beschreibung und Struktur beeinflussen die Inhalte. Also das, worüber in den Channels geschrieben wird, welche Informationen dort liegen und wer sich da trifft. Channel-Namen sind wichtig für die Orientierung und damit den Nutzen, den der Kanal hat.

Wie du die Kanäle benennst und strukturierst, entscheidet über den Nutzen von Slack und Microsoft Teams.

Die Struktur bildet das Unternehmen ab

Wenn wir über die Unternehmensstruktur sprechen, werden viele von uns an das Organigramm denken. Also die hierarchische Ordnung im Unternehmen. Das klassische Organigramm beschreibt die “Befehlskette”. Von der Geschäftsführung über die Bereichs-, Abteilungs- und Teamleiter bis zum Mitarbeiter. Diese Linienstruktur stellt den Ablauf im Unternehmen sicher.

Daneben gibt es in den Firmen Projekte. Dort kommen Menschen für einen bestimmten Zeitraum zusammen, um ein einmaliges Thema umzusetzen.

Größere Unternehmen sind oft auf mehrere Standorte verteilt. Neben einem Headquarter gibt es Niederlassungen, einzelne Büros, vielleicht Entwicklung und Produktion an unterschiedlichen Orten.

Es liegt daher nahe, die Struktur von Slack und Microsoft Teams als Organigramm, in Projekten oder Standorten anzulegen.

Wer mit Slack und Teams die Kommunikation im Unternehmen verbessern will, braucht Strukturen, die über die gewohnten Formate hinaus gehen.

Wie wir zusammenarbeiten

Klassische Unternehmenskommunikation

Machen wir uns nichts vor: Die Kommunikation in vielen Unternehmen ist sehr Hierarchie-getrieben. Der Mitarbeiter spricht mit dem eigenen Chef, der mit dem Chef-Chef, usw. Oben angelangt unterhalten sich die Chefs dann in Boards mit anderen Managern, die das Thema dann wieder nach unten zum Mitarbeiter tragen.

Kommunikation erfolgt klassisch vor allem innerhalb der Organisationseinheiten. Es gibt nur wenige und meist klar definierte Kommunikationskanäle zwischen den Einheiten.

Diese klassische Kommunikationsstruktur sorgt dafür, dass Vorgesetzte immer informiert sind. Gleichzeitig bremst diese Silo-Kommunikation. Weil jede Kommunikationsstufe Zeit kostet.

Und – was noch viel schlimmer ist: Silo-Kommunikation sorgt für zweitklassige Ergebnisse. Denn kein Chef kann in allen Themen so tief drinstecken, wie seine Mitarbeiter dies tun (sonst bräuchte er ja keine). Was passiert also? Wichtige Details werden außer acht gelassen. Nachfragen führt zu Interpretation (oder dazu, dass die Kommunikationskette erneut durchlaufen wird).

So werden Entscheidungen entweder verschoben oder auf Basis von Second-Hand-Wissen getroffen. Damit kommen wir in unserer schnellen und komplexen Arbeitswelt nicht wirklich voran.

Kommunikation auf Augenhöhe

Schneller, direkter und damit besser lassen sich Lösungen finden, wenn Kommunikation direkt erfolgt. Statt die Hierarchie-Leiter zu nutzen, treten Mitarbeiter direkt in den Dialog. Aus klassischen Unternehmensstrukturen kommend, fühlt sich so eine Kommunikation recht ungewohnt an. Viele Mitarbeiter tun sich schwer damit, weil sie verlernt haben, (auf Arbeit) Entscheidungen zu treffen und damit Verantwortung zu übernehmen.

Wie sich Unternehmen verändern, um in Zeiten der Veränderung bestehen zu können. (Blog-Link)

Genau da bieten gut gemachte Kollaborationsplattformen wie Slack und Microsoft Teams ihre Hilfe an.

  • Sie helfen, die richtigen Mitarbeiter zusammen zu bringen.
  • Zusammenarbeit erfolgt transparent; das Wissen steht allen Beteiligten gleich zur Verfügung.
  • Die Struktur der Zusammenarbeit orientiert sich an den Aufgaben (statt an Hierarchien).
  • Sie beschleunigen Kulturwandel in Unternehmen.
  • Selbstverantwortung wird gefördert.
  • Sie erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit.

Zusammenarbeiten mit Slack und Microsoft Teams

Kommen wir zurück auf die Channels in Slack bzw. die Kanäle in Microsoft Teams. Denn hier erfolgt Zusammenarbeit. Hier tauschen Mitarbeiter Informationen aus. In den Channels wird geschrieben, gesprochen und gearbeitet.

Slack-Channels und Teams-Kanäle – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Bevor wir uns der passenden Struktur widmen, legen wir unseren Blick auf wesentliche Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Slack-Channels und Microsoft Teams Kanälen.

 

Slack-ChannelsMicrosoft-Teams Kanäle
Channels werden innerhalb eines Workspace erstellt.Kanäle werden innerhalb eines Teams erstellt.
Channels werden unterteilt in:

  • Offene Channels (jedes Mitglied eines Workspace kann beitreten)
  • Geschlossene Channels (Mitglied wird, wer dazu eingeladen wird)
  • Geteilte Channels (mit anderen Organisationen/extern geteilte Channels)
  • Multi-Workspace-Channels (in größeren Organisationen gemeinsam genutzte Channels)

Gäste können zu einem oder mehreren Channels eingeladen werden.

  • Der Kanal “Allgemein” steht allen Teammitgliedern zur Verfügung.
  • Innerhalb eines Teams können private Kanäle angelegt werden, auf die nur eingeladene Teammitglieder Zugriff haben.

Gäste können zu Teams eingeladen und dann einzelnen Kanälen hinzugefügt werden.

Apps / Integrationen von Dritten erweitern die Funktionalität innerhalb eines Workspace.

Slack integriert viele Drittanbieter-Apps (z. B. Evernote, Zoom, G Suite, Trello, ToDoIst) in die Channels.

Apps erweitern die Funktionalität innerhalb der Teams-Organisation.

Microsoft-Anwendungen (v. a. OneNote, Sharepoint) sind besonders gut mit den Kanälen verbunden.

Innerhalb der Channels ist Text-, Sprach- und Bild-Kommunikation möglich.Innerhalb der Kanals ist Text-, Sprach- und Bild-Kommunikation möglich.
Durch seine Channel-Struktur (gruppierbar in Ordnern) unterstützt Slack die Zusammenarbeit nach Themen (Workspace – Ordner – Channel).Hierarchische Unternehmensstrukturen lassen sich gut mit Teams abbilden (Organisation – Team – Kanal).

Channel- und Kanal-Strukturen für dein Team

Weil Channels innerhalb von Slack und Teams Struktur und Orientierung geben, macht es Sinn, diese überlegt zu gestalten. Es geht also darum, Channel Namen so zu wählen, dass Nutzer

  • sich sofort zurecht finden,
  • an Hand des Namens auf den Inhalt schließen können und
  • überblicken, ob sie im Channel richtig sind.

Überlegungen zur Channel- / Kanal-Struktur

Slack und Microsoft Teams sortieren die Channel-Namen alphabetisch. Daraus ergibt sich, dass innerhalb

  • eines Slack-Ordners bzw.
  • des Microsoft Teams-Teams

die Reihenfolge vorgegeben wird. Dabei gilt:

  • Slack-Ordner kann jeder Nutzer (in seiner Ansicht) selbst anlegen, um eine Channel-Gruppierung nach eigenem Bedarf und Vorlieben zu schaffen.
  • Kanäle innerhalb des Microsoft-Teams sind (alphabetisch) vorgegeben.

Private/geschützte Channels werden durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet. (Bei Slack gibt es noch weitere Symbole für die unterschiedlichen Channels, s. o.)

Namen passen(d) zur Organisation

Channels sollen zum Unternehmen passen. Sie sollen die Struktur und die Arbeitsweise der Mitarbeiter unterstützen.

Diese Channel-Strukturen haben sich bewährt:

  • Organigramm
    Die Channel-Namen bilden das Unternehmens-Organigramm ab.
    Sind Abkürzungen möglich (und im Unternehmen bekannt), helfen diese, die Namen kurz zu halten.
    Die Benennung erfolgt von “oben nach unten” (Ressort-Bereich-Abteilung-Team).
  • Standort
    Sind mehrere Unternehmensstandorte, Niederlassungen, Büros vorhanden, lässt sich die Struktur abbilden.
    Bei Konzernen kann eine Struktur “Land-Stadt-Büro” sinnvoll sein.
  • Kunden
    Bei intensiver Zusammenarbeit mit den Kunden, können dafür eigene Kunden-Channels angelegt werden. Je Kunde kann es mehrer Kanäle geben, z. B. für Unternehmensinterene Kommunikation und die Zusammenarbeit mit dem Kunden (geteilte Channels).
  • Projekte
    Projektarbeit in Channels ist weit verbreitet. Bei größeren Projekten wird es mehrere Channels je Projekt geben, z. B. für Teilprojekte oder die Zusammenarbeit mit Externen (z. B. Freelancern, Beratern, Lieferanten).
  • Themen
    Sinnvoll sind oft Channels, die sich in keine der vorgenannten Kategorien einsortieren lassen. Themen wie Hilfe, Informationen, Veranstaltungen, Soziales, Zusammenarbeit.
    Solche “Themen-Channels” sind in den meisten Unternehmen zu finden. Oft handelt es sich um öffentliche Kanäle, die für alle Mitarbeiter relevante Themen adressieren.
  • Schulungen
    Ein weiterer (Sonder-) Kanal. Hier liegen Schulungunterlagen und -videos. Webinare finden hier statt und Mitarbeiter tauschen sich dort in Lern-Communities aus.
  • Aufgaben / Prozesse / Workflow
    Manchmal macht es Sinn, für Abläufe im Unternehmen einen eigenen Kanal zur Verfügung zu stellen. Für den Hausmeister-Service (In der Toilette ist das Licht kaputt.), die Dienstreisen oder andere Themen.

Eine Channel-Struktur kannst du hier als PDF herunterladen.

Tipps – was du noch im Blick haben solltest

Bevor du loslegst und die für deine Zusammenarbeit passenden Channels anlegst, hab’ ich noch ein paar Tipps für dich.

  1. Besprecht euch
    Du hast jetzt eine Vorstellung darüber, wie du Slack und Microsoft Teams strukturieren kannst. Bedenke: Das ist dein Blick. Bespreche dich mit Kollegen. Für die Akzeptanz und den Mehrwert ist es wichtig, dass ihr eine Struktur findet, mit der das ganze Team arbeiten will.
  2. Kollaborativ statt top-down
    Slack und Microsoft Teams werden scheitern, wenn Mitarbeiter die Tools nicht nutzen. Schafft eine Lösung, die von den Anwendern gestaltet wird. Das sind vor allem die Mitarbeiter.
  3. Fangt klein an
    Sammelt erste Erfahrungen in kleinen Teams. Ihr werdet auf Hürden stoßen und könnt Optimierungen vornehmen. Im späteren Unternehmens-Roll out sind diese Stolpersteine bereits beseitigt. Das spart aufwändiges Nacharbeiten und erhöht die Akzeptanz.
  4. Entwickelt die Struktur weiter
    Die Channels mit denen ihr startet, werden sich verändern. Neue Kanäle werden hinzukommen, manche sich als nicht benötigt erweisen. Passt die Channel-Struktur daher unterwegs immer wieder an. Nichts wäre schlimmer, als eine Kollaborations-Plattform voller Kanal-Leichen.
  5. Schafft Raum für Banales
    Neben den Business-Kanälen braucht es Kanäle für den banalen, belanglosen und privaten Austausch. Schafft solche Räume, in denen sich Mitarbeiter über Themen unterhalten können, die – auf den ersten Blick – nichts mit der Arbeit zu tun haben.
  6. Mit Beispiel voran
    Nur wer selbst mit den Kollaborationstools arbeitet, wird Follower finden. Mitarbeiter, die es ihm gleich tun.
  7. Schafft die E-Mails ab
    Wer Slack und Microsoft Teams im Unternehmen nutzt, der hat keine Rechtfertigung mehr, weiter per E-Mail zu kommunizieren. Also weg damit. Ganz konsequent.

Warum die Kommunikation via Slack und Microsoft-Teams besser ist als E-Mail, das erfährst du hier. (Blog-Link)

Microsoft Teams und Slack sind eingetragene Firmen und Marken. Deren Rechte sind zu beachten.

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