Noch Standard im Business: E-Mail
In den Jahren 2000 bis 2018 hat sich die Zahl versendeten E-Mails um den Faktor 26 zugenommen (von 32,3 auf 848,1 Milliarden E-Mails pro Jahr, ohne Spam, Quelle: Statista). Von 2011 bis 2018 hat sich die Zahl der dienstlich empfangenen E-Mails verdoppelt.
E-Mail ist der von Mitarbeitern am häufigsten genutzte Kommunikationskanal (lt. Statista „Sehr häufig“ oder „Häufig“).
Doch verdient die E-Mail den Platz in unserem (beruflichen) Alltag, den sie immer noch einnimmt? Gibt es bessere Wege zur (schriftlichen) Kommunikation? Klare Antwort: Ja. Dieser Artikel erklärt warum.
Mehr Infografiken finden Sie bei StatistaTypisch E-Mail
E-Mail ist eine asynchrone Form der Kommunikation. Das bedeutet, Sender und Empfänger stehen nicht im direkten Austausch. Die Kommunikation läuft zeitversetzt.
[Im Gegensatz dazu das Telefon: Das Wort der Gesprächspartner wird direkt vom anderen aufgenommen. Das ist synchrone Kommunikation.]
Asynchrone Kommunikation hat den Vorteil, dass Sender und Empfänger nicht zum gleichen Zeitpunkt verfügbar sein müssen. Gerade bei vollen Terminkalendern ist das sehr hilfreich.
Manche E-Mails entwickeln sich zu wahren Kettenbriefen. Was mit einer Info oder Frage beginnt, wird hin und her geschickt. Die E-Mail wird länger und länger. Anhänge werden angefügt. E-Mail-Empfänger werden „unterwegs“ hinzugefügt oder entfernt.
Mittels Cc und Bcc werden Dritte informiert. Entweder um der Hierarchie im Unternehmen gerecht zu werden (der Chef soll doch wissen, dass ich arbeite). Oder, um sich frei zu machen von Schuld („Ich hatte dich doch informiert.“). Im günstigsten Fall erzeugt die Kopie einer E-Mail nur Traffic.
Weil jeder Empfänger eine Version der E-Mail erhält, darf (besser: muss) sich auch jeder selbst um die Ablage der E-Mail kümmern (oder die E-Mail löschen).
Das Schlimme dabei ist, dass der (Mehr-) Wert einer E-Mail sinkt, je häufiger wir auf „Antworten“ klicken.
Schwarzes Loch für Anhänge
Wenn wir auf eine E-Mail antworten, werden vorher vorhandene Anhänge entfernt. Verschluckt, wie von einem schwarzen Loch. Das spart Ressourcen auf unseren Rechnern und bei der Übertragung der E-Mail.
Gleichzeitig führt es dazu, dass Informationen verloren gehen. Dokumente, die für das Verständnis der E-Mail unerlässlich waren, sind nach Klick auf „Antworten“ verschwunden. Brauchen wir nochmal Zugriff auf die Anhänge, müssen wir in alten E-Mails danach suchen.
Noch blöder wird das Ganze, wenn sich beim E-Mail-Ping-Pong unterwegs die Adressaten verändern. Wenn Empfänger hinzukommen. Die dann weder verstehen noch nachvollziehen können, von welchen Anhängen da geschrieben steht. Das führt zu Missverständnissen, Aufwand und Frust.
Die Lösung: Business-Chats
Für die schnelle asynchrone Kommunikation in unserer Familie und mit Freunden nutzen wir Chat-Apps. Whatsapp, Messanger, Threema, Telegram und andere. Die Programme haben eines gemeinsam: Der Dialog wird fortgeschrieben. Jeder neue Beitrag wird angehängt an die vorangegangene Kommunikation. Wie ein Faden (eng. thread) reiht sich Nachricht an Nachricht. Auch Sprachnachrichten, Bilder und Dateien können angefügt und damit übertragen werden.
Im beruflichen Umfeld sind solche Chat-Systeme noch nicht weit verbreitet. Das mag an datenschutzrechtlichen Bedenken liegen (Whatsapp und Facebook füllen da regelmäßig die Schlagzeilen) oder an unserer Bequemlichkeit: E-Mail ist gewohnt. E-Mail-Programme sind vorhanden.
Dabei gibt mittlerweile bessere und vor allem effizientere Formen der Büro-Kommunikation. Business-Chat-Systeme wie Slack und Microsoft Teams.
Kommunikation in Kanälen
Die Grundfunktion von Business-Chat-Systemen sind mit Chat-Programmen wie Whatsapp vergleichbar.
Chat-Gruppen
Gesprächspartner finden sich in Kanälen (engl. Channels) zusammen. Die können privat, also nur für die Teilnehmer sichtbar, oder öffentlich (im ganzen Unternehmen sichtbar) sein.
Gespräche nach Themen
Innerhalb einer Gruppe (z. B. Vertrieb) sind es oft mehrere Themen (z. B. Kunden), über die gleichzeitig gesprochen wird. Um hier die Übersicht zu behalten, lassen sich innerhalb eines Kanals mehrere Gesprächs-Fäden (engl. threads) knüpfen.
Und jeder dieser Fäden kann neben Text auch Bilder und andere Dateien festhalten.
Besser als E-Mail
In gut gemachten Business-Chats bündelt sich die gesamte Kommunikation.
- Der Austausch zum Projekt, an dem wir gerade mitarbeiten.
- Infos der Personalabteilung und des Betriebsrats für die Mitarbeiter.
- Kommunikation, die wir intern und mit unseren Kunden führen.
- Der Chat mit Kollegen, den wir zwischendurch führen.
- Informationen der Geschäftsführung für alle Mitarbeiter.
- Diskussionen über ein Problem und wie es zu lösen ist.
- Ankündigungen, Termine, Veranstaltungen oder Veränderungen.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Ist klar, an welchem Ort Kommunikation erfolgt, wird auch die Suche einfach. Was vorhanden ist an Information, das finden wir an einem Ort.
Anders als bei E-Mails, die jeder für sich ablegt (oder auch nicht), gibt es im Business-Chat nur eine gemeinsame Ablage. Das was ich dort finde, das liegt auch für meine Kollegen dort bereit.
Effizient kommuniziert
Es sind unsere Gewohnheiten, die Veränderung so schwer machen. Das gilt natürlich auch für die Form unserer Kommunikation. Über Jahre hat sich „E-Mail only“ in unseren Arbeitsalltag eingebrannt. Hat Brief und Fax abgelöst.
Dass sich Kommunikationsgewohnheiten verändern (lassen), das haben wir im Privaten erlebt. Innerhalb von wenigen Jahren wurden Chat-Systeme (wie Whatsapp) zur Nummer 1 unserer Kommunikation. Anfangs noch ganz ungewohnt und eingeschränkt nutzbar. Mittlerweile so universell und leicht zu bedienen wie ein Schweizer Taschenmesser. Genutzt für Text, Sprache, Video, Bilder, …
Waren Chat-Systeme vor ein paar Jahren nur ein Hype für wenige, sind sie seit einigen Jahren fester Bestandteil unserer privaten Kommunikation.Mittlerweile erkennen immer mehr Unternehmen, dass die Chat-Systeme reif sind, auch die Business-Kommunikation auf die nächste Stufe zu heben. Tschüss E-Mail.
So gelingt der Umstieg
Haben wir den Mehrwert von Business-Chats für uns und unser Team erkannt, sollten wir handeln und dafür sorgen, dass E-Mails nicht mehr unsere Postfächer verstopfen.
Sieben Tipps, wie du Business-Chats ins Unternehmen bringst
Mache die Einführung zur Chefsache
Gewohnheiten zu ändern fällt nicht leicht. Unmöglich wird Veränderung, wenn Mitarbeiter erkennen, dass der Chef am Alten festhält. Zum Beispiel, weil er selbst weiter per E-Mail kommuniziert.
Willst du Business-Chats erfolgreich ins Team bringen, dann brauchst du den Chef im Boot. Als Unterstützer und gutes Beispiel. Bist du selbst der Chef? Dann liegt es an dir.
Binde das Team ein
Eine Schwalbe macht noch keinen Sommer. Genau so wenig wird es funktionieren, wenn nur du deine Kommunikation veränderst.
Du brauchst dein Team mit im Boot. Sonst wird es nichts.
Kommuniziere, was du vorhast. Warum du weg willst von der E-Mail-Flut. Und vor allem: Hol‘ dir Feedback über Ideen, Anforderungen und Ängste aus deinem Team.
Nur wenn ihr gemeinsam die Veränderung wollt, wird sie gelingen.
Starte klein
Beginne in einem Team oder mit einem Projekt. So lernt ihr die neue Form der Kommunikation kennen. Gleichzeitig ist das System noch klein genug, um Hürden schnell zu erkennen und zu beseitigen.
Nutzt diese Phase, um eure Learnings zu dokumentieren, so dass ihr diese als Hilfe später den „Neuen“ zur Hand geben könnt.
Finde die passende Struktur
E-Mail-Kommunikation hat erst mal keine Struktur. Schon gar keine einheitliche Struktur. Absender und Empfänger speichern, löschen, archivieren – so wie sie wollen bzw. das für richtig halten.
Business-Chats sind geordnet. Nach Themen, einsortiert in Kanälen/Channels. Das sorgt für Ordnung und dafür, dass Informationen allen Channel-Mitgliedern gleich zur Verfügung stehen.
Die passende Channel-Struktur legt ihr fest. Nach Themen, Projekten, Kunden, der Organisation oder anders.
Verwendet Energie darauf, die für euch passende Struktur zu finden. Und passt diese unterwegs immer wieder. Business-Chats sind da ganz flexibel.
Mache viel öffentlich
Kopf-Monopole sind tödlich. Nur wenn wir unser Wissen und unser Tun transparent halten, können wir uns gemeinsam entwickeln und Ziele erreichen.
Business-Chats helfen, diese Transparenz zu schaffen. Weil die Kommunikation und angehängte Dateien allen zur Einsicht und Recherche offen stehen.
Diese Transparenz befruchtet. Weil wir mitbekommen, woran andere Teams arbeiten und was in den verschiedenen Projekten läuft. Das vermeidet Doppelarbeit.
Deshalb: Schränke die Sichtbarkeit von Kanälen so wenig wie irgend möglich ein. (Manchmal lässt sich das nicht vermeiden. Z. B. weil es gesetzliche Vorgaben gibt. Dann sind solche Einschränkungen möglich.)
Zeige Beispiele
Neues anzunehmen fällt leichter, wenn wir Beispiele kennen. Beispiele, die uns zeigen, wie Dinge funktionieren und wie wir davon profitieren.
Beispiele können Funktionen erklären.
– So lassen sich (Video-) Telefonate direkt im Business-Chat führen.
– Dort findest du Dateien, die jemand angehängt hat.
– Das sind Möglichkeiten, um die Suchfunktion vollständig zu nutzen.
– Mit diesen Anwendungen kannst du deinen Business-Chat verknüpfen.
– So arbeitet ihr gemeinsam an Themen und Dateien.
Gebt viele Beispiele und schafft die Möglichkeit, Fragen zu Anwendung und Funktion des Business-Chats schnell zu klären. (Da hilft ein eigener „How-to“-Kanal.)
Verzichte – nicht nur intern – komplett auf E-Mail
Für die unternehmensinterne Kommunikation braucht es keine E-Mail mehr. Business-Chats sind die zeitgemäße und effiziente Alternative. Verzichtet daher konsequent auf E-Mails. Verlegt die komplette interne Kommunikation in den Business-Chat.
Auch beim Austausch mit Partnern und Kunden könnt ihr auf E-Mail verzichten. Dafür lassen sich diese als Externe/Gäste in eure Business-Chats einbinden. Davon profitieren wieder alle: Zum Beispiel, weil wir mit dem externen Grafiker gemeinsam an unseren Ideen zum neuen Marketing-Konzept arbeiten können. Oder weil alle Beteiligten in einem Kanal mit dem Kunden die Anforderungen für das neue Projekt diskutieren.
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