Den Affen nicht auf die Schulter setzen: Aufgabenmanagement für Führungskräfte

von | 10.11.2023 | selbstOrganisation, zusammenArbeiten

Als Führungskraft trägst du eine Menge Verantwortung. Du musst nicht nur die Visionen und Ziele deines Unternehmens vorantreiben, sondern auch dein Team führen und motivieren. Doch manchmal tragen Führungskräfte auch unerwünschte Lasten – die berühmten „Affen“, die auf ihre Schultern gelegt werden.

In diesem Blogbeitrag wirst du erfahren, was es mit dieser Redewendung auf sich hat, wie du erkennst, ob der Affe wirklich dir gehört, und welche Techniken dir helfen, ihn freundlich aber bestimmt zurückzugeben.

Was ist mit dem Affen gemeint?

Die Redewendung „Den Affen nicht auf die Schulter setzen“ beschreibt eine Situation, in der Mitarbeiter, Kollegen oder andere Personen Probleme oder Aufgaben an dich delegieren, die eigentlich nicht in deinen Aufgabenbereich fallen. Diese unerwarteten Aufgaben und Anliegen werden als „Affen“ bezeichnet, da sie auf deine Schultern geladen werden, und du trägst die Verantwortung, sie zu lösen.

Ein typisches Beispiel: Dein Teammitglied kommt zu dir und sagt: „Ich habe ein Problem mit einem Kunden. Kannst du das bitte klären?“ Jetzt trägst du den „Affen“ – das Problem des Kunden – auf deinen Schultern, obwohl es eigentlich in den Verantwortungsbereich deines Teammitglieds fällt.

Woran erkenne ich, dass der Affe nicht mir gehört?

Die erste Herausforderung besteht darin, zu erkennen, wann dir ein Affe auf die Schulter gesetzt wird. Hier sind einige Fragen, die dir bei der Selbstreflexion helfen können:

  1. Ist es meine Verantwortung?
    Überlege, ob die Aufgabe oder das Problem wirklich in deinem Verantwortungsbereich liegt. Klare und benannte Verantwortlichkeiten sind hier von Vorteil.
  2. Kann jemand anders die Aufgabe besser erledigen?
    Stelle dir die Frage, ob es im Team jemanden gibt, der besser qualifiziert ist, das Problem zu lösen.
  3. Habe ich genügend Informationen?
    Manchmal übertragen Menschen Aufgaben, ohne alle relevanten Informationen bereitzustellen. Stelle sicher, dass du genug weißt, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen.
  4. Ist es wirklich dringend?
    Manchmal setzen Kollegen oder Mitarbeiter dich unter Druck, indem sie behaupten, die Aufgabe sei extrem dringend. Frage nach den Gründen für die Eile.

Techniken, um den Affen zurückzugeben

Wenn du feststellst, dass der Affe nicht dir gehört, ist es wichtig, freundlich und klar zu kommunizieren, dass du die Aufgabe zurückgeben möchtest. Hier sind einige Techniken und Beispiele für den Gesprächsverlauf:

1. Klare Kommunikation
„Danke, dass du das angesprochen hast. Aber ich denke, dieses Problem liegt in deinem Verantwortungsbereich. Kannst du es bitte selbst angehen? Wenn du Hilfe benötigst, stehe ich dir zur Verfügung, um Ratschläge zu geben.“

2. Fragen stellen
„Kannst du mir mehr Informationen über das Problem geben? Ich möchte verstehen, wie ich dir am besten helfen kann, es selbst zu lösen.“

3. Ratschläge anbieten
„Ich bin sicher, du kannst das selbst gut bewältigen. Falls du Tipps oder Ratschläge benötigst, stehe ich gerne zur Verfügung, aber ich denke, du kannst das selbst lösen.“

Kann es ein Affe sein, der weder mir noch dem Überbringer „gehört“?

Ja, es kann Situationen geben, in denen die Verantwortlichkeit nicht klar ist. In solchen Fällen ist es wichtig, die Verantwortlichkeiten zu klären und sicherzustellen, dass der Affe die richtige Person erreicht. Hier sind einige Schritte, um die Verantwortlichkeit zu ergründen:

  1. Team-Meeting
    Führe ein Meeting durch, um das Problem oder die Aufgabe zu besprechen und die Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Dies fördert die Transparenz und Klarheit.
  2. Kommunikationsrichtlinien
    Implementiere klare Kommunikationsrichtlinien in deinem Team, um sicherzustellen, dass Aufgaben und Probleme an die richtige Stelle gelangen.
  3. Klärung im Dialog
    Wenn Zweifel bestehen, frage den Überbringer des Affen, wer deiner Meinung nach die richtige Person zur Lösung ist.

Die Bedeutung des effektiven Aufgabenmanagements

Effektives Aufgabenmanagement ist entscheidend, um als Führungskraft erfolgreich zu sein und Burnout zu vermeiden. Indem du sicherstellst, dass die Affen bei ihren „Besitzern“ bleiben, kannst du deine Zeit und Energie auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich in deinem Verantwortungsbereich liegen.

Eine klare Kommunikation und das Setzen von klaren Verantwortlichkeiten fördern ein effizientes und stressfreies Arbeitsumfeld. Führungskräfte sollten in der Lage sein, Aufgaben zu delegieren und sicherzustellen, dass sie in den richtigen Händen liegen.

Zusammengefasst

Den Affen nicht auf die Schulter zu setzen, erfordert Übung und klare Kommunikation. Es ist jedoch eine Fähigkeit, die dir hilft, Stress zu reduzieren und deine Effektivität als Führungskraft zu steigern. Nutze die vorgestellten Techniken, um die „Affen“ freundlich und effektiv dorthin zurückzugeben, wo sie hingehören.

Die Führung erfordert klare Verantwortlichkeiten und eine effiziente Arbeitsweise. Indem du die Affenmanagement-Techniken beherrschst, kannst du sicherstellen, dass du dich auf die Dinge konzentrierst, die wirklich wichtig sind.

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