Wie wir unseren Tag im Homeoffice strukturieren sollten

von | 23.08.2021 | Homeoffice, Organisation

Wirksam statt beschäftigt

Das macht einen großen Unterschied. Einen Unterschied, ob wir den Tag mit dem Beantworten von E-Mails oder in Gruppenchats verbringen. Ob wir von einem Meeting (egal ob online oder in Präsenz) zum nächsten eilen. Oder ob wir an den Themen und Aufgaben arbeiten, die uns und das Unternehmen voranbringen. E-Mails, Meetings und Co. beschäftigen uns. Sie sorgen dafür, dass wir den Tag verbringen, vieles tun und abhaken. Doch, wenn wir am Abend ehrlich zurückblicken, haben wir oft nicht viel erreicht. Etwas ganz anderes ist es, wenn wir den Tag an Themen gearbeitet haben, die uns oder dem Unternehmen wichtig sind. Themen, die uns auf dem Weg halten und unseren Zielen wirksam näher bringen. Es macht eben einen Unterschied, ob wir uns nur beschäftigen oder ob wir wirksam arbeiten.

Digitales Archiv

Beschäftigung ist bequem(er)

Da nehme ich mich nicht aus. Es ist doch viel einfacher, auf eine E-Mail zu reagieren, die uns gerade neu im Posteingang signalisiert wird. Ein paar Mausklicks und wenige Tastenklicks genügen und ich kann die E-Mail als erledigt abhaken. Ebenso bei den Meetings, an denen ich teilnehme. Mir wird ein neues Produkt präsentiert. Oder es gibt ein Projekt-Update. Oft genügt es, bei solchen Meetings dabei zu sein. Beitragen kann und brauche ich da nicht viel. Ein bequemer Zeitvertreib. Ob Meeting oder E-Mail. Beschäftigt sein bedeutet noch lange nicht, dass ich Ergebnisse erziele. Weder für mich selbst noch für das Unternehmen. Beschäftigung ist oft ein bequemer Zeitvertreib. Mit Beschäftigung kann ich obendrein gut argumentieren: Heute waren es 137 E-Mail, die ich geschickt habe. Neben (vielleicht auch während) den sieben Meetings, an denen ich teilgenommen habe.

Wirksamkeit

Wohin haben uns die vielen E-Mails und Meetings geführt? In den Feierabend. Aber reicht das? Haben wir damit für uns oder für unseren Arbeitgeber etwas erreicht? Beschäftigt sein reicht in der Regel nicht aus, um erfolgreich zu sein. Mit Beschäftigung kommen wir durch den Tag. Wirklich wirksam sind wir dadurch nicht. Doch was unterscheidet Wirksamkeit von Beschäftigung? Wer beschäftigt ist, der reagiert auf etwas. Das kann die E-Mail in unserem Posteingang sein oder die Einladung zu einem Meeting. Wirksame Menschen gestalten den Tag. Sie setzen Impulse und Themen. Das gelingt allerdings nur, wenn sie sich vorher Gedanken gemacht haben. Gedanken darüber, wohin sie sich und das Unternehmen bringen wollen. Wer sein Ziel kennt, kann sich wirksam auf den Weg machen. Wer ohne Ziel losläuft, der ist beschäftigt. Die Entscheidung liegt bei uns.

Wichtiges erkennen und benennen

Es ist die Arbeit an den wichtigen Dinge, die uns erfolgreich macht. Doch woran erkennen wir, was wirklich wichtig für uns ist? Vielleicht gehören E-Mails und Meetings ja dazu. Darüber sollten wir uns im Klaren sein.

Purpose hilft

Jedes Unternehmen hat einen Zweck. Einen Existenzgrund oder – neudeutsch – Purpose. Es gibt immer einen Grund, warum ein Unternehmen existiert. Mitarbeiter in erfolgreiche Unternehmen sind sich über diesen Purpose im Klaren. Ebenso hat jeder Mensch einen Purpose. Einen Daseinszweck. Die von uns, die diesen Zweck für sich klar haben, sind Gestalter ihres Lebens. Alle anderen sind Beschäftigte. Beschäftigte meine ich dabei im doppelten Sinn. Beschäftigt mit irgendwelchen Zeitfressern und beschäftigt als Erfüllungsgehilfen von Dritten (zu Beispiel als Angestellte in Unternehmen). Egal ob Unternehmen oder Person. Purpose hilft, uns und unser Tun auszurichten. Hin auf ein klares Ziel. Das ist Voraussetzung dafür, dass wir den richtigen Weg einschlagen. Einen Weg, der uns voran bringt, statt uns nur zu beschäftigen.

Gefahr der Ablenkung

Wer den Purpose nicht klar hat, wird sich leicht ablenken lassen. Von belanglosen Meetings, ausuferndem E-Mail-Ping-Pong, endlosen Socialmedia-Timelines, Reisevideos auf Youtube, den immer wieder neuen News-Headlines, dem Dauerplausch in der Kaffeeküche oder mit dem Nachbarn vor der Haustür. Bitte nicht falsch verstehen. Ich habe gar nichts gegen ein Schwätzchen bei einer Tasse guten Kaffees einzuwenden. Auch gibt es auf Youtube tolle Reiseberichte. Und dem geschriebenen Wort kann ich einiges abgewinnen. Darum geht es mir nicht. Die Fragen, die wir uns dabei stellen sollten, lauten:
  • Bringt mich diese Form der Beschäftigung meinen Zielen näher?
  • Ist jetzt die Zeit für Ablenkung (durch Beschäftigung)?
Gerade im Homeoffice sind wir Ablenkungen leicht ausgesetzt. Weil im Homeoffice berufliches und privates an einem Ort vorhanden sind. Was uns auf der einen Seite (Arbeits-) Wege spart, ist mit Blick auf mögliche Ablenkungen eine besondere Herausforderung. Eine Gefahr, der wir ins Auge sehen sollten, um mit ihr umzugehen. Indem wir unseren Arbeitstag strukturieren. Damit unsere Arbeit mehr ist bloße Beschäftigung.

Wachsen außerhalb der Komfortzone

Wenn unser Sohn unerwartet und scheinbar einfach so aus der Nase blutet, dann, so haben wir bemerkt, wird er in ein paar Tagen wieder ein Stückchen größer sein. Mittlerweile haben wir akzeptiert, dass Nasenbluten und körperliches Wachstum bei unserem Sohn zusammengehören. Bei unserem persönlichem Wachstum verhält es sich genauso. Zum Beginn ist es unangenehm, oft sogar lästig. Veränderung und Erfolg werden erst später sichtbar. Der Weg dorthin ist unbekannt. Das ist unangenehm und mit Anstrengung verbunden. Dass es trotzdem lohnt, den Weg zu gehen, das spüren wir, wenn wir ein Ziel erreicht oder eine neue Gewohnheit verinnerlicht haben.

Wachstum bedingt Unsicherheit

Das Jahr 2013 war ein ganz besonderes für mich. Ein Burnout hat mich innehalten lassen. Ein weiter so auf gewohnten Wegen funktionierte plötzlich nicht mehr für mich. Den Moment, an dem sich mein Leben verändert hat, beschreibe ich öfter mal mit einem Rollo, das jemand vor meinen Augen herunter lässt. Ganz plötzlich. Was in den Tagen und Wochen nach diesem Ereignis für mich am schwersten war, war die Unsicherheit, die über mich hereinbrach. Unsicherheit ist etwas, das ich gar nicht mag. Etwas, mit dem viele von uns ihre Schwierigkeit haben. Weil wir gewohnt sind, in Lösungen zu denken. Auf bekannten Pfaden zu bleiben. Plötzliche Veränderung passt da nicht dazu. So wie das Schild Umleitung, das unerwartet auf der Straße vor unseren Augen auftaucht. Was passiert, wenn wir einfach weiterfahren? Wohin führt uns die Umleitung? Fragen, auf die wir in der Situation nicht vorbereitet waren. Fragen, die uns verunsichern. Wenn die Straße vor uns versperrt ist, dann bleibt nur, den Schildern zu folgen. Zumindest, wenn wir unser Ziel weiter verfolgen (sonst könnten wir auch stehen bleiben oder umkehren). Dabei muss eine Umleitung gar kein Umweg sein. Gerade wenn wir die Straße verlassen und an unseren Job und das Homeoffice denken. War Anfang 2020 für viele Mitarbeitende und Unternehmen die überwiegende, ja sogar ausschließliche Arbeit von außerhalb des Büros gar nicht vorstellbar, sind Homeoffice und mobiles Arbeiten mittlerweile in unserem Alltag und in unseren Köpfen angekommen. Auch bei Arbeitsplätzen, an denen das 2019 noch als unvorstellbar galt. (Ich weiß, es gibt sie immer noch. Die Unternehmen und Verwaltungen, die glauben, Arbeit kann nur unter Aufsicht im Büro erledigt werden. Doch diese Organisationen werden nicht mehr lange überleben.)

Teamarbeit trotz Homeoffice

Als eines der Argumente gegen Homeoffice wurde angeführt, dass Teamarbeit dann nicht mehr möglich ist. Denn, so wurde von den Managern argumentiert, Angestellte brauchen Aufsicht und Anleitung, damit sie funktionieren. Bullshit. Das wissen wir mittlerweile. Alle Organisationen, die sich mit Beginn der Corona-Pandemie auf das Experiment Homeoffice eingelassen haben, haben erkannt, dass Zusammenarbeit nicht (mehr) an ein gemeinsames Gebäude oder Büro gebunden ist. Mehr noch: An vielen Arbeitsplätzen kletterte der Output, den Mitarbeitende im Homeoffice den Unternehmen lieferten, messbar nach oben. Vor allem aus zwei Gründen:
  • Den Wegfall von Wegezeiten
    Wer nicht mehr morgens von zu Hause ins Büro und Abends wieder nach Hause pendeln muss, dem steht mehr Zeit zur Verfügung. Arbeitszeit oder Freizeit. Viele Mitarbeitende haben diesen Zeitgewinn für Arbeit genutzt, so dass sie den Unternehmen mehr Arbeitszeit entgegengebracht haben.
  • Eine ruhigere Arbeitsumgebung
    Viele Menschen hatten ihren Arbeitsplatz in Großraumbüros. Was mit besserer Kommunikation, voneinander Lernen und kürzeren Wegen begründet wurde, war in Wirklichkeit sehr unproduktiv. Denn konzentriertes Arbeiten ist in einer solchen Umgebung schier unmöglich. Im Homeoffice dagegen schon (wenn nicht parallel eine Kleinkindbetreuung läuft).
Mit dem Team stehen wir im Homeoffice trotzdem in Verbindung. Durch Kollaborationstools wie Slack und Microsoft Teams. Durch Videokonfernztools wie Zoom und Google Meet. Da ist jede Kollegin, jeder Kollege nur einen Tastenklick entfernt. Diese neue Form der Zusammenarbeit auf Distanz haben die meisten von uns Wissensarbeitern schnell adaptiert. Technisch war es ja ohnehin keine Herausforderung.

Arbeitszeit ist Lebenszeit

Unsere arbeitsfreie Zeit belegen wir mit unterschiedlichsten Aktivitäten. Ob Radfahren, Sport, Freunde oder Familie treffen. An Ideen mangelt es den meisten von uns weniger als an Zeit. Für viele von uns ist diese Freizeit eine gute Zeit. Zeit, in der wir tun (können), was uns gut tut. Begrenzt wird diese Zeit durch Schlafens- und Arbeitszeit. Wie wichtig Schlaf für unsere Gesundheit ist, darüber gibt es einige Studien und Berichte [https://www.geo.de/wissen/gesundheit/19536-rtkl-gesundheit-studien-zeigen-wie-ungesund-zu-wenig-schlaf-wirklich-ist (aufgerufen am 19.08.2021]. Schlaf brauchen wir, um körperlich und geistig gesund zu bleiben. Daneben ist es vor allem Arbeitszeit, die unseren Tag füllt. Arbeit brauchen wir, um unser Leben leben zu können. Mit Arbeit verdienen wir das Geld, das wir brauchen, um uns und unseren Familien ein angenehmes Leben, vor allem in der Freizeit, zu ermöglichen. Die Zeit, die wir mit Arbeit verbringen, nimmt einen großen Teil unseres Lebens ein. Ungefähr die Hälfte der Wachzeit verbringen wir auf der Arbeit oder auf dem Weg dorthin. Ungefähr ein Drittel unserer Lebenszeit ist Arbeitszeit. Wenn Arbeit so einen großen Anteil unserer Lebenszeit einnimmt, ist es dann nicht besonders wichtig, dass wir diese Zeit gut nutzten?

Gute Arbeit

Als Angestellte in Unternehmen tauschen wir Zeit gegen Geld. Wir verpflichten uns, dem Arbeitgeber einen Teil unserer Lebenszeit zur Verfügung zu stellen. Im Gegenzug dafür erhalten wir unser Gehalt. Zeit gegen Geld also. Das Weisungsrecht erlaubt es dem Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer vorzuschreiben, wofür die vertraglich versprochene Zeit zu verwenden ist. Den größten Beitrag liefern Angestellte in Unternehmen, wenn sie die ihnen übertragenen Aufgaben gern ausführen. Das ist dann der Fall, wenn Menschen den Mehrwert und Nutzen ihrer Arbeit erkennen. Diese Arbeit wird von uns als gute Arbeit wahrgenommen.

Struktur hilft

Gute Arbeit leisten wir, wenn wir wissen wofür wir etwas tun. Wenn wir wissen, welchen Beitrag wir dadurch für das Unternehmen, für die Gesellschaft und letztlich auch für uns leisten. Doch das ist noch nicht alles. Für gute Arbeit braucht es Struktur. Struktur schafft Ordnung. Ordnung auf unserem Schreibtisch, in den Arbeitsabläufen und in unseren Köpfen. Ohne Struktur sind wir nur beschäftigt. Dass beschäftigt sein nicht reicht, um Erfolge zu erzielen, darüber haben wir oben bereits gesprochen. Wenn wir im Homeoffice arbeiten, dann ist Struktur besonders wichtig. Denn, anders als im Büro, liegt es im Homeoffice weitestgehend an uns selbst, für Struktur zu sorgen. Das tun wir durch Ordnung auf unserem Schreibtisch, indem wir unsere Arbeitsaufgaben für den Tag festlegen und diesen zeitlich Raum geben. Auch die Trennung oder – besser gesagt – Integration von Privatem und Beruflichem ist Teil dieser Struktur.

Prioritäten

Wenn wir unseren Tag strukturieren, legen wir Prioritäten fest. Wir entscheiden, für welches Thema, für welche Aufgabe, für welche Besprechung wir uns Zeit nehmen. Es liegt an uns, darüber zu entscheiden. Das können wir nicht anderen überlassen. Denn selbst, wenn wir keine Prioritäten setzen, haben wir eine Entscheidung getroffen. Nämlich die, dass Dritte über unseren Tag und damit unsere Prioritäten bestimmen. Angenommen, du lebst heute mal in den (Arbeits-) Tag hinein. Ohne Klarheit darüber, was deine Prioritäten sind. Was passiert? Du bekommst E-Mails, in denen dir andere sagen, was du zu tun hast (indem sie dir Aufgaben und Fälligkeiten übertragen). Du erhältst Einladungen zu verschiedenen Meetings, in denen andere darüber bestimmen, was du dir anhören musst. Kolleg:innen und Manager:innen kommen mit Dingen, die du erledigen sollst. Glaubst du, dass du am Abend zufrieden auf den Tag zurückblickst? Nein, wahrscheinlich nicht. Denn wir mögen es nicht, wenn andere über uns bestimmen. Prioritäten helfen uns, einen Arbeitstag zu gestalten, der uns zufrieden macht. Denn auch Arbeitszeit ist Lebenszeit. Diese zu gestalten, sollten wir nicht anderen überlassen.

Struktur für den Arbeitstag

Selbstbestimmt und mit Struktur. Wenn wir unsere Tage so gestalten, entscheiden wir selbst, was wir tun und was nicht. Wir legen fest, in welcher Reihenfolge wir Aufgaben erledigen und wie viel Zeit wir den Themen einräumen. Niemand sonst. Wenn wir das erkannt haben, gibt uns das Autonomie. Gleichzeitig nimmt uns diese Einsicht die Ausrede, andere für unser Tun und Nicht-Tun verantwortlich zu machen. Wir sind Herren und Frauen unserer Entscheidungen. Niemand sonst. Kein Chef, kein Staat, keine Regierung, keine Eltern oder Partner.

Mehr pro Zeit erreichen

Wer weiß, wohin der eigene Weg führen soll, der tut sich leicht(er), den passenden Weg auszuwählen. Der wird sich fokussieren und Ablenkungen links und rechts des Weges liegen lassen. Wer sein Ziel kennt, dem wird es gelingen, die notwendigen Schritte und Aufgaben zu identifizieren, die helfen, dieses Ziel zu erreichen. Das hat Konsequenzen: Wer sich strukturiert, wird schneller sein als andere und mehr schaffen in weniger Zeit.

Privates und berufliches besser verbinden

Struktur im Alltag hilft dir auch, private und berufliche Themen in Einklang zu bringen. Wenn du deine (Lebens-) Rollen kennst und weißt, welche Verpflichtungen du damit übernommen hast, wird es dir gelingen, diesen Rollen gerecht zu werden. Du wirst Zeit für das Fußballspiel deiner Tochter finden und den Abend zusammen mit deiner Frau bei Freunden genießen können, auch wenn es im Job mehr als genug zu tun gibt.

Ablenkungen vermeiden

Die beiden vorgenannten Punkte (Mehr pro Zeit erreichen und Privates und berufliches besser verbinden) führen automatisch dazu, dass wir uns fokussieren. Und wer sich fokussiert, lässt sich nicht ablenken. Weder von Benachrichtigungen auf dem Bildschirm (weil diese ausgeschaltet sind), noch von News-Surfing im Netz (weil diese weder Priorität noch Mehrwert haben). Auch werden wir Ablenkung durch Kollegen vermeiden, die “nur mal Durchklingeln” wollten (weil wir während der Fokusphasen unser Telefon ausgeschaltet oder umgeleitet haben).

Routinen helfen

Mir helfen Routinen dabei, Ablenkungen zu vermeiden und Fokus zu finden. Routinen, die meinen Tag strukturieren und mir vorgeben, was wann zu tun ist. So wie meine Morgenroutine. An jedem (Werk-)Tag habe ich ein festes Ritual für mich gefunden, das mir hilft gut in den Tag zu kommen und den Übergang von der Ruhephase zur Arbeitsphase zu gestalten. Um 6:20 Uhr stehe ich auf, gehe ins Bad und mache mir danach das Frühstück (meist eine Schüssel Müsli) und eine Tasse Kräutertee. Danach meditiere ich zwischen zehn und 15 Minuten. Mit einer Tasse frisch gemahlenen Filterkaffee setze ich mich auf meinen Lieblingssessel und lese ein paar Seiten. Danach wechsle ich den Platz, hin zum Schreibtisch und beginne mit der Fokusaufgabe des Tages. Neben der Morgenroutine habe ich auch eine Abendroutine, mit der ich den Übergang von der Arbeitsphase in die Freizeit gestalte. Dazu gehört, den Tag in meiner Aufgabenliste abzuschließen und meine Fokusthemen und -aufgabe für den nächsten Tag festzulegen. Dann folgen Routineaufgaben am Schreibtisch (wie Ablage und Buchhaltung) und eine Vokabelphase. Jede dieser Routinen dauert ca. 30 Minuten. Sie haben jeden Tag die gleiche Struktur. Die beiden Routinen helfen mir, am Morgen den Übergang in die Arbeit(sphase) und am Abend in die Freizeit zu gestalten. Gerade für die Arbeit im Homeoffice haben sich die Routinen als nützlich erwiesen. Waren es früher die Transferzeiten ins und aus dem entfernten Büro, sind es heute meine Routinen, die mir den Übergang zwischen meinen Lebensphasen und den unterschiedlichen Rollen klar machen. Nach der Morgenroutine und bis zur Abendroutine ist es Arbeitszeit. Neben diesen beiden Tagesroutinen habe ich mir noch ein paar andere Routinen geschaffen, die mir helfen, meinen Tag so zu gestalten, dass es ein guter Tag für mich wird. Großen Wert lege ich zum Beispiel auf meine Besprechungsroutine. Sie sorgt dafür, dass ich mich auf jede Besprechung vorbereite, zu der ich einlade oder eingeladen werde. Im Vorfeld mache ich mir dabei klar, welche Erwartungen mit der Besprechung verbunden sind, welches Ziel damit verfolgt wird, was mein Beitrag dabei sein kann oder soll und welche Informationen ich im Vorfeld beschaffen und klar haben muss. Nach dem Meeting sortiere ich meine Notizen, nehme mir das Protokoll zur Hand und leite Aufgaben ab, die ich übernommen habe. (Leider stelle ich allzu oft fest, dass ich der einzige bin, der so eine Besprechungsroutine verfolgt. Das führt dann dazu, dass Besprechungen zur Zeitverschwendung werden.)

Den eigenen Flow finden

Routinen helfen dabei, den Fokus zu finden. Den Übergang zwischen verschiedenen Tages- und Arbeitsphasen zu gestalten. Und Routinen helfen dabei, den eigenen Flow zu finden. Ich will nicht so weit gehen und von Trance sprechen, in die uns Routinen versetzen können. Gleichwohl habe ich festgestellt, dass es gerade meine Routinen sind, die mir helfen, in einen Zustand äußerster Konzentration zu kommen. Einen Zustand, in dem ich wirklich in ein Thema abtauche. Ein Zustand, in dem Ablenkungen und das Gefühl für Zeit verloren gehen. Diesen Flow zu finden, stellt für mich die höchste Form der Konzentration dar. Alle Struktur, alle Routinen und Planungen sollen mir helfen, in diesen Zustand des Flow zu kommen. Im Flow bin ich eins mit mir selbst. Im Homeoffice fällt es mir leicht(er), diesen Zustand des Flow zu erreichen. Denn nur im Homeoffice habe ich die Möglichkeit, das Umfeld und die Routinen weitestgehend selbst zu gestalten. Mir eine Umgebung und Struktur zu schaffen, die zu mir und meiner Arbeitsweise passt.

Tipps für Struktur im Homeoffice

Sicher ist es nicht ausschließlich das Homeoffice, in dem wir außerordentliche Arbeit vollbringen. Auch in einem klassischen Büro ist das möglich. Doch, das zeigt mir der Blick in die verschiedenen Büros, gibt es sie nur sehr selten. Büroumgebungen, die uns erlauben, einen eigenen persönlichen kreativen Raum zu schaffen. Einen Raum, den wir passend zu unserer Arbeit und – vor allem – passend zu unserem ich gestalten. Im Homeoffice gelingt das meist besser.

Homeoffice als Synonym

Wenn ich von Homeoffice spreche, meine ich den Begriff als Synonym für einen von mir selbst gewählten und gestalteten Ort, in dem Wissensarbeit im Flow möglich wird. So ein Homeoffice kann ein eigener Raum innerhalb der eigenen Wohnung sein. Das selbst gestaltete Arbeitszimmer macht es uns leicht(er), strukturiert zu arbeiten. Wenn wir unseren Schreibtisch, den Stuhl, die Technik, das Licht und die Bilder an der Wand so aussuchen, dass wir gute Arbeit verrichten können. Dabei meine ich Homeoffice nicht unbedingt wörtlich. Das Homeoffice kann auch eine Ecke im Wohnzimmer sein, die zu meinem Arbeitsauftrag passt. Ein Winkel, an dem ich ungestört und produktiv arbeiten kann. Auch außerhalb der eigenen vier Wände ist ein Homeoffice, so wie ich es hier verstanden wissen will, möglich. Ob im Co-Working-Space, im Lieblingscafe, der Hängematte im Garten, den Strandkorb an der Ostsee, das Airbnb-Apartment in den Bergen oder den Campingbus am See. Dort wo wir uns wohlfühlen und die Infrastruktur passt, können wir unser Homeoffice aufschlagen. Mobiles Arbeiten ist der Begriff, der diese unterschiedlichen Locations (rechtlich passend) beschreibt. Bei mobiler Arbeite wählen wir den Arbeitsort selbst; beim Homeoffice, so die rechtlich passende Auslegung, stellt der Arbeitgeber den entsprechend der Arbeitsstättenverordnung eingerichteten Arbeitsplatz. Homeoffice verwende ich als Synonym für jeden Ort, an dem wir uns wohl fühlen und, dank vorhandener Infrastruktur, so arbeiten können, dass wir in unseren Flow kommen und dadurch tolle Ergebnisse erzielen.

Zehn Tipps für mehr Erfolg im Homeoffice

Zum Abschluss will ich mit dir teilen, was mir hilft, gut zu arbeiten. Zehn Workhacks, die mir helfen, meine Arbeit im Homeoffice zu strukturieren, mit dem Ziel, mich zu fokussieren und in Flow zu kommen.
  1. Routinen entwickeln
    Meine Morgen- und Abendroutine hilft mir, den Tag zu strukturieren, den Übergang zwischen Beruf und Freizeit klar zu haben. Daneben sind es Routinen, die mir helfen, schneller ans Ziel zu kommen, zum Beispiel weil ich mir nicht jeden Tag auf’s neue Gedanken darüber machen muss, wo ich Informationen aus meinen Recherchen ablege (nämlich in Evernote, meinem digitalen Archiv).
  2. Einen Zeitplan erstellen
    Termine sollen nicht einengen. Vielmehr helfen sie dabei, ein realistische Bild darüber zu zeichnen, welche Verpflichtungen wir für den Tag und die Woche übernommen haben. Ein guter Zeitplan zeigt deshalb nicht nur Besprechungstermine. Er reserviert uns auch Zeit für Aktivitäten außerhalb des Business.
    Dabei versteht sich von selbst, dass wir Änderungen im Zeitplan – die es sicher mehrmals die Woche geben wird – berücksichtigen indem wir unseren Kalender stets aktuell halten.
  3. Fokuszeiten implementieren
    In jedem guten Kalender sind auch unsere Fokuszeiten eingetragen. Gerade wenn wir den Kalender elektronisch führen, hilft uns das, weil jeder, der auf unseren Kalender Zugriff hat, erkennt, dass wir nicht verfügbar sind.
  4. Nein sagen
    Es mangelt nicht an Aufträgen und Möglichkeiten, unseren Tag auszufüllen. Je mehr da um die Ecke kommt, desto wichtiger ist es, Nein zu sagen. Nein zu den Affen, die uns von anderen auf die Schulter gesetzt werden. Nein zu den Ablenkungen durch Social Media. Nein zu den Versuchungen, die uns laufend begegnen, uns aber vom Weg abschweifen lassen.
  5. Kein Meeting ohne Agenda
    Egal ob wir zu einer Besprechung einladen oder ob wir eingeladen werden. Ohne Agenda, ohne Besprechungsziel und ohne klare Struktur sind Meetings immer Zeitverschwendung. Solche Treffen sollten wir uns sparen … und die Zeit auf gute Vor- und Nachbereitung der übrigen Meetings verwenden.
  6. Nicht unterbrechen lassen
    Wir selbst können einen Großteil an Unterbrechungen vermeiden, indem wir unsere Smartphones und technischen Geräte stumm schalten. Kein Bimmeln oder Blinken mehr.
    Auch Absprachen mit dem Team und der Familie helfen, Störungen zu vermeiden. Zum Beispiel indem wir durch unsere geschlossene Tür, den Kopfhörer auf den Ohren oder festgelegte Zeiten signalisieren, dass wir nicht gestört werden wollen.
  7. Ordnung halten
    Nur das, was wir für unsere Arbeit gerade brauchen, gehört auf den Schreibtisch und in unser Umfeld. Alles andere entsorgen wir (von unserem Arbeitsplatz und Rechner). Je weniger wir um uns herum haben, desto geringer die Ablenkungen. Die Zeitschrift, das Smartphone, der Jahresbericht. Alles, was wir gerade nicht brauchen, kommt außer Sicht- und Hörweite.
  8. Recherche- von Lesearbeit trennen
    Wahrscheinlich jeder, der im Internet nach Informationen sucht, kennt die Versuchung. Wir werden überschüttet mit Informationen. Ein simpler Suchauftrag bringt so viele Informationen zu Tage, dass, wenn wir diese alle Lesen wollen, der Arbeitstag nicht lange genug ist. Hier hilft es, sich eine feste Zeit für die Recherche zu nehmen und das Lesen der gefundenen Informationen zu einer anderen Zeit zu tun.
  9. Vorbild sein
    Alles, was wir von anderen fordern, ob im Job oder in der Familie, sollten wir genau so vorleben. Zum einen erkennen wir so recht schnell, welchen Aufwand unsere Forderungen bedeuten. Und unser Vorbild regt viel mehr zum Nachahmen an, als die eine Regel tun kann.
  10. Vereinbarungen mit sich selbst treffen
    Für jeden Erfolg und jedes Etappenziel das wir erreichen, sollten wir uns belohnen. Das kann eine Tasse guter Kaffee sein, ein Blick in den Garten oder ein schönes Abendessen.
    Genauso sollten wir vor uns selbst klar haben, welche Konsequenzen das nicht-einhalten einer Vereinbarung hat. Dann entfällt eben der Besuch im Biergarten oder es gibt eine extra Sporteinheit.
    Ernst gemeinte Vereinbarungen mit uns selbst helfen, neue Routinen zu etablieren und Ergebnisse zu liefern.
Papierlos mit Evernote
Willst du dein eigenes digitales Archiv erstellen?
Mein Online-Kurs hilft dir dabei. Mit vielen praktischen Tipps und einer Anleitung,
die dich vom Regal voller Ordner und Papier zu einem papierlosen Archiv begleitet. Hier findest du weitere Infos zum Kurs.
Wie es gelingt, die eigene Arbeit im Homeoffice zu organisieren, darüber habe ich ein Buch geschrieben.
Es geht um Methoden, die dich fokussiert und produktiv arbeiten lassen. Und um Werkzeuge, die ich nutze, um meine Termine, Aufgaben und Informationen zu strukturieren und  zu bewältigen. Hier findest du weitere Infos zum Buch.
Buchcover

Methoden + Werkzeuge zur Selbstorganisation

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

remoteKultour - Newsletter

Hol' dir Infos und Tipps
deine Arbeit im Homeoffice und unterwegs.
Newsletter abonnieren
*) Pflichtfeld. Die Daten nutze ich, um dir meinen Newsletter zu senden. Diesen kannst du durch Klick in der E-Mail wieder abbestellen. Weitere Informationen findest du in meiner Datenschutzerklärung.
close-link