Projektinformationen einfach speichern

Wie speicherst du Projektwissen? Wahrscheinlich digital. Hoffentlich an einem Ort, auf den alle Projektmitglieder Zugriff haben.

Doch was nützt es, die Informationen zu speichern, wenn du und andere nicht damit arbeiten (können). Weil du die passende Information gerade nicht parat hast. Sie nicht findest.

Mit Evernote wird das Speichern und Finden von Informationen im Projekt kinderleicht.

Für alle Datei- und Menschen-Typen

In Evernote kannst du das alles ablegen:

• Dateien der Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint)
• PDF-Dateien
• Sprachnachrichten
• Text
• Bilder
• Scans
• E-Mails
• Webseiten
• Hyperlinks
• und noch einiges mehr

Dadurch eignet sich Evernote hervorragend als der EINE Ablageort für ALLE Informationen, die du im Projekt benötigst.

Dabei brauchst du dir keinen Kopf über die Ablagestruktur oder Dateinamen zu machen. Durch Verschieben (Drag-and-Drop von Dateien), Weiterleiten (einer E-Mail) oder Clippen (von Website-Inhalten) landet alles in Evernote. In dem Notizbuch, das du für dein Projekt erstellt hast.

Genial: Die Suche in Evernote

Was in Evernote liegt, wird gefunden. Dank der Suchfunktion von Evernote.

Egal ob als Text, in Dateien oder Bildern. Die Suche von Evernote findet alles. Sogar handschriftliche Notizen, die wir dort abgelegt haben.

Dabei kannst du nach einzelnen oder mehreren Wörtern, Dateitypen, Datum(sbereichen) und mehr suchen. Besonders praktisch ist, wenn du die abgelegten Informationen mit Schlagworten versiehst. So kannst du zum Beispiel nach „Protokoll“ und „Teilprojekt X“ suchen und du bekommst als Suchergebnis alle Protokolle, die zu diesem Teilprojekt erstellt wurden.

Einmal verknüpft, findet die Suche in Google auch Informationen, die du und andere aus deinem Team im Projekt-Notizbuch abgelegt haben. Genial, oder?

Die Macher von Evernote haben gerade (Oktober 2019) angekündigt, die Suche noch intuitiver zu gestalten (siehe Video). Künstliche Intelligenz hilft: Zusammenhänge werden erkennt und Schreibfehler ausgebügelt.

5 Tipps um Evernote als Projektordner zu nutzen

Das Speichern von Informationen und Ergebnissen wird gern übersehen. Gerade in Projekten. Einigt euch auf Evernote als Ablageort für eure Projektarbeit und ihr habt die Dokumentation im Griff.

[Ja, es wird in manchen Projekten Informationen geben, die woanders besser aufgehoben sind, z. B. Programmcode. Nutze Links und eine Beschreibung, um auch diese Informationen aus Evernote heraus im Zugriff zu haben.]

So solltest du vorgehen, um Evernote als Projektordner zu nutzen:

1. Erstelle ein Notizbuch für dein Projekt.
2. Gib dem Projektteam Lese- und Schreibrechte für das Notizbuch.
3. Legt gemeinsam (wenige) Schlagworte fest, die ihr euren Informationen hinzufügt. Beispiele: Protokoll, Teilprojekt A, Vertrag, Rechnung.
4. Erstelle Vorlagen in Evernote, z. B. für Protokolle. Damit spart ihr Zeit und gewinnt Struktur.
5. Nutze den Web Clipper und deine Evernote-E-Mail-Adresse um die Informationen komfortabel in Evernote zu speichern.

Hast du Fragen oder Anmerkungen? Dann hinterlass‘ mir gern einen Kommentar oder schreib‘ mir unter projekte@janetschke.de.