Warum eigentlich Evernote im Projektmanagement nutzen?

Weil Evernote dir hilft,

• alle Informationen an einem Ort zu speichern (zentrale Projektablage),
• mit unterschiedlichsten Dateiformaten zurecht zu kommen (Multiformat),
• auf frühere Versionen deiner Notizen zurückzugreifen (Versionierung),
• dein Team – intern und extern – flexibel einzubinden (Verrechtung),
• Informationen wieder zu finden (Suche),
• einen zentralen digitalen Arbeitsbereich für dein Projekt zu erschaffen.

Weil Evernote eben keine klassische Projektmanagement-Software ist, wird den Nutzern auch kein unpassender Prozess übergestülpt. So können sich die Teams und Menschen im Projekt voll auf das Projekt konzentrieren. Den Weg selbst gestalten. Und darauf verlassen, dass Evernote ihrer Arbeitsweise folgt.

 

Vorneweg ein paar Worte zu Evernote: Evernote ist eine Software zum Erfassen und vor allem Sammeln von Informationen. Vor über zehn Jahren gegründet, hat Evernote mittlerweile weltweit über 225 Millionen Nutzer. Evernote bietet Apps für die gängigen Betriebssysteme (MacOS, iOS, Android). Auch lässt sich Evernote mit den gängigen Browsern nutzen. Darüber hinaus sind für Evernote etliche Integrationen verfügbar (z. B. für Outlook, Gmail, Teams, Slack). Mit dem WebClipper bietet Evernote eine starke Möglichkeit Informationen aus dem Browser direkt abzuspeichern. Evernote gibt es in verschiedenen Tarifmodellen. Vom kostenlosen Basic-, über den Premium (6,99 €/Monat) bis zum Business-Tarif (13,99 €/Monat und Nutzer, alle Stand April 2019). Soweit nicht anders erwähnt, beschreibe ich in dem Artikel den Premium-Tarif.

Tipp 1 | Schaffe einen gemeinsamen Arbeitsbereich für dein Projekt.

Stell dir ein Notizbuch vor. Das vom kompletten Projektteam genutzt wird. Dort legt ihr euer Projektwissen vollständig ab. Der Projektauftrag und das Projektziel finden sich dort. Die Meilensteine und Termine sind darin notiert. Prozesspläne, Konzepte und Informationen zum Projektfortschritt sind dort abgeheftet.
Auf das Notizbuch greifen auch der Auftraggeber und andere Projektbeteiligte zu. Externe – Lieferanten und Programmierer – können dort relevante Informationen einsehen und hinterlegen.

Evernote stellt dir so ein Projekt-Notizbuch zur Verfügung. Besser noch: Anders als bei einem Papier-Notizbuch, hat jeder Nutzer von Evernote seinen eigenen Zugang zum Notizbuch. So könnt ihr parallel damit arbeiten. Jeder kann seine Notizen hinterlegen. Jeder kann auf alle Informationen im Notizbuch zugreifen. Vorlagen stehen allen im Team zur Verfügung.

In der Business-Variante stellt Evernote dem Team mit Spaces einen gemeinsamen Arbeitsbereich zur Verfügung. Dort tauchen Neuigkeiten und wichtige Informationen automatisch auf.

Das Notizbuch in Evernote hat so viele Seiten (= Notizen, Dateien), wie dein Projekt benötigt. Fügst du neue Seiten hinzu, stehen diese allen im Team direkt zur Verfügung. Der Zugriff klappt mit dem Browser und über die Evernote-App, die es für die gängigen Betriebssysteme gibt.

 

Tipp 2 | Lege alles in Evernote ab.

Während ein Papier-Notizbuch nur die Ablage von handgeschriebenen Notizen vorsieht, lassen sich in Evernote alle möglichen Informationen speichern.

• Dateien (z. B. MS Office-Dokumente, PDFs)
• Bilder (z. B. JPG, PNG)
• Sprachdateien (z. B. WAV, MP3)
• Notizen (als Text in Evernote)

Stark ist auch der WebClipper, ein Plugin, mit dem sich Informationen aus dem Internet direkt nach Evernote weitergeben lassen.

E-Mails können an Evernote weitergeleitet und so im Projekt-Notizbuch gespeichert werden.

Scans – egal ob mit der Smartphone-Kamera oder den Scanner gemacht – landen in Evernote. Dazu lassen sich Scan-Apps (z. B. Scanbot) oder Scan-Hardware (z. B. der ScanSnap iX1500) direkt mit Evernote verknüpfen.

Links lassen sich speichern, so dass damit auf andere Notizen (in Evernote), Dateien (z. B. auf Fileservern oder in Cloudspeichern) und Webseiten verwiesen werden kann.

Bei größeren Projekten helfen Übersichts-Seiten. Damit lässt sich das (Teil-) Projekt strukturieren. Diese Übersicht lässt sich dann gut nutzen, um schnell zu einzelnen Informationen zu gelangen. Diese Seiten geben dem Notizbuch zusätzlich Struktur.

 

Tipp 3 | Arbeite mit (wenigen) Schlagworten.

Die Grundstruktur vieler Projekte ist gleich. Da gibt es Ziele, Teilprojekte, Meilenstseine, Protokolle. Oft auch Rechnungen, Lastenhefte, Mindmaps. Mit Schlagworten (Tags) lassen sich Notizen beschreiben. Auch mehrfach.

Hast du einer Notiz die Tags „Protokoll“ und „Modul A“ hinzugefügt, lassen sich alle Notizen mit diesen Schlagworten suchen. Egal, wo sie im Notizbuch liegen. So bekommst du schnell einen Überblick, was in den Besprechungen zu „Modul A“ vereinbart wurde.

Suchen, die du immer wieder nutzt, lassen sich speichern. So kannst du schnell darauf zurückgreifen. Das hilft gerade bei komplexen Suchen.

Die Notiz-Tags helfen dem ganzen Projekt (-Team). Denn: Jeder speichert Bilder, Dateien, Internet-Seiten, also alles Mögliche irgendwo im Notizbuch. Habt ihr euch auf gemeinsam genutzte Schlagworte geeinigt, bleibt es übersichtlich. Weil jeder weiß, nach welchen Schlagworten er suchen kann.

Übrigens: Evernote unterstützt dich bei der Suche nach Schlagworten. Zum einen gibt es die Schlagwortliste, die jeder einsehen kann. Und beim Tippen des Schlagworts in der Suchzeile, zeigt dir Evernote die vorhandenen „passenden“ Schlagworte an.

Damit es überschaubar bleibt,

• solltet ihr euch abstimmen, welche Schlagworte ihr im Projekt nutzt – da ist weniger meist mehr – und
• ist es hilfreich, in unterschiedlichen Projekten die gleichen Schlagworte zu verwenden – weil Projektmitglieder oft in mehreren Projekten unterwegs sind.

 

Tipp 4 | Eliminiere Zeitfresser.

Projektzeit ist endlich. Meist kürzer als gewünscht. Deadlines sorgen für Blutdruck im Projekt.

Da ist es notwendig, Zeit im Projekt so produktiv wie irgend möglich zu nutzen. Evernote unterstützt euch dabei.

Online Arbeiten

Notizbücher legt Evernote in der Cloud ab. Das hilft der Datensicherheit (mehr dazu hier) und sorgt dafür, dass das ganze Projektteam jederzeit und überall darauf Zugriff hat.

Egal ob Protokolle, abgelegte Bilder oder andere Dateien. Die Synchronisation erfolgt ganz automatisch im Hintergrund. Sobald eine Datei abgelegt, ein Text eingegeben oder Informationen mit dem WebClipper ausgewählt wurden, landen diese im Notizbuch.

Du brauchst dir über die Ablage(struktur) nicht viele Gedanken machen (außer: Verrechung festlegen und Schlagworte abstimmen).

Protokolle direkt in Evernote

Wenn ihr eure Protokolle direkt in Evernote erstellt, spart ihr einiges an Zeit. Denn:

• Mit Verlinkungen lassen sich Dopplungen vermeiden. Was schon an anderer Stelle besprochen oder erstellt wurde, ist im Protokoll nicht nochmal aufzunehmen.
• Checkboxen lassen sich nutzen, um Aufgaben zu erstellen und diese direkt ins Aufgabentracking zu übernehmen (ich nutze dafür TaskClone als Schnittstelle zu ToDoIst).

Vorlagen nutzen

Beim Vorlagen-Handling hat Evernote nochmal zugelegt. So gibt es mittlerweile einige Vorlagen direkt bei Evernote, die du direkt nutzen oder anpassen kannst. Auch lassen sich eigene Vorlagen erstellen und speichern. So kann das ganze Team mit der gleichen Vorlage arbeiten.

Im Projekt bieten sich Vorlagen an für

• Agenda und Protokolle (Hier nutze ich eine Vorlage: Die Agenda wird zum Protokoll).
• (Status-) Berichte
• Urlaubslisten
• Checklisten

Informationen präsentieren

Über’s Jahr verwenden Mitarbeiter über 100 Stunden darauf, Präsentationen zu erstellen (zeigt eine Studie). Präsentationen, die im Projekt oft nur für ein paar Minuten Relevanz besitzen – wenn überhaupt.

Hier lässt sich mit Evernote viel Zeit sparen: Notizen lassen sich hier einfach präsentieren. Ein Statusbericht lässt sich „auf Knopfdruck“ in eine Präsentation verwandeln. Aus einer – eh‘ vorhandenen Information – wird eine Darstellung, die sich vor der Gruppe präsentieren lässt.

 

Tipp 5 | Nutze vorhandenes Wissen.

In Projekten sammelt sich Wissen. Projekte sind erfolgreich, wenn es gelingt, dieses Wissen auf ein gemeinsames (Projekt-) Ziel hin zu nutzen. Wie dir Evernote hilft, Wissen in einem gemeinsamen Notizbuch zu sammeln, das hab‘ ich in den vier Tipps zuvor beschrieben.

Richtig wertvoll ist Evernote dort, wo es im Projekt gelingt, das Wissen passend zu bündeln. Wiederzufinden und zu verknüpfen.

Wesentlich ist hier die Suchfunktion von Evernote. Das habe ich bereits anklingen lassen. Doch in Wahrheit handelt es sich bei Evernote nicht nur um eine Such- sondern vor allem um eine Finde-Funktion.

Denn bei jeder Suche zeigt dir Evernote weitere Informationen. Notizen, Dateien, Bilder, die auch relevant sein können – auch wenn der Suchbegriff darin gar nicht vorkommt. Das ist oft wichtig für den nächsten Schritt. Als Impuls für einen neuen Weg, den ihr im Projekt bisher übersehen habt.

Diese Finde-Funktion ist nicht nur bei der „normalen“ Suche aktiv. Auch bei deiner Arbeit mit einzelnen Notizen, zeigt dir Evernote im „Context“ an, was zu deinem Thema passt. So stößt du auf Wissen, das andere im Projekt bereits in Evernote abgelegt haben.

Mehr noch: Evernote integriert sich in deine Google-Suche. Durchsuchst du das Web nach Wissen für dein Projekt, wird parallel auch dein Notizbuch durchsucht. So läuft neben der Internet- auch eine Notizbuch-Recherche. Ergebnisse werden dir für Beides angezeigt.