So behältst du den (Aufgaben-) Überblick

von | 20.05.2023 | remoteKultour101, selbstOrganisation

So behältst du den Aufgabenüberblick




Diese Woche hatte ich wieder einen solchen Tag. Ein Meeting grenzte an das nächste. Manchmal habe ich diese Tage, an denen viel miteinander gesprochen wird. Die Ergebnisse aus diesen Meeting-Tagen sind in der Regel ein Sack voller Aufgaben.

Wie es mir gelingt, Aufgaben und ToDos aus Meetings mitzunehmen und nachzuhalten, das zeige ich dir heute.

Meetings schaffen keinen Mehrwert …

… wenn wir die Ergebnisse daraus nicht nachhalten. Und diese Gefahr ist groß. Gerade, wenn wir von einem Gesprächstermin in den nächsten hetzen. Wenn wir uns etliche Male am Tag auf ganz unterschiedliche Themen, Menschen und Probleme einlassen müssen.

Damit ein Meeting einen Mehrwert (für mich, das Unternehmen, das Projekt u. a.) schafft, ist es unerlässlich, die relevanten Punkte daraus fest- und nachzuhalten.

Schreiben, schreiben, schreiben

Das habe ich mir angewöhnt. In jedem Meeting – egal ob Präsenz oder Online – liegen Papier und Stift oder meine Tastatur bereit. Bereit, um mir Notizen zu machen, über

  • Informationen
    die für mich neu, erinnernswert oder relevant sind. Das mache ich (meist) konsequent, weil ich festgestellt habe, dass gerade an stressigen Tagen mein Gehirn überläuft, sodass ich nicht mehr alle relevanten Details erinnere. Meine Notizen helfen mir bei der Nacharbeit und Erinnerung.

  • Aufgaben
    die ich oder andere zu erledigen haben. Ich kenne kein gutes (!) Arbeits-Meeting, in dem nicht (auch) Aufgaben definiert, zugewiesen und terminiert werden. Damit diese ToDos nicht in Vergessenheit geraten, ist es wichtig, diese aufzuschreiben.

  • Termine
    die für mich, das Unternehmen oder das Projekt relevant sind. Wenn wir schon einen Termin fixieren, dann sollte dieser auch verbindlich sein. Aufschreiben hilft dabei.



Ab in die Aufgabenliste

Wenn ich in all den Jahren im Job (und auch privat) eines gelernt habe, dann das: Nachhaltig wird’s nur, wenn wir Aufgaben nachhalten. Für uns und für Andere. Nein, das hat nichts mit Kontrollwahn zu tun. Vielmehr geht es darum, dafür zu sorgen, dass das, was wir uns ersonnen und in kontroversen Diskussionen abgerungen haben, wert ist, nachgehalten zu werden. Zuverlässig funktioniert das, wenn wir ein System dafür haben. Eine Struktur, die dafür sorgt, dass wir alle Aufgaben an einem, an genau einem Ort speichern.

Bei mir ist dieser Ort ToDoIst. Ein digitales Tool, das ich über den Browser genau so nutzen kann wie über meine Armbanduhr. Das ist wichtig, damit die Hürde niedrig liegt. Denn nur wenn wir unser Aufgaben-Tool immer bei der Hand haben, werden wir es nutzen. Wir können Aufgaben dort hinterlegen durch Eintippen oder mittels Sprache. Und wir werden an Fälligkeiten erinnert, auf Wunsch in unserem Kalender oder wenn wir an einem Ort ankommen, an dem wir etwas erledigen wollen (z. B. ein Gespräch mit jemandem führen).

Wie mir ToDoIst als digitale Aufgabenliste ganz konkret hilft und wie ich das Tool nutze, davon handelt dieser Beitrag.



Doch es muss nicht unbedingt eine digitale Aufgabenliste sein. Ein Blatt Papier und ein Stift genügen ebenso. Ein gezeichnetes Quadrat vor jeder Aufgabe zeigt auf einfache Weise den Status. Leeres Kästchen: noch nicht erledigt. Oder abgehakt.

Mut zur Lücke

Noch einen weiteren Punkt halte ich für wichtig: nicht jede Aufgabe muss erledigt werden. Nicht von mir und nicht von jemand anderem. Erkennen lassen sich solche Aufgaben oft daran, dass sie bei der regelmäßigen Durchschau der Aufgabenliste immer wieder geschoben werden. Weil sie nicht (so) wichtig sind.

Damit wir uns von (Aufgaben-) Ballast befreien, ist es sinnvoll, diese unwichtigen Aufgaben ganz zu streichen. Von unserer Aufgabenliste und (damit) auch aus unserem Fokus. Damit schaffen wir Platz für Neues. Es ist wichtig, diese Lücken immer wieder zu schaffen. Denn meist ist es doch so: Wir haben mehr ToDos als wir Zeit haben, alle Aufgaben zu erledigen.

Der Mut zur Lücke war nicht nur während unserer Schul- und Studienzeit ein probates Mittel, um Aufwand und Nutzen in ein ausgewogenes Verhältnis zu bringen. Gerade im beruflichen Kontext hilft uns dieser Mut, mit (zu) vielen Aufgaben umzugehen.

Kommunikationsrichtlinie für Microsoft Teams

Kommunikationsrichtlinie für Microsoft Teams

Optimiere deine Teamkommunikation mit einer Kommunikationsrichtlinie

  • Spare Zeit und vermeide Missverständnisse mit klaren Regeln und Best Practices.
  • Passe die Richtlinie mühelos an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens an.
  • Nutze die volle Power von Microsoft Teams mit detaillierten Anleitungen und Tipps.
  • Schaffe ein respektvolles und produktives Arbeitsumfeld.

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

Workation & Retreat 4 Camper

In Gemeinschaft mobiles Arbeiten lernen und leben.

Erlebe zusammen mit Gleichgesinnten, was es bedeutet, autark mit dem Camper zu Reisen, zu Arbeiten und hybride Zusammenarbeit ortsunabhängig zu organisieren.

Erfahre mehr über den 1-wöchigen Workshop für alle, die spüren und erleben wollen, wie viele Facetten New Work bietet.

Selbstmanagement im Team verbessern: Prozesse, Tools und die richtige Teamkultur

Selbstmanagement im Team verbessern: Prozesse, Tools und die richtige Teamkultur

Selbstmanagement im Team ist der Schlüssel zu effizienter und erfolgreicher Zusammenarbeit. Dieser Blogbeitrag zeigt, wie klare Rollen, flexible Prozesse und eine gesunde Teamkultur das Fundament für Selbstorganisation schaffen. Tools unterstützen zwar, aber Vertrauen und Eigenverantwortung sind entscheidend. Erfahre, wie Teams ihre Arbeitsweise kontinuierlich verbessern und flexibel auf Veränderungen reagieren können.

mehr lesen
Evernote und Todoist im perfekten Zusammenspiel: Der ideale Workflow für Wissensarbeiter

Evernote und Todoist im perfekten Zusammenspiel: Der ideale Workflow für Wissensarbeiter

In diesem Artikel zeige ich, wie ich seit Jahren erfolgreich Evernote und Todoist kombiniere, um Informationen und Aufgaben effizient zu verwalten. Durch die klare Trennung beider Bereiche behalte ich den Überblick, vermeide Stress und nutze die Stärken beider Tools optimal aus. Ideal für Wissensarbeiter und Teams, die ihre Arbeitsabläufe verbessern möchten.

mehr lesen
Effiziente Meetings durch Innovation: Asynchrone Kommunikation, KI und moderne Tools

Effiziente Meetings durch Innovation: Asynchrone Kommunikation, KI und moderne Tools

Effizienz in Meetings ist heute wichtiger denn je. Dieser Beitrag zeigt, wie innovative Ansätze wie asynchrone Kommunikation, Künstliche Intelligenz und moderne Meetingtools dazu beitragen können, die Meetingkultur zu verbessern. Erfahre, wie du hybride Meetings effizient gestaltest und dabei eine Balance zwischen Flexibilität und Verbindlichkeit findest, um die Produktivität in deinem Team zu steigern.

mehr lesen

Methoden + Werkzeuge zur Selbstorganisation

Wie es gelingt, die eigene Arbeit im Homeoffice zu organisieren, darüber habe ich ein Buch geschrieben.

Es geht um Methoden, die dich fokussiert und produktiv arbeiten lassen.
Und um Werkzeuge, die dir helfen,
Termine, Aufgaben und Informationen zu strukturieren und zu bewältigen.

Meine Erfahrung und mein Wissen aus über 25 Jahren Projekt-, Führungserfahrung und mobilem Arbeiten habe ich in diesem Praxisbuch zusammengebracht.