Diese Woche hatte ich wieder einen solchen Tag. Ein Meeting grenzte an das nächste. Manchmal habe ich diese Tage, an denen viel miteinander gesprochen wird. Die Ergebnisse aus diesen Meeting-Tagen sind in der Regel ein Sack voller Aufgaben.

Wie es mir gelingt, Aufgaben und ToDos aus Meetings mitzunehmen und nachzuhalten, das zeige ich dir heute.

Meetings schaffen keinen Mehrwert …

… wenn wir die Ergebnisse daraus nicht nachhalten. Und diese Gefahr ist groß. Gerade, wenn wir von einem Gesprächstermin in den nächsten hetzen. Wenn wir uns etliche Male am Tag auf ganz unterschiedliche Themen, Menschen und Probleme einlassen müssen.

Damit ein Meeting einen Mehrwert (für mich, das Unternehmen, das Projekt u. a.) schafft, ist es unerlässlich, die relevanten Punkte daraus fest- und nachzuhalten.

Schreiben, schreiben, schreiben

Das habe ich mir angewöhnt. In jedem Meeting – egal ob Präsenz oder Online – liegen Papier und Stift oder meine Tastatur bereit. Bereit, um mir Notizen zu machen, über

• Informationen
  die für mich neu, erinnernswert oder relevant sind. Das mache ich (meist) konsequent, weil ich festgestellt habe, dass gerade an stressigen Tagen mein Gehirn überläuft, sodass ich nicht mehr alle relevanten Details erinnere. Meine Notizen helfen mir bei der Nacharbeit und Erinnerung.
  
  
• Aufgaben
  die ich oder andere zu erledigen haben. Ich kenne kein gutes (!) Arbeits-Meeting, in dem nicht (auch) Aufgaben definiert, zugewiesen und terminiert werden. Damit diese ToDos nicht in Vergessenheit geraten, ist es wichtig, diese aufzuschreiben.
  
  
• Termine
  die für mich, das Unternehmen oder das Projekt relevant sind. Wenn wir schon einen Termin fixieren, dann sollte dieser auch verbindlich sein. Aufschreiben hilft dabei.
  
  
  
  

Ab in die Aufgabenliste

Wenn ich in all den Jahren im Job (und auch privat) eines gelernt habe, dann das: Nachhaltig wird’s nur, wenn wir Aufgaben nachhalten. Für uns und für Andere. Nein, das hat nichts mit Kontrollwahn zu tun. Vielmehr geht es darum, dafür zu sorgen, dass das, was wir uns ersonnen und in kontroversen Diskussionen abgerungen haben, wert ist, nachgehalten zu werden. Zuverlässig funktioniert das, wenn wir ein System dafür haben. Eine Struktur, die dafür sorgt, dass wir alle Aufgaben an einem, an genau einem Ort speichern.

Bei mir ist dieser Ort ToDoIst. Ein digitales Tool, das ich über den Browser genau so nutzen kann wie über meine Armbanduhr. Das ist wichtig, damit die Hürde niedrig liegt. Denn nur wenn wir unser Aufgaben-Tool immer bei der Hand haben, werden wir es nutzen. Wir können Aufgaben dort hinterlegen durch Eintippen oder mittels Sprache. Und wir werden an Fälligkeiten erinnert, auf Wunsch in unserem Kalender oder wenn wir an einem Ort ankommen, an dem wir etwas erledigen wollen (z. B. ein Gespräch mit jemandem führen).

Wie mir ToDoIst als digitale Aufgabenliste ganz konkret hilft und wie ich das Tool nutze, davon handelt dieser Beitrag.

Doch es muss nicht unbedingt eine digitale Aufgabenliste sein. Ein Blatt Papier und ein Stift genügen ebenso. Ein gezeichnetes Quadrat vor jeder Aufgabe zeigt auf einfache Weise den Status. Leeres Kästchen: noch nicht erledigt. Oder abgehakt.

Mut zur Lücke

Noch einen weiteren Punkt halte ich für wichtig: nicht jede Aufgabe muss erledigt werden. Nicht von mir und nicht von jemand anderem. Erkennen lassen sich solche Aufgaben oft daran, dass sie bei der regelmäßigen Durchschau der Aufgabenliste immer wieder geschoben werden. Weil sie nicht (so) wichtig sind.

Damit wir uns von (Aufgaben-) Ballast befreien, ist es sinnvoll, diese unwichtigen Aufgaben ganz zu streichen. Von unserer Aufgabenliste und (damit) auch aus unserem Fokus. Damit schaffen wir Platz für Neues. Es ist wichtig, diese Lücken immer wieder zu schaffen. Denn meist ist es doch so: Wir haben mehr ToDos als wir Zeit haben, alle Aufgaben zu erledigen.

Der Mut zur Lücke war nicht nur während unserer Schul- und Studienzeit ein probates Mittel, um Aufwand und Nutzen in ein ausgewogenes Verhältnis zu bringen. Gerade im beruflichen Kontext hilft uns dieser Mut, mit (zu) vielen Aufgaben umzugehen.