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Mehr InformationenDie Rechnungen liegen in Evernote
Meine Rechnungen und auch andere Belege, die ich für meine Steuererklärung benötige, speichere ich direkt in Evernote. Entweder, indem ich die Rechnungen direkt scanne (ja, das mach ich, noch bevor ich die Rechnungen überweise). Oder ich verschiebe die Rechnungen, die ich elektronisch erhalte (per E-Mail oder aus einem Kundenportal), nach Evernote.
Die Rechnungen landen dann erst mal im Evernote-Eingangskorb.
Mit Schlagworten organisiert
Um die Unterlagen im digitalen Eingangskorb kümmere ich mich meist einmal pro Woche. Dann seh ich mir die Rechnungen genauer an und überweise das Geld, wo erforderlich.
Bevor ich die Rechnungen ins Archiv verschiebe, bekommen diese noch Schlagworte. An Hand dieser Schlagworte (engl. Tag) kann ich mir die Rechnungen später für die Steuererklärung anzeigen lassen. So haben die steuerrelevanten Rechnungen aus 2018 von mir vier Tags erhalten:
- Rechnung (wenn es sich um eine solche handelt)
- ESt2018 (wenn für die Steuererklärung 2018 relevant)
- Werbungskosten (wenn das das Thema in der Steuererklärung ist)
- Zur Abrechnung (wenn noch nicht in der Steuererklärung erfasst)
Die Steuererklärung
Sobald mir alle Informationen für die letztjährige Steuererklärung vorliegen – meist Ende Februar/Anfang März – reserviere ich mit einen Vormittag für die Steuererklärung selbst.
Seit Jahren nutze ich WISO Steuer:mac von Buhl. So kann ich die Angaben aus der letztjährigen Steuererklärung bequem übernehmen und mir alle Dokumente herunterladen, die das Finanzamt zur Verfügung stellt. Dann kümmere ich mich um die jährliche Anpassung:
Auf der einen Bildschirmhälfte läuft das Steuerprogramm, auf der anderen habe ich Evernote geöffnet. Dabei zeigt mir Evernote die Belege an, die ich gerade zur Erfassung in der Steuersoftware benötige. Hier helfen mir die Schlagworte, die ich vorher vergeben hab. Beispiel: Alle letztjährigen Werbungskosten-Rechnungen.
Hab ich eine Rechnung in der Steuersoftware erfasst, lösche ich den Tag „Zur Abrechnung“. Damit verschwindet diese aus der gefilterten Evernote-Ansicht.
Schnell am Ziel
Meist genügen mir wenige Stunden, um die gesamte Steuererklärung zu erstellen, nochmal zu checken und Online (via ELSTER) zu versenden.
Bei Rückfragen: Vorbereitet
Benötige ich einen Rechnungsbeleg, z. B. weil das Finanzamt eine Rückfrage hat, finde ich diesen ganz schnell an Hand der vergebenen Schlagworte bzw. der generellen Evernote-Suche (nach dem Rechnungssteller).
Und wenn es keine Rechnung gibt?
Dann sind da noch die Steuer-relevanten Ausgaben, für die es unterjährig keine Rechnungen gibt. So was wie Vereinsmitgliedschaften oder (kleinere) Spenden. Diese Zahlungen erfolgen bargeldlos. Direkt vom Konto.
Weil ich auch die Kontoauszüge in meinem Digitalen Archiv ablege, kann ich auch nach diesen Ausgaben suchen. Damit ist es ein Leichtes, die Zahlungen zu finden und in der Steuererklärung zu erfassen.
Mein Fazit
Mit Hilfe der Digitalen Ablage hat die jährliche Steuererklärung bei mir einiges an Schrecken verloren. Auch habe ich einiges an Zeit gewonnen, die ich in schönere Themen investieren kann.
Es gibt noch viel mehr Gründe, warum du dich papierlos organisieren solltest. Lies dazu gern auch diesen Blogbeitrag von mir: Warum du ein Digitales Archiv aufbauen solltest.
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