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7 Gründe warum du ein digitales Archiv aufbauen solltest

von | 24.05.2019

Es muss doch Besseres geben, als jedes Jahr neue Ordner ins Regal zu stellen. Ist es sinnvoll und möglich, sich vom jährlich wachsenden Papierberg in unserer Wohnung und im Büro zu befreien? Hier meine Sicht , warum das Digitale Archiv unbedingt Sinn macht. 7 Gründe die zeigen, wie das papierlose Büro mich weitergebracht hat. Und meine Tipps sollen dir helfen, das für dich passende Tool zu finden.

    1. Du hast das Digitale Archiv immer dabei

    Das Handy ist unser ständiger Begleiter. Dabei spielt die Telefonfunktion des Geräts nur noch eine Nebenrolle. Meist nutzen wir das Smartphone mit den Apps, die wir darauf installiert haben. Dass wir dabei rund um die Uhr mit dem Internet verbunden sind, fällt uns erst auf, wenn die Verbindung mal nicht vorhanden ist.

    Die kompakte Größe, die installierte Software und die ständige Anbindung ans Internet machen es möglich: Wir haben Zugang zu den in der Datenwolke gespeicherten Daten. Informationen, die uns andere zur Verfügung stellen und Daten, die wir selbst gespeichert haben.
    Alles, was wir in unserem Digitalen Archiv ablegen, haben wir im Zugriff.

    • Das kann der Kassenbeleg sein, den wir für eine Reklamation im Geschäft benötigen.
    • Oder die Bedienungsanleitung für unseren Fernseher, die uns eine Funktion erklärt.
    • Auch das Rezept für den Kuchen, der unseren Freunden so gut schmeckt, haben wir einstecken.

    Das alles ist möglich, weil wir immer überall Zugriff auf Smartphone, Tablett oder einen Internetbrowser haben.

    Und nicht nur Lesen oder Suchen können wir immer und überall. Auch Ablegen und Archivieren ist überall möglich. Denn was wir dafür brauchen ist lediglich unsere Smartphone-Kamera oder ein E-Mail-Programm. Damit können wir Unterlagen fotografieren oder per E-Mail weiterleiten. Alles landet schnurstracks in unserem digitalen Archiv.

     

    2. Du entscheidest, wer Zugriff auf dein Digitales Archiv hat

    Klar, dass du auf das Zugriff hast, was in deinem Digitalen Archiv liegt. Doch oft macht es Sinn, weitere Menschen aus deinem Umfeld darauf zugreifen zu lassen.

    • Den Lebenspartner, der die Leistungsübersicht der Haftpflichtversicherung lesen will.
    • Den Arbeitskollegen, der einen Artikel sucht, den ich vor kurzem gelesen habe.
    • Der Steuerberater, dem ich Unterlagen für die nächste Steuererklärung zugänglich machen will.

    Ich kann festlegen, ob ich Zugriff auf einzelne Dokumente gebe. Oder ob die Freigabe umfassender sein soll, so dass ganze Ordner zugänglich sind. Auch lege ich fest, ob die Daten gesucht, gelesen oder vielleicht sogar bearbeitet und gelöscht werden dürfen.

     

    3. Du kannst das Digitale Archiv auf verschiedene Arten befüllen

    Den Ordner mit Papier befüllen wir immer gleich: Papier sortieren – Papier lochen – Papier abheften. Es musste Papier sein, das wir in unseren Ordnern abgelegt haben. Doch wie oft bekommen wir heute kein Papier mehr: Die Rechnung kommt per E-Mail oder wir finden sie im Kundenportal. Die Bedienungsanleitung können wir aus dem Internet herunterladen.

    Dabei ist es meist doch gar nicht notwendig, diese vielen Seiten auszudrucken – nur um sie dann abzuheften.

    Ausdrucken wird überflüssig

    Um Unterlagen in unserem Digitalen Archiv zu speichern, brauchen wir diese nicht erst ausdrucken. Es ist nicht notwendig Papier zu erzeugen, das wir dann ins Regal stellen. Das geht bequemer:

    • Eine E-Mail leiten wir an die E-Mail-Adresse unseres Digitalen Archivs weiter.
    • Das Dokument aus dem Kundenportal verschieben wir (mittels Drag-and-Drop) direkt in unser Archiv.
    • Die Bedienungsanleitung übernehmen wir aus dem Download-Ordner direkt ins Digitale Archiv.
    • Haben wir tatsächlich noch Papier vor uns, können wir dieses Scannen (mit der Smartphone-Kamera oder einem anderen Scanner) und so ins Archiv bringen.

    Weil so viele Wege direkt in unser Archiv führen, ist es auch recht bequem, Unterlagen zu dort zu speichern. Das können wir direkt tun. Ohne großen Aufwand. So bleibt nichts liegen oder wird vergessen.

     

    Scannen mit dem Smartphone

    4. Du kannst das Digitale Archiv einfach durchsuchen

    Liegt die Rechnung der KFZ-Versicherung im Jahresordner aller Rechnungen? Oder im Versicherungsordner? Oder hab’ ich die Rechnung im Auto-Ordner abgelegt?
    Um diese Fragen nicht mehr stellen zu müssen, hatten wir in der „Papierwelt“ nur die Möglichkeit mit Kopien zu arbeiten: Dann gab es die Rechnung mehrfach. In verschiedenen Ordnern. Eine davon war das Original.

    Suchen mit künstlicher Intelligenz

    Mit dem Digitalen Archiv stellt sich diese Frage nicht mehr. Wir legen die Rechnung der KFZ-Versicherung einfach ab. Wer will, kann der Rechnung ein paar Hinweise (in Form von Schlagworten oder Tags) beifügen, damit klar ist, zu welchem Auto die Rechnung gehört. Oder welche Versicherung die Rechnung gestellt hat.
    Dabei geht es auch ohne diese Fleißarbeit. Wenn ich weiß, wonach ich suche, dann finde ich die Rechnung problemlos. Dafür genügen Angaben zu Kennzeichen, Versicherungsgeber oder Leistung. Einzeln oder in Kombination führen diese Informationen direkt zum gesuchten Dokument.

    Und wer immer wieder nach den gleichen Informationen sucht, der kann sich dafür eine Suche speichern: So werden immer die Erdbeerkuchen-Rezepte gefunden. Egal wo sie digital liegen. Wir finden alle. Wie viele auch gespeichert sein mögen.

    Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen.

    Ein papierloses Büro macht diesen Spruch obsolet. Denn wer ein Digitales Archiv besitzt, der findet was er sucht. Ohne weiteres.

     

    5. Das Digitale Archiv ist sicher

    Der Ordner im Regal kann verlegt, geklaut oder (durch Wasser und Feuer) vernichtet werden. Das ist ärgerlich und in vielen Fällen auch unwiederbringlich.

    Daten sind im Digitalen Archiv auf irgendwelchen Datenträgern (Festplatten) gespeichert. Die können kaputt gehen oder zerstört werden. Doch der große Vorteil eines (brauchbaren) Digitalen Archivs ist die Redundanz der Daten. Die liegen dann nicht nur auf einer Festplatte, sondern in Kopie auf mehreren Festplatten. Und die verschiedenen Festplatten sind an ganz unterschiedlichen Orten installiert. Oft viele hundert Kilometer voneinander entfernt. Für den Nutzer passiert das ganz automatisch und im Hintergrund.

    Die eigene Festplatte oder in der Cloud gespeichert

    Wer sein Digitales Archiv so aufbaut (oder nutzt), für den ist das Risiko eines Datenverlusts überschaubar. Zwei Möglichkeiten:

    • Zuhause gespeichert
      Hier gibt es Lösungen, meist ein NAS (Network Attached Storage, Netzwerkspeicher). Idealerweise enthält dieses mehrere gespiegelte Festplatten, so dass die Daten dort redundant abgelegt sind (damit eine Festplatte ausfallen kann). Wenn jetzt noch der „Original“-Speicherort die Festplatte des eigenen Rechners ist, dann ist damit auch eine gewisse räumliche Trennung gewährleistet.
    • In der Cloud gespeichert
      Dabei werden die Daten „irgendwo“ im Internet abgelegt. Der Anbieter stellt die Infrastruktur zur Verfügung und kümmert sich um Redundanz (indem er die Daten mehrfach auf möglichst auch räumlich weit auseinander liegenden Festplatten speichert).
      Manche Anbieter lassen zu, dass die Daten parallel auch auf der eigenen Festplatte liegen. Das ermöglicht den Zugriff ohne Internetverbindung (die Synchronisation mit der Cloud erfolgt dann automatisch, sobald eine Internetverbindung vorhanden ist).

    Wenn du Vertrauen in den Anbieter von Cloud-Speicher aufbringen kannst, dann ist die Cloud die bequemere und auch die sicherere Lösung: Mit einer privaten, lokalen Lösung kannst du die Mehrfachspeicherung deiner Daten und vor allem eine größere räumliche Trennung nicht (ohne weiteres) gewährleisten. Auch liegt bei der privaten (NAS-) Lösung der gesamte Wartungsaufwand in deiner Verantwortung.

    Deshalb nutze ich seit vielen Jahren die Cloud-Lösung von Evernote. Hier liegen die Daten auf Servern von Google (Infos zur Datensicherheit bei Evernote und Google habe ich verlinkt).

     

    6. Das Digitale Archiv ist günstig

    Die Kosten für den Betrieb eines Digitalen Archivs setzen sich zusammen aus

    • Kosten für Hardware
      Darunter fallen die Speicher (Festplatten und deren Ansteuerung), die Geräte für den Betrieb des Speichernetzwerks (Controller, Netzwerkverkabelung) und die Unterhaltskosten (Energie und Wartung der Komponenten).
    • Kosten für Software
      Für den Aufbau der Ablagestruktur (in einer Datenbank) und den Zugang zum Speicher ist Software erforderlich. Auch die Bedienoberfläche (das Userinterface) ist mittels Software realisiert (als eigenständiges Programm/App oder im Internet-Browser). Die Software muss gepflegt werden (Weiterentwicklung, Updates, Sicherheitspatches) und sollte für viele Plattformen (Betriebssysteme, Geräte) zur Verfügung stehen.

    Bei einem „Eigenbetrieb“ (NAS) fallen zu Beginn Einmalkosten für die Hard- (und Soft-) Ware an. Unterwegs sind Betriebskosten für Energie und Wartung zu zahlen.
    Ein „Fremdanbieter“ (Cloud-Lösung) kümmert sich um die komplette Infrastruktur (Hardware, Energie, Wartung).

    Für den Start ins Digitale Archiv wird die Cloud in jedem Fall die günstigere Lösung sein. Denn diese gibt es bei vielen Anbietern (für kleine Anforderungen, zum Einstieg) oft zum Null-Tarif. Für größere Anforderungen fallen regelmäßig Kosten (Miete, Abo) an. Werden alle Aufwände für einen Eigenbetrieb eingerechnet, dürfte die Cloud-Lösung (bei einem darauf spezialisierten Unternehmen) die günstigere Lösung sein.

     

    7. Das Digitale Archiv schont unsere Umwelt

    Auch diesen Aspekt sollten wir berücksichtigen. Ein Archiv in Papierform und Ordnern verbraucht immer wieder neue Ressourcen. Für Papier (auch wenn es Recycling-Papier ist) und Ordner. Vielleicht auch für Register und in jedem Fall für den Druck der Dokumente. Da wir – wie oben schon erwähnt – viele Unterlagen per E-Mail oder im Kundenportal erhalten, sollten wir deren Ausdruck sparen. Das klappt im papierlosen Büro: Wir sichten die Rechnungen online, überweisen direkt und legen diese dann im Digitalen Archiv ab. Das geht schnell(er) und schont unsere Umwelt.

    Klar, auch Online-Speicher brauchen Ressourcen:

    • Für die Hardware, die einmal hergestellt, erneuert und entsorgt werden muss. Hier – so bin ich überzeugt – ist es umweltfreundlicher, wenn wir Speicherplatz bei einem Cloud-Anbieter nutzen. Größere Lösungen, die von vielen Kunden gleichzeitig genutzt werden, verbrauchen weniger Ressourcen (auf den einzelnen Anwender gerechnet).
    • Für den Betrieb fallen vor allem Energiekosten an. Auch hier gilt: Teilen sich mehrere Nutzer eine Festplatte, den Server und das Rechenzentrum, schont das unsere Umwelt. Zudem schauen die Cloud-Anbieter zunehmend darauf, wo die Energie herkommt, die sie für ihren Betrieb brauchen. Es kann Eigennutz sein, das Rechenzentrum in kältere Länder und direkt ans Wasser zu bauen. Doch wenn damit vollständig regenerative Energiequellen zum Einsatz kommen, dann tut das auch unserer Umwelt gut.

    Als Beispiel sei an dieser Stelle Google erwähnt, das seine Energie CO2-neutral produziert (Infos hier).

     

    Du kannst direkt loslegen

    Um ein Digitales Archiv aufzubauen, braucht es nicht viel. Du meldest dich (kostenlos) bei einem Anbieter an und scannst erste Dokumente mit der Kamera deines Smartphone. Voila – schon hast du den Fuß in der Tür oder besser: Dein Digitales Archiv.

    Es mag Sinn machen, zum Start ein wenig zu experimentieren. Verschiedene Anbieter auszuprobieren. Ein wenig zu Scannen mit der Kamera und dem Multifunktionsgerät. Auch die Bedienoberflächen unterscheiden sich. Mit welchen Betriebssystemen willst du arbeiten? Welche Geräte nutzen? Und – ganz wichtig – wie lassen sich die Unterlagen in deinem Digitalen Archiv strukturieren. Mit Schlagworten (Tags), in unterschiedlichen Ordnern (Notizbüchern). Wie funktioniert die Suche? Lassen sich nur (maschinen-) geschriebene Texte suchen oder erkennt das System auch Text in Bildern?

    Hier empfehle ich, dich nach einem ersten Test für ein System zu entscheiden. Und dabei zu bleiben. Denn wenn du dein Digitales Archiv erst mal gefüllt ist, dann ist jeder Umzug mit einigem Aufwand verbunden. (Auch wenn manche Anbieter einen Datenexport vorsehen.)

     

    Für alle Anwendungsfälle

    Den Anwendungsmöglichkeiten sind beim Digitalen Archiv schier grenzenlos. Einige Beispiele aus meinem Alltag:

    • Unterlagen für die Steuer(erklärung). Ob Rechnungen, Korrespondenz, Berechnungen, Notizen oder Bescheide. Alles findet seinen Platz im Digitalen Archiv.
      Dabei nutze ich die Möglichkeit, mich über Schlagworte (Tags) zu organisieren. Was brauche ich für die diesjährige Steuererklärung? Was habe ich bereits erfasst? Zu welcher Rubrik (der Steuererklärung) gehört der Beleg? Für die passende Wiedervorlage hab’ ich Schlagworte vergeben, die ich bei der Suche nutze. Beispiel: Alle noch nicht erfassten Rechnungen aus 2019 für Weiterbildung.

    Die Steuererklärung als Anwendungsfall

    Interessiert dich diese Anwendungsmöglichkeit näher? Dann findest du hier einen weitere Infos.

    • Verträge mit Versicherungen, dem Arbeitgeber, dem Handwerker oder dem Hauseigentümer.
      (Ich gebe zu: Bei einigen ganz „besonderen“ Verträgen hab’ ich noch das Papier-Original aufgehoben. Ganz wenige, wie notarielle Urkunden.)
      Ein digitales „Notfall-Register“ sorgt bei mir dafür, Familienangehörige im Notfall per Link auf die wichtigsten Unterlagen zugreifen können.
    • Projekte – ob privat oder beruflich. Hier liegen alle Unterlagen in einem eigenen Bereich, auf den die Projektmitglieder Zugriff haben (z. B. Familienmitglieder, Arbeitskollegen, der Steuerberater).
      Die Unterlagen aus dem Digitalen Archiv lassen sich aus anderen Programmen (z. B. Slack oder Teams) verlinken. Damit vermiede ich eine Doppelablage (und damit unterschiedliche Versionen).
    • Bei der Urlaubsplanung unterstützt mich das Digitale Archiv. Ideen für Reiseziele oder Unternehmungen vor Ort. Reisedokumente (Buchungsbestätigungen, Reservierungsbelege und auch Reisepässe, Adressen) sind dort abgelegt. Hier nutze ich eine „Übersichts-Notiz“, aus der alle weiteren Unterlagen verlinkt sind. Für jeden Urlaub erstelle ich eine eigene „Übersichts-Notiz“ mit individuellen Reiseinformationen und anderen wichtigen Informationen/Links, die sich nicht (so oft) ändern (Reisepass, Reiserücktrittsversicherung).

    Der Urlaub als Anwendungsfall

    Mehr Infos zum Thema Reiseplanung mit Evernote findest du hier auf meinem Blog. Da gibt’s auch einen Link zum kostenlosen Download der Vorlagen.

     

    Für jeden Bedarf eine passende Lösung

    Wer direkt loslegen und testen möchte, wie sich das papierlose Büro anfühlt, dem gebe ich hier ein paar Lösungen an die Hand. Mit all diesen Systemen lässt sich das Digitale Archiv umsetzen. Doch es gibt einige grundsätzliche Unterschiede, die ich an Hand der Beispiele darstellen will.

    Das eigene NAS – Datenspeicher zu Hause oder im Büro

    Wer den Zugriff auf die gespeicherten Daten vollständig unter Kontrolle haben will (sofern dies im Rahmen der Vernetzung überhaupt noch geht), der kann sich einen Festplattenstapel nach Hause oder ins Büro stellen.

    Du solltest darauf achten, dass die Lösung mehrere Festplatten enthält. Damit wird gewährleistet, dass die Daten bei Ausfall einer Festplatte (auf der/den anderen Platte(n) verfügbar bleiben). Um Systemfehler (z. B. Schreibfehler auf einer Festplatte) zu erkennen, bieten die Hersteller Software an, die den Administrator auf Störungen hinweist. Die NAS-Speicher sind meistens ans private LAN angebunden und können auch für den Zugriff aus dem Internet (von unterwegs) werden.

    Hersteller von solchen Lösungen sind (z. B.) Synology und Buffalo. Die Hardwarekosten für diese Systeme beginnen bei ca. 350,- €. Software für automatisierte Backups ist zum Teil enthalten.

     

    DEVONthink – Das papierlose Büro auf dem Mac

    Für das Apple-Universum (Mac und iOS) bietet DEVONthink eine umfassende Lösung. Der Hersteller hat mit seiner Lösung vor allem Freiberufler (Anwälte, Journalisten) im Blick. Die Ablage kann weitgehend individualisiert werden und ähnelt dem „normalen“ Ordner-System.

    DEVONthink gibt es als Cloudlösung und für den eigenen Server. Die Preise für Lizenzen beginnen bei 99,- US-Dollar (DEVONthink 3) und steigen bis 499,- US-Dollar (DEVONthink 3 server, inkl. jeweils 2 Arbeitsplatzlizenzen).

    Es gibt etliche weitere “Speziallösungen” für große Firmen oder besondere Anwendungsfälle.

     

    OneNote und Evernote – Cloud-Speicher für das Digitale Archiv

    Beide Programme speichern die Daten in der Cloud. OneNote (aus der Microsoft Office-Reihe) nutzt die eigenen Server. Evernote legt die Daten (seit ein paar Jahren) im Google Cloud Storage ab.
    Beide Systeme bieten Programme und Apps für gängig Betriebssysteme (PC, Mac, Android, iOS) und einen Zugriff über die üblichen Web-Browser.

    OneNote und Evernote sind in der Basisversion kostenlos. Während OneNote seine Stärke in der Microsoft-Office-Welt/Integration ausspielt, handelt es sich bei Evernote um ein eigenständiges Produkt.
    Für beide Produkte gibt es ein Abo-Modell (für OneNote im Rahmen von Office 365), das kostenpflichtig den Funktionsumfang erweitert. Evernote Premium kostet 6,99 €/Monat.

     

    So kann’s gehen

    Persönlich nutze ich Evernote für mein Digitales Archiv seit 2011. Damals gab es keine weiteren Programme, die einen ähnlich großen Funktionsumfang bieten konnten. Ich finde, Evernote ist auch heute noch der Maßstab (an den sich OneNote annähert) und bestens geeignet, ein Digitales Archiv damit aufzubauen.

    Bei Evernote schätze ich auch die vielen Integrationen, wie

    • den Webclipper für die einfache Ablage von Informationen aus dem Internet,
    • die Möglichkeit E-Mails direkt nach Evernote weiterzugeben (hier nutze ich Spark als E-Mail-Client) oder
    • die Zusammenarbeit mit Produktivitätstools wie ToDoIst (für Aufgaben) oder Slack (für Teamkollaboration).

    Meine Erfahrungen mit Evernote als Digitales Archiv gebe ich in einem Online-Kurs weiter. Dieser startet bei der ersten Evernote-Anmeldung und er zeigt dir, was du beim Aufbau eines digitalen Archivs berücksichtigen solltest. Der Kurs begleitet dich durch die Einstellungen und hilft dein Smartphone oder einen Scanner optimal für das papierlose Büro zu verwenden. Weitere Infos zum Kurs „Papierlos mit Evernote“ findest du hier.

    Interessiert dich, wie ich mit Evernote die tägliche Informationsflut in den Griff bekomme? Dann schau dir auch diesen Blog-Beitrag von mir an.

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    Zum Autor:

    Peter Janetschke

    Peter Janetschke

    DigitalCoach | Projektbegleiter | Mediator (univ.)

    Aus seiner Praxis als Projektleiter, Führungskraft und Konfliktcoach weiß Peter Janetschke genau, wie Projekte erfolgreich werden. Deshalb unterstützt er beim Projektsetup und in Projektkrisen. In Konflikten hilft er, Lösungen zu finden, die Projekterfolg und Zusammenarbeit sichern.
    Peter lebt und organisiert sich und seine Projekte digital. Er kennt die angesagten Trends und Tools.

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