Ordnung ist subjektiv

Jeder von uns hat so seine eigene Ordnung. Im Kleiderschrank ebenso wie im Büro. Manche sammeln Belege unsortiert in Kartons. Andere kleben Quittungen auf DIN A4-Blätter und heften diese – akkurat beschriftet – in vorher angelegte und mit Registern unterteilte Ordner.

Dein Ordnungssinn unterscheidet sich wahrscheinlich (erheblich?) von meinem. Besonders spannend wird das Ganze, wenn wir nach Unterlagen suchen. Erst recht, wenn wir uns  dazu in der Ablagestruktur eines Anderen zurechtfinden müssen.

Eine Ablage, die für jeden passt

Wäre es nicht toll, wenn wir ein Ablagesystem hätten, das allen Ordnungstypen entspricht? Den ganz Akkuraten und den eher Chaotischen?

So sah es aus, mein persönliches Ordnungssystem:

• Viele breite DIN A4 Ordner
• Unterteilt mit Registern
• Dokumente chronologisch einsortiert

Das hat eigentlich ganz gut geklappt. Weil ich das System nur allein benutzt habe.

Mit Hausbau und Kindern wurde meine Ablage auf eine große Probe gestellt: Meine Frau (der Steuerberater, meine Kinder, …) sollten sich auch zurechtfinden in meinen Ordnern. Gar nicht so einfach.

Scannen ist ein wichtiger Schritt

Weil ich die Dokumente zuverlässig abgelegt habe, lief es ganz gut: Meine Frau konnte mich fragen, wo die Rechnung für das Katzenfutter abgelegt ist.

Als Korrespondenz und Rechnungen immer häufiger als E-Mail kamen, suchte ich nach einem anderen Weg. Der digitalen sein sollte. Um die elektronischen Unterlagen nicht mehr ausdrucken zu müssen … nur, um dann das Papier abheften zu können.

Diesen Zwischenschritt wollte ich sparen.

Meine erste Lösung war ein digitales Ordnersystem. Nichts anderes, als das bisherige Papier-Ordner-System. Es gab digitale Ordner mit Unterordnern, in die ich die akkurat benannten Dokumente abgelegt habe.

Das ist mittlerweile mehr als 15 Jahre her. Damals hab‘ ich mich das erste mal mit dem Thema „Scannen“ beschäftigt. Weil ich auch Rechnungen, mit der analogen Post kamen, digital ablegen wollte.

Das mit dem Scannen hat ganz gut geklappt.

Jahr-Monat-Tag_Lieferant_Thema.Endung

Um die Unterlagen in meiner digitalen Ordnerablage wiederzufinden, musste ich die dort abgelegten Dateien benennen. So dass ich daraus den Inhalt ableiten konnte. Das war recht aufwändig und fehleranfällig. Ein Schreibfehler oder eine andere Benennung (Maler-Meier statt Meier_Stukateur) hat die Suche erschwert.

Beispiel:
1999-10-05_Maler-Meier_Angebot_Wohnzimmer-streichen.pdf

Lange Zeit suchte ich nach einer einfacheren Lösung. Anfang 2011 wurde ich fündig.

Ordnung die für jeden passt

Wie wäre ein System, in das du all deine Unterlagen digital verschiebst? In das du E-Mails weiterleiten kannst? In dem Dokumente landen, indem du sie fotografierst?

Seit 2011 nutze ich Evernote. Als digitalen Speicher für meine Dokumente. Dort landet alles, was ich aufheben will. Egal ob Rechnungen, Artikel (Print und Online), Bilder oder handschriftliche Notizen.

Das Beste daran:

• Du kannst auch andere auf diese Ablage zugreifen lassen.
  Damit kann (z. B.) deine Frau digitale Kopien aller Unterlagen (Kassenbelege, Rezepte, Klassenarbeiten der Kinder) direkt dort ablegen oder danach suchen. Die Rechte für den Zugriff legst du als Eigentümer fest.
• Du brauchst dir um Ordnung (fast) keine Gedanken zu machen.
  Die Suche in Evernote ist so mächtig, dass du nach allem suchen kannst, was in irgendeiner Form als Text vorhanden ist. Egal ob in einem Bild oder in einer handgeschriebenen Notiz.

5 Tipps für deine digitale Ordnung

1. Wenige Notizbücher
   Deine Ablage in Evernote organisierst du in Notizbüchern. Den (Lese-  und/oder Schreib-) Zugriff auf Notizbücher kannst festlegen. Ein Notizbuch nur für dich. Eines für die Familie. Eines für die Vereinsarbeit.
   Anfangs hatte ich mit vielen Notizbüchern experimentiert. Mittlerweile komme ich mit ganz wenigen zurecht.
   Die Zugriffrechte entscheiden darüber, in welchem Notizbuch du eine Information ablegst.

2. Arbeite mit Schlagwörtern
   Jeder Notiz kannst du ein oder mehrere Schlagwörter zuordnen. Schlagwörter werden für alle Unterlagen in deiner digitalen Ablage angelegt, so dass du sie bei Bedarf einem Dokument zuordnen kannst.
   Mit Schlagwörtern kannst du den Informationstyp unterscheiden: Rechnung, Bedienungsanleitung, Rezept, Korrespondenz, etc.
   Mit Schlagwörtern vermeidest du Schreibfehler, so dass du diese zuverlässig für die Suche nutzen kannst.

3. Nutze den Titel für relevante Informationen
   Du hast die Möglichkeit, jedes digitale Dokument in Evernote mit einem Betreff versehen. In dieser ersten Zeile steht dann (z. B.) der Betreff einer E-Mail. Oder der Name des Lieferanten.
   Ein aussagekräftiger Betreff hilft dir, den Inhalt eines Dokuments schnell zu erkennen.

4. Digitalisiere sofort
   Vieles geht verloren, weil es die Ablage gar nicht erst erreicht. Weil die Quittung in der Jacke vergessen wird. Oder, weil wir das Rezept aus der Zeitschrift doch nicht aufgehoben haben.
   Nutze dein Smartphone, um das zu Fotografieren (= Scannen), was du aufheben willst.
   Intelligente Apps – wie Scanbot – sorgen dafür, dass die Bilder direkt in deiner digitalen Ablage landen.

5. Keine Ordnung ist auch ok
   Was dein digitales Archiv erreicht hat, geht nicht mehr verloren. Künstliche Intelligenz und hervorragende Algorithmen sorgen dafür, dass du alle wiederfindest. Alles. Da ist es nicht so schlimm, wenn ein Schlagwort nicht sauber vergeben oder ein Betreff nicht vorhanden ist.
   Beginne direkt damit, deine digitale Ablage aufzubauen. Damit erreichst du viel mehr, als wenn du auf das 100 %ige Setup hoffst. Deine Ablage wird sich unterwegs entwickeln.

Mehr Infos und Download

Welche Unterlagen sollen den Weg in dein digitales Archiv finden? Hier findest du ein PDF kostenlos zum Download. Darin sind 50 Dokumentenklassen zusammengestellt, die Platz in meiner digitalen Ablage gefunden haben.
Wenn du deine eigene digitale Ablage aufbauen willst, dann schau‘ dich hier gern genauer um.