Mit virtuellen Teams Projekte erfolgreich führen und abschließen

Mehr als 20 Jahre lang kannte ich es genau so. Projekte werden offline gemanaged. Das bedeutet, dass sich das Projektteam regelmäßig an einem physikalischen Ort, meist dem Projektoffice, trifft. Dort finden die gemeinsamen Projektbesprechungen statt, dort wird geplant und gearbeitet. Im Projektoffice gibt es Whiteboards und Flipcharts für die Visualisierung. In den Regalen stehen Ordner mit der Projektdokumentation. So war es jahrzehntelang üblich.

In den letzten Jahren gab es bereits Versuche, Projektarbeit in Teilen auch online zu tun. Durch den Austausch per Telefon und E-Mail zum Beispiel. Für die schnelle Rückfrage oder die Datei, die per E-Mail-Anhang übermittelt wird. Unbekannter und mit weniger Praxis belegt sind Projekte, die komplett remote geführt und erfolgreich abgeschlossen wurden. Remote Projektarbeit steht noch am Anfang einer – da bin ich mir sicher – großen Erfolgsgeschichte. Warum das so ist, zeige ich in diesem Artikel.

Die Vorteile von Remote

Im Rückblick zeigt sich: Erfolgreich abgeschlossene Projekte hatten eine starke Führung und ein tolles Team. Was bisher bereits für normale Projektarbeit galt, gilt natürlich auch für Projekte, die von virtuellen, also räumlich verteilt arbeitenden Teams vorangebracht werden. Und weil es letztlich die Menschen sind, die Projekte zum Erfolg führen (oder eben nicht), wäre es nicht zu erklären, warum das nur in echt, also in herkömmlich vor Ort gemanagten Projekten möglich sein soll. Noch dazu bietet remote Zusammenarbeit viele Vorteile. Vorteile, auf die wir spätestens seit Corona nicht mehr verzichten wollen:

• Remote Arbeitende und Teams können ihren Arbeitsort frei wählen
  Wo sich Menschen virtuell treffen, ist es egal, an welchem Ort sie sich gerade in echt aufhalten. Das erleichtert die Zusammenstellung von Teams, was in Zeiten von Fachkräftemangel die ein oder andere Hürde überwinden hilft.
• Eine selbst gewählter Arbeitsumgebung macht zufriedener und produktiver
  Wer selbst entscheiden kann, wo er arbeiten möchte, wo sie am produktivsten ist, wo Freunde und Familie zu Hause sind, der ist zufriedener und bereit auch im Job alles zu geben.
• Phasen von konzentriertem Arbeiten sind leichter oder überhaupt erst möglich
  Um konzentriert und fokussiert arbeiten zu können, braucht es eine ruhige, störungsfreie Umgebung. Nur da entsteht Deep Work, das es braucht, um außerordentliche Ergebnisse zu erzielen und neue Weg zu entdecken.
• Spezialisten und Know How lassen sich leichter, weil remote, hinzuziehen
  Wer digital zusammen arbeitet, kann dies unabhängig vom Ort tun. Ein Computer mit Internetanschluss genügt. Da wird es einfach, den Fachmann vom anderen Ende der Erde für ein paar Stunden dazu zu holen.
• Kommunikation und Dokumentation im Projekt wird klarer
  Unklare Absprachen und fehlende Informationen fallen direkt auf, wenn die Zusammenarbeit remote erfolgt. Denn ohne klare Absprachen oder saubere Dokumentation geht es nicht. Das fällt sofort auf und führt, bei guter Führung, zu Kommunikations- und Dokumentationsklarheit im Projekt.
• Remote Projektarbeit schont Ressourcen
  Wer für eine Besprechung nicht mehr stundenlang im Zug oder gar mit dem Flugzeug anreisen muss, der spart sich und dem Projekt einiges an Reisezeit und damit Kosten. Ebenso verhält es sich mit dem Projektoffice im virtuellen Raum. Je nach Projektlaufzeit kommt da einiges an eingesparten Mietkosten zusammen. Das entlastet das Projektbudget und kommt der Umwelt zugute.
  

Auch wenn die Vorteile auf der Hand liegen, ist es an dieser Stelle kein Plädoyer für Remote Only von mir. Dazu später mehr.

Projektarbeit braucht Vertrauen

Ob ein Projekt erfolgreich enden kann, zeigt sich daran, wie das Team miteinander umgeht. Nur in einer Kultur von Vertrauen und offenem Miteinander klappt es mit der Zusammenarbeit.

Projektarbeit ist Zusammenarbeit auf Zeit. Oft kennen sich die Menschen, die für ein Projekt zusammen kommen, noch nicht untereinander. Entweder, weil das Team „von oben“ zusammengestellt wurde (was leider immer noch allzu oft der Fall ist) oder weil die Projektmitglieder nach ihrem Beitrag zum Projekt ausgewählt wurden. In beiden Fällen ist es oft nur der Projektleiter, der zum Projektstart tatsächlich mit allen Projektmitgliedern in Kontakt steht. Das genügt nicht, um im Projekt erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Die 5 Faktoren für erfolgreiche Projekte. In diesem Beitrag gebe ich dir die fünf Zutaten an die Hand, mit welchen ich ein Projektteam zusammengebracht habe, das vier Mal hintereinander den connect-Test (das ist der Test in der Telekommunikations-Branche) gewonnen hat.

Umgang mit Konflikten im Projekt

Neben Vertrauen braucht es eine weitere wichtige Zutat für Projekterfolg, die nichts mit Remote zu tun hat. Projektarbeit ist konfliktbehaftet. Und im Umgang damit scheidet sich die Spreu vom Weizen. Wie Projektteams Konflikte lösen, hat maßgeblichen Einfluss auf den Projekterfolg. Mehr noch. Teammitglieder, die Konflikte im Projekt zulassen, offen ansprechen und wertschätzend lösen, werden gewinnen. Weil Konflikte helfen, neue (Ein-) Sichten zu gewinnen. Eine essentielle Voraussetzung für erfolgreiche Projektarbeit.

In Warum Konflikte wichtig für erfolgreiche Projektarbeit sind, zeige ich dir, wie Konfliktbereitschaft entsteht und mit welchen Methoden du die unterschiedlichen Sichten im Projekt erfolgreich nutzen kannst.

Die zweite Seite der Medaille

Kommen wir wieder zurück zu den Remote Projekten und schauen wir uns die andere Seite der Projektmedaille an. Machen wir uns bewusst, mit welchen Nachteilen wir bei Remote Projektarbeit umgehen lernen müssen:

• Neue Mitglieder
  Im neuen Projekt kennen sich viele Projektmitglieder nicht. Doch Menschen müssen sich kennenlernen und das Team muss sich finden. Nur dann wird sich das für den Projekterfolg so wichtige Vertrauen entwickeln. Kommen Menschen an einem Ort zusammen, können sie sich buchstäblich riechen und fühlen, fällt es leichter, Vertrauen entstehen zu lassen. Für die virtuelle Projektarbeit müssen wir das im Hinterkopf haben und passend damit umgehen.
  
• Nonverbale Kommunikation
  Im direkten Dialog fällt sofort auf, wenn ein Wort nicht gut ankommt. Ein verärgerter Blick mit verschränkten Armen zeigt deutlich, dass etwas nicht passt. Remote fallen solche nonverbalen Äußerungen leichter unter den Tisch. Das müssen wir erkennen und passend reagieren.
  
• Neue Methoden(kompetenz)
  Kommunikation auf Augenhöhe (statt von oben herab), Information die das ganze Projektbild zeichnet (statt kleine Aufgaben im Mikromanagement-Stil verteilt) und transparente Dokumentation (statt abgegrenztes Kopf-Monopolwissen) helfen den Anforderungen der Projektarbeit gerecht zu werden. Für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit sind diese neuen Methoden Voraussetzung.
  
• Aufgeschlossenheit für digitale Tools
  In der virtuellen Welt brauchen wir ein anderes Set an Werkzeugen, um gute Projektarbeit zu machen. Die klassische Powerpoint-Folien-Schlacht hilft da nicht mehr wirklich weiter, wenn es darum geht, neue Ideen zu entwickeln, optimale Abläufe zu bauen oder Probleme zu lösen.
  
• Führung verändert sich
  Das Organisationsmodell nach Taylor geht davon aus, dass sich oben im Management alles Wissen bündelt, nur dort Entscheidungen getroffen werden (können) und diese dann von den Arbeitern unten widerspruchslos umgesetzt werden. Diese Form von Management funktioniert in einer komplexen Welt nicht mehr wirklich. Digitale Projektarbeit ist so nicht möglich.
  

Wer die Felsen kennt, die einer Arbeit in virtuellen Projekten entgegen stehen, der kann damit umgehen und Lösungen finden, diese Klippen zu umsegeln. Damit wir Rückenwind für remote Projektarbeit erfahren und wir auf Kurs bleiben, müssen wir unser Projektboot passend ausrüsten.

Voraussetzung für virtuelle Projektarbeit

Würdest du mit einem Segelboot den Atlantik überqueren? Wahrscheinlich nicht. Vielleicht, weil du (ebenso wie ich) nicht gelernt hast zu segeln und du auch nicht die passende Ausrüstung dafür hast. Doch unmöglich ist so eine Atlantiküberquerung im Segelboot nicht. Für Menschen mit der passenden Ausbildung, Übung, dem richtigen Equipment und dem inneren Antrieb ist das durchaus machbar.

Genauso ist es bei remote Projekten: Wenn die Voraussetzungen stimmen, wenn wir unser Projektboot mit der passenden Mannschaft besetzten, gute Infrastruktur haben und jeder mitzieht, dann bringen wir auch remote jedes Projekt gut ins Ziel. Darauf kommt es an:

• Formulierte Ziele
  Jeder im Projektteam muss wissen, wohin die Reise geht. Woran erkennen du, dein Team und die Auftraggeber, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist?
  Nur mit klar formulierten Zielen, die unterwegs immer wieder betrachtet und bei sich ändernden Bedingungen angepasst werden, bleibt das Projekt auf Zielkurs.
• Transparente Dokumentation
  Die Ziele, die wir mit dem Projekt verfolgen, die Ergebnisse der Absprachen und Festlegungen, die zur Verfügung stehenden Ressourcen. Alles, was für mich relevant und wichtig ist, um meinen Beitrag zum Projekterfolg zu leisten, muss ich festhalten. So, dass ich wieder darauf zugreifen kann und so, dass auch jedem im Team die Information zur Verfügung steht. Abgeschottete, persönliche Ablagen, Notizzettel oder gar das eigenen Kurzzeitgedächtnis taugen nicht für die Projektdokumentation.
• Digitale Kommunikation
  Ob ein Projekt erfolgreich endet, hängt vor allem davon ab, wie gut das Team zusammenarbeitet. Bei virtuellen Projektteams erfolgt diese Zusammenarbeit hauptsächlich digital. Zu der E-Mail und dem Telefon kommen bei remote Projektarbeit Videokonferenz-Systeme und Kollaborationstools wie Slack und Teams hinzu. Ob und wie diese Tools genutzt werden entscheidet maßgeblich über die Effizienz der Projektarbeit.
• Flexible Arbeitsweise
  Wo das gemeinsame Projektoffice nicht mehr Dreh- und Angelpunkt der Projektarbeit ist, entsteht neue Flexibilität. Dann können Arbeitsort und Zeit viel individueller und flexibler gewählt werden. Damit lassen sich Privates und Projektarbeit leichter vereinbaren.
• Hohe Eigenverantwortung
  Der persönlichen Beitrag zum Projekt lässt sich in der virtuellen Zusammenarbeit nicht mehr in Anwesenheitsstunden im Projektoffice messen. Einzelne Arbeitsschritte können im Homeoffice nicht mehr überwacht werden. Worauf es ankommt ist das Ergebnis. Dieses zu erreichen und bei Problemen, die sich unterwegs ergeben, Hilfe zu holen, liegt in der Verantwortung jedes Teammitglieds. Das ist für viele, Mitarbeitende wie Führungskräfte, neu und will geübt werden.
  

Sind die Voraussetzungen erst mal gegeben, steht der virtuellen Projektarbeit nichts mehr im Weg. Vieles wird sich am Anfang noch ungewohnt anfühlen, manches wird nicht auf Anhieb klappen. Doch da ist es sein wie beim Segeln: Wer sich nicht auf’s Boot wagt, wer den Kurs nicht kennt, wer der Mannschaft nicht vertraut, der wird nicht am Ziel ankommen.

Und weil ich mich mit virtueller Projektarbeit wesentlich besser auskenne, als mit dem Segeln, gebe ich dir abschließend noch einige Tipps für dein nächstes oder erstes remote Projekt an die Hand.

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10 Tipps für Projekte mit virtuellen Teams

1. Teammitglieder aktiv einbinden
   Weil wir uns im virtuellen Raum nicht zufällig über den Weg laufen, ist es wichtig, aktiv den Kontakt zueinander zu suchen und zu organisieren. Bei solchen Treffen soll es nicht nur um die (Projekt-) Arbeit gehen. Auch Privates braucht Raum.
   Organisiere einen Dialog der Projektmitglieder mit dir und mit anderen. Nutzte den Check in in jedem Meeting um alle Teilnehmer dort abzuholen, wo sie gerade stehen. Auch Feedback-Runden helfen dabei zu erfahren, wie es den Teammitgliedern geht, wo sie stehen und was sie gerade beschäftigt.
   Legt Wert auf die Sicht und Meinung anderer. Stellt offene Fragen und sucht gemeinsam nach Lösungen.
2. Regelmäßige Treffen
   In der Projektarbeit helfen regelmäßige Statusrunden mit fester Agenda. Wo steht das Projekt insgesamt, was machen die Teilprojekte und -aufgaben, wo hakt es und was wurde abgeschlossen? Diese Statusrunden sollen allen Projektmitgliedern als Informationskanal zur Verfügung stehen, können aufgezeichnet werden (für Mitglieder, die nicht teilnehmen können) und sollen einer festen Agenda folgen. So ein Statustreffen soll nicht länger als eine Stunde dauern, besser kürzer.
   Um fokussierte Einzelarbeit zu ermöglichen und um diese von gemeinsamer Arbeit zu trennen, können Kommunikationsfenster festgelegt werden. Gemeinsame Treffen und Meetings finden während der Kommunikationsslots statt.
   Ein gemeinsamer Projektkalender und ein aktuell gepflegter persönlicher Kalender helfen, die Verfügbarkeit von Teammitgliedern zu erkennen.
3. Aufgaben und Meilensteine transparent machen
   Damit jeder weiß, wohin das Projektboot segelt und welche Leuchttürme unterwegs angesegelt werden, braucht es eine transparente Kommunikation und einen innerhalb des Projektteams offenen Arbeitsraum in einem Kollaborationstool wie Slack oder Teams.
   Wichtig ist, dass alle relevanten Informationen in genau einem Tool abgelegt werden. Intelligente und leistungsfähige Suchfunktionen helfen dann, das Wissen (wieder) sichtbar zu machen.
4. Teams schulen
   Am Anfang fühlt sich virtuelle Zusammenarbeit ungewohnt an. Das führt schnell dazu, die Chancen, die darin liegen, aus Unwissenheit und alter Gewohnheit nicht zu nutzen.
   Schulungen helfen, alle im Team auf einen Wissensstand zu bringen und aufzuzeigen, wie virtuelle Zusammenarbeit funktionieren kann. Und weil jede Schulung nur so gut ist, wie der Wille, das gewonnene Wissen auch anzuwenden, braucht es Teammitglieder, die mit Beispiel voraus gehen und praxisorientiert Hilfe geben. Da können sich gerade die Jüngeren im Team hervortun, die mit Smartphone und Online-Chat aufgewachsen sind.
5. Abgestimmte und einheitliche Dokumentation
   Welche Informationen brauchen wir in welcher Form? Die Antwort geben gemeinsam abgestimmte Vorlagen und eine Channel-Struktur innerhalb von Slack oder Teams. Denn Transparenz (siehe oben) wirkt nur, wenn Informationen und Wissen auch festgehalten werden.
6. Digitale Ablage
   Ordner voller Papier sind keine Lösung für virtuelle Projektteams. Vielmehr braucht es eine ausschließlich digitale Ablage. In der in vielen Unternehmen vorhandenen Microsoft-Welt sind das OneDrive und SharePoint. Ich selbst bin seit Jahren Fan von Evernote als digitales (Projekt-) Archiv.
   Ob Evernote oder eine andere digitale Ablage. Wichtig ist, diese mit dem genutzten Kollaborationstool zu verbinden, so dass dort das gesamte Wissen zur Verfügung steht (und danach gesucht werden kann). Slack und Teams bieten diese Schnittstellen.
7. Den passenden Mix aus synchroner und asynchroner Kommunikation finden
   Synchrone Kommunikation, also die Kommunikation in Echtzeit, zum Beispiel am Telefon oder in einem Videochat, hilft, Dinge schnell zu klären oder Meinungsdifferenzen auszuräumen.
   Asynchrone Kommunikation erfolgt zeitversetzt, zum Beispiel in einem Slack-Chat oder in einer E-Mail. Weil Fragende und Antwortende nicht zeitgleich miteinander interagieren, unterbricht asynchrone Kommunikation nicht die Fokusphasen des Anderen.
   Synchrone und asynchrone Kommunikation sind notwendig für erfolgreiche Projektarbeit. Sucht und findet euren Mix. Sprecht darüber, was für dich und deine Teamkolleg:innen passt.
   Beachtet bei der Wahl des Kommunikationskanals die jeweiligen Vor- und Nachteile, auf die dieser Artikel genauer eingeht.
8. Gute Selbstorganisation
   Ein Tagesrhythmus und Routinen helfen, sich selbst und das Projektteam in einem virtuellen Umfeld zu organisieren. Wo sichtbare Formative, wie der Projektplan an der Wand, nicht ins Auge fallen, braucht es ein hohes Maß an Selbstorganisation des Einzelnen und des gesamten Teams. Das betrifft Termine, Aufgaben und den Umgang mit Informationen. Ich empfehle, nach vorherigem Test und Absprache im Team, sich jeweils auf ein Tool festzulegen.
   Welche Werkzeuge dir dabei helfen können, beschreibe ich hier praxisnah und im Detail.
9. Selbstverantwortung fördern und einfordern
   Wo jeder selbstorganisiert vor sich hinwerkelt, braucht es Selbstverantwortung. Jeder trägt dazu bei, die übertragenen Aufgaben selbstständig zu verfolgen und Ergebnisse wie vereinbart zu liefern. Das gelingt, indem wir uns selbst und auch als Team die Aufgaben, Meilensteine und den eigenen Beitrag dazu darlegen. In Projektmeetings ebenso wie in der Projektdokumentation. Diese Statustransparenz hilft dem Projektleiter und dem Team, das jederzeit erkennen kann, wie es um das Projekt steht. Und jede:r, der Verantwortung übernommen hat, erfährt Wertschätzung weil sichtbar ist, mit welchem Beitrag man selbst das Projekt voranbringt.
10. Analoge Treffen
    Diesen Punkt stelle ich bewusst ans Ende meiner Tipps für den remote Projekterfolg. Weil es eben manchmal doch wichtig ist, dass sich die am Projekt Beteiligten auch in echt treffen. Besonders wenn sich das Team bisher nicht (so gut) kennt, das Projekt eine besondere Herausforderung (inhaltlich, zeitlich, Budget) darstellt oder es sich (hoffentlich) um ein heterogenes Team handelt. Nur in einem Team, in dem sich die Mitglieder gegenseitig kennen und schätzen, entsteht das für erfolgreiche Projektarbeit so wichtige Vertrauen.
    Gerade zum Start, beim Kick off, kann es passend sein, wenn sich das Team gemeinsam an einem inspirierenden Ort trifft. Um sich und das Projekt kennen zu lernen. Dabei darf nicht nur das Projekt Thema der Gespräche sein. Noch wichtiger ist, dass die Menschen mehr über sich, über die persönliche Arbeitsweise, Stärken und Besonderheiten erfahren. Ein gut gemachtes Treffen in echt trägt ein Projekt. Plane genug Zeit dafür ein.
    

Projekte, deren Teammitglieder virtuell zusammenarbeiten, werden in wenigen Jahren zum Standard im Projektmanagement gehören. Weil die positiven Erfahrungen aus dem Homeoffice auf die Projektarbeit ausstrahlen.

Wird auch dein nächstes Projekt ein remote Projekt sein?